新編秘書實務課件-第章　會議組織與服務（第版）

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1、引入案例主要內容本章小結案例分析實踐訓練學習目標第五章會議組織與服務第一節(jié)　會議概述第二節(jié)　會議籌備階段的會務操作第三節(jié)　會議進行階段的會務操作第四節(jié)　會議結束階段的會務操作主要內容第五章會議組織與服務電子教案模版配色（1）學習提示（一）學習目標了解會議的作用與要素掌握會議前期的準備工作掌握會議期間的服務工作熟悉會議結束的善后工作（二）學習重點會議的前期準備工作會議進行中的服務工作（三）學習難點會議開始前的準備工作妥善處理會議進行中的突發(fā)狀況第五章會議組織與服務一片混亂的頒獎儀式2014年1月27日下午1

2、點，宏達公司在公司大禮堂召開年度總結表彰大會。下午兩點30分，頒獎儀式正在進行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂曲聲中依次出場，手捧獎品交給在主席臺就座的領導同志準備頒獎。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上，把應交給前面的一個領導的獎品，卻遞給了下一個位置的領導。而排在隊伍末尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚慌失措，逃回后臺。手上沒有獎品的領導左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品，此時上臺領獎的人又已登臺。由于少了一位頒獎人，領獎的人上臺后，發(fā)覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺。而由于原定的頒獎順序打亂，領導

3、手拿獎品卻找不到來領獎的人。一時間，你問我，我問他，你跟我換位置，他跟我換獎品，主席臺上一片混亂，表彰會應有的莊嚴、隆重、熱烈的氣氛大受影響。負責會議現(xiàn)場協(xié)調的總經理秘書孫婷呆住了。問題：1．如果你是會務人員，如何避免禮儀小姐出現(xiàn)的錯誤？2．會議現(xiàn)場出現(xiàn)了問題，總經理秘書孫婷應如何處理？引入案例第五章會議組織與服務電子教案模版配色（1）第一節(jié)　會議概述一、會議的含義會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計劃的商議活動。會議有廣義和狹義之分：狹義的會議是指至少有三人參加的集

4、體性商議活動，即傳統(tǒng)的會議；廣義的會議還包括兩人或雙方之間的會見與會談以及各種儀式。第五章會議組織與服務二、會議的作用1．集思廣益、科學決策的作用2．發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用3．傳達信息、資源共享、學習交流、開拓思路的作用4．協(xié)調矛盾、統(tǒng)一思想、促進生產、推動工作的作用5．國際交流、跨文化的溝通作用第一節(jié)　會議概述第五章會議組織與服務第一節(jié)　會議概述三、會議活動的基本要素第五章會議組織與服務1．會議人員會議人員是指參與會議整個過程的人員，可具體分為會議主體、會議客體以及其他與會議有關的人員。（1

5、）會議主體是指主要策劃、組織會議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。（2）會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。（3）其他與會議有關的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務人員等。課堂分析：分析第111-112頁案例，找出各類會議人員。第一節(jié)　會議概述第五章會議組織與服務電子教案模版配色（1）2.會議名稱會議的名稱一般要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位，以及會議的時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等等。例1：“2011年環(huán)境污染與

6、大眾健康學術會議”，此會議名稱顯示了時間、內容、性質；例2：“可口可樂（中國）飲料有限公司2011年銷售會議”的會議名稱則顯示了單位、時間、性質；例3：“四川長虹2010年度股東大會”則顯示了單位、時間、范圍、規(guī)模、性質、參加對象。第一節(jié)　會議概述第五章會議組織與服務3．會議議題會議的議題是根據會議目標來確定并付諸會議討論或解決的具體問題，是會議活動的必備要素。會議議題的主要作用是：（1）準確、具體地體現(xiàn)會議的目標，為目標服務。（2）引導和制約會議的發(fā)言。第一節(jié)　會議概述第五章會議組織與服務電子教案模版配

7、色（1）4．會議時間會議時間是指會議的召開時間和會期兩方面。5．會議地點會議地點是指會議召開的舉辦地或會場。會場的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設備是否適合等因素。6．會議方式會議方式是為了提高會議效率，實現(xiàn)會議目標而采取的各種形式或手段，如現(xiàn)場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、電話會議等。7．會議結果會議結果，即會議結束時實現(xiàn)目標的情況。第一節(jié)　會議概述第五章會議組織與服務微型案例沃爾瑪全球董事會再次在中國召開2010年11月16日-19日，位居全球財富500強之首的沃爾瑪公司在北京召開了全球董事會。這

8、是沃爾瑪繼2004年在中國深圳召開董事會之后，第二次選擇在中國北京召開董事會，彰顯了沃爾瑪對于中國市場的強烈信心和長期投資這一高速發(fā)展的新興市場的決心。2013年5月6日，《財富》正式發(fā)布了最新的美國500強排行榜，沃爾瑪以4691.6億美元的收入超越石油巨頭?？松梨?、雪佛龍等公司，重回排行榜榜首。《財富》雜志是根據各企業(yè)年銷售額進行美國500強排名的，沃爾瑪曾多次榮登排行榜首位。　　沃爾瑪全球總裁兼首席執(zhí)行官麥道克說：“