人事行政部文控管理制度

《人事行政部文控管理制度》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。

1、管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號:HW-RX-2012-001版本:A/0實施日期:2012年4月1日宏偉人事行政部發(fā)行文件1.0目的為做好文件與資料的歸口管控工作,保證檔案歸檔質(zhì)量，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，以更好地為公司運營、內(nèi)控、管理、基建等工作提供支持與服務(wù)，特制定本管理規(guī)范。2.0范圍2.1僅適用于宏偉石英制品有限公司的文控管理。3.0定義3.1立卷歸檔：按照一定的要求和方法，對建檔范圍內(nèi)的文件與資料進行有序且系統(tǒng)性的整理、組合成案卷并（交）由人事行政部的文控中心歸檔的

2、過程。3.2內(nèi)控：主要是指財務(wù)、會計、審計、預算等方面的管控。3.3文控中心：即DCC(DocumentControlCentral),是公司建檔文件資料歸口管控單位。4.0職責4.1人事行政部負責本制度的歸口管控。4.2人事行政部文控中心負責對公司建檔范圍內(nèi)的所有文件與資料進行歸口管控，非文控中心管理人員不得私自接收、保管、發(fā)放、回收和銷毀之。4.3公司內(nèi)部各職能部門和個人應(yīng)嚴格遵守本管理規(guī)范，并應(yīng)承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件與資料的義務(wù)。4.4管理性作業(yè)文件如規(guī)程、作業(yè)表格、制度、質(zhì)

3、量記錄等由各部門負責按“類別→日期”進行立卷并每月1次（次月10日前）將當月“公司建檔范圍內(nèi)的文件與資料”統(tǒng)一移交文控中心歸檔管控。4.5外來文件可由相應(yīng)的對外接口部門做預簽（接）收→再轉(zhuǎn)文控中心簽收、立卷歸檔。5.0內(nèi)容5.1文控中心建檔范圍5.1.1體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)規(guī)范/表單（原始體系文件）第12頁共12頁管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號:HW-RX-2012-001版本:A/0實施日期:2012年4月1日宏偉人事行政部發(fā)行文件5.1.2技術(shù)文件：技

4、術(shù)標準、圖紙/BOM、控制計劃、工藝流程圖、項目研發(fā)各類文檔。5.1.3外來文件、工程規(guī)范：技術(shù)標準、法律法規(guī)及相關(guān)識別、第二/三方圖紙等。5.1.4運營內(nèi)控及基建檔案：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓方面的材

5、料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其它具有利用和保存價值的文件材料。5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司總部與外埠工廠集體活動和員工在從事技術(shù)革新和管理改善等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。5.1.6公司資料還包括聲像資料：照片

6、文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動）；公司歷史成長音像圖片資料。5.2管理機制、機構(gòu)職責5.2.1管理機制：實行集中與分散管理相結(jié)合的機制。由公司人事行政部負責主體文件資料的歸口管理，并對其它部門的文件資料管理工作進行督促和指導。人事行政部設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作并由人事行政部負責人直接領(lǐng)導。文控中心管

7、理員的職責是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。5.2.2機構(gòu)職責：文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護文件資料的機構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。其主要職責如下。第12頁共12頁管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號:HW-RX-2012-001版本:A/0實施日期:2012年4月1日宏偉人事行政部發(fā)行文件①負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件與資料管控工作，對各職能部門文件與資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。②制訂和組織實施公司關(guān)于

8、文件與資料工作的規(guī)章制度。③負責公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。④嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級控制和守密、解密工作。⑤開展文件與資料宣傳、咨詢活動，做好文件與資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務(wù)。⑥發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。⑦開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。⑧組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學習與培訓，負責指導他們的工作。⑨做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。