人事行政部文控管理制度

《人事行政部文控管理制度》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫(kù)。

1、管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號(hào):HW-RX-2012-001版本:A/0實(shí)施日期:2012年4月1日宏偉人事行政部發(fā)行文件1.0目的為做好文件與資料的歸口管控工作,保證檔案歸檔質(zhì)量，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，以更好地為公司運(yùn)營(yíng)、內(nèi)控、管理、基建等工作提供支持與服務(wù)，特制定本管理規(guī)范。2.0范圍2.1僅適用于宏偉石英制品有限公司的文控管理。3.0定義3.1立卷歸檔：按照一定的要求和方法，對(duì)建檔范圍內(nèi)的文件與資料進(jìn)行有序且系統(tǒng)性的整理、組合成案卷并（交）由人事行政部的文控中心歸檔的過(guò)程。3.2內(nèi)控：主要是指財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、審計(jì)、預(yù)算等方面的管控。

2、3.3文控中心：即DCC(DocumentControlCentral),是公司建檔文件資料歸口管控單位。4.0職責(zé)4.1人事行政部負(fù)責(zé)本制度的歸口管控。4.2人事行政部文控中心負(fù)責(zé)對(duì)公司建檔范圍內(nèi)的所有文件與資料進(jìn)行歸口管控，非文控中心管理人員不得私自接收、保管、發(fā)放、回收和銷(xiāo)毀之。4.3公司內(nèi)部各職能部門(mén)和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理規(guī)范，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件與資料的義務(wù)。4.4管理性作業(yè)文件如規(guī)程、作業(yè)表格、制度、質(zhì)量記錄等由各部門(mén)負(fù)責(zé)按“類別→日期”進(jìn)行立卷并每月1次（次月10日前）將當(dāng)月“公司建檔范圍內(nèi)的文件與資料”統(tǒng)一移交文控中心歸

3、檔管控。4.5外來(lái)文件可由相應(yīng)的對(duì)外接口部門(mén)做預(yù)簽（接）收→再轉(zhuǎn)文控中心簽收、立卷歸檔。5.0內(nèi)容5.1文控中心建檔范圍5.1.1體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)規(guī)范/表單（原始體系文件）第14頁(yè)共14頁(yè)管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號(hào):HW-RX-2012-001版本:A/0實(shí)施日期:2012年4月1日宏偉人事行政部發(fā)行文件5.1.2技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙/BOM、控制計(jì)劃、工藝流程圖、項(xiàng)目研發(fā)各類文檔。5.1.3外來(lái)文件、工程規(guī)范：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)及相關(guān)識(shí)別、第二/三方圖紙等。5.1.4運(yùn)營(yíng)內(nèi)控及基建檔案：公司設(shè)立、變更的

4、申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文

5、件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司總部與外埠工廠集體活動(dòng)和員工在從事技術(shù)革新和管理改善等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。5.1.6公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）；公司歷史成長(zhǎng)音像圖片資料。5.2管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)職責(zé)5.2.1管理機(jī)制：實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的機(jī)制。由公司

6、人事行政部負(fù)責(zé)主體文件資料的歸口管理，并對(duì)其它部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。人事行政部設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作并由人事行政部負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。5.2.2機(jī)構(gòu)職責(zé)：文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。其主要職責(zé)如下。第14頁(yè)共14頁(yè)管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號(hào):HW-RX-2012-001版本:A/0實(shí)施日期:2012年4月1日宏偉人事

7、行政部發(fā)行文件①負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件與資料管控工作，對(duì)各職能部門(mén)文件與資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。②制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件與資料工作的規(guī)章制度。③負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。④?chē)?yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)控制和守密、解密工作。⑤開(kāi)展文件與資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件與資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。⑥發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。⑦開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。⑧組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)

8、責(zé)指導(dǎo)他們的工作。⑨做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。