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《試論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略》由會員上傳分享,免費在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。
1、試論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略 電子檔案管理工作是信息化時代檔案工作的必然趨勢,電子檔案的管理工作的理念、方式以及手段等都與以往的檔案工作有著明顯的差異。在信息化的特殊時代,如何做好高校電子檔案管理工作,促進電子檔案的發(fā)展,實現(xiàn)電子檔案為高校教育教學(xué)以及社會發(fā)展服務(wù)是當(dāng)前高校電子檔案管理工作的重點。我們國家高校電子檔案工作目前已經(jīng)取得了一定的發(fā)展,但總體而言還存在著一些主要的問題?! ?高校電子檔案管理工作存在的問題 管理意識缺乏,技術(shù)不到位 電子檔案是伴隨著科技化的迅速發(fā)展而不斷出現(xiàn)和發(fā)展的,屬于一種新的事物,于是許多人對其基本的功能與作用還沒有完全
2、清楚地認識,尤其是對于那些一直熟悉紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案工作者來說,其思想觀念更是一時間難以改變,不能適應(yīng)新的檔案工作模式和新的方式,對一些新的現(xiàn)代化的信息技術(shù)、計算機技術(shù)不夠了解,在很大程度上限制了電子檔案管理工作的進一步發(fā)展?! ?.缺乏必要的電子檔案管理制度 在信息化的時代,電子檔案的管理工作必須由相應(yīng)的制度體系來作為保障,這樣才能順利實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和電子化,才能夠在風(fēng)險四溢的信息化社會中穩(wěn)定的順利的發(fā)展。當(dāng)前,由于多數(shù)高校對于電子檔案管理工作的不夠重視,多數(shù)學(xué)校一般都采用經(jīng)驗式的檔案管理方式,沒有進行系統(tǒng)的管理,更加沒有建立健全相應(yīng)的檔案管理
3、機制,導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范、不系統(tǒng),缺乏必要的電子檔案管理的機制,這些都嚴重影響了正常的電子檔案管理工作?! ?.缺乏對電子檔案的風(fēng)險評估 信息化時代當(dāng)中,網(wǎng)絡(luò)信息所帶來的風(fēng)險是必然的,危害性也是極大的。而當(dāng)前許多高校的電子檔案管理沒有能夠?qū)崿F(xiàn)安全軟件的維護,這使得電子檔案的管理風(fēng)險必然加大。而且,即使有的高校已經(jīng)運用了安全軟件來維護電子檔案的管理工作,但是依然缺乏相應(yīng)的風(fēng)險評估體系,不能夠提前預(yù)知檔案管理過程中會出的一系列風(fēng)險和問題,這樣就不能夠及時的做出防御的對策,往往給檔案工作帶來嚴重的損失?! 「咝k娮訖n案管理優(yōu)化策略 正如上面論述的,高校的電
4、子檔案管理工作由于各方面的原因存在著一些問題,這些問題在很大程度上制約了高校電子檔案管理工作的科學(xué)化,規(guī)范化和系統(tǒng)化,影響了電子檔案作用和價值的更好發(fā)揮。為此,可以從以下幾個方面加強高校電子檔案管理工作優(yōu)化?! √嵘娮訖n案管理人員的素質(zhì) 電子檔案的不斷發(fā)展最關(guān)鍵的因素還是在于人才,電子信息技術(shù)人才的培養(yǎng)是做好高校電子檔案管理工作的重要條件。這要求高校檔電子案管理工作一方面要具有強烈的事業(yè)心和歷史責(zé)任感,積極重視電子檔案管理工作,強化電子檔案管理工作的意識,充分認識到電子檔案對于學(xué)校和社會發(fā)展的重要性。另一方面要積極探索,不斷學(xué)習(xí),融入信息化氛圍當(dāng)中,學(xué)習(xí)
5、計算機、新媒體等等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),加強自己的專業(yè)技術(shù)水平,做一個現(xiàn)代化的新型的檔案管理人員。要徹底改革電子檔案工作的程序,敢冒風(fēng)險,推陳出新,加速電子檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的進程以適應(yīng)高校和社會發(fā)展的需要?! ?.加強電子管理軟件的技術(shù)研究和共享 各大高校之間應(yīng)該相互交流和合作,共同構(gòu)建一個電子管理軟件開發(fā)中心,并且根據(jù)檔案工作的特殊性以及自己學(xué)校的世界情況打造出一款適用于本校實際的電子檔案管理軟件,各大高校應(yīng)該打破“信息壁壘”和“技術(shù)壁壘”的現(xiàn)象,積極進行協(xié)商合作,加大對電子檔案管理軟件開發(fā)的資金和技術(shù)投資,踴躍的分享自己在電子檔案管理工作當(dāng)中的技術(shù)經(jīng)驗和管理
6、成果。此外,各大學(xué)校還要建立起相應(yīng)的風(fēng)險防御機制,做到防患于未然,減少網(wǎng)絡(luò)信息給電子檔案管理工作帶來的風(fēng)險。通過各大院校的通力合作,就能夠在最大限度內(nèi)建立起比較安全和完善的電子檔案管理系統(tǒng),并且盡可能保障電子檔案管理工作的安全性和有效性?! ?.完善電子檔案的相關(guān)設(shè)備管理 對于電子檔案的存檔的方式和途徑,各大高校應(yīng)該積極予以創(chuàng)新。高校檔案管理部門應(yīng)該給各個分部門配備齊全相應(yīng)的電子設(shè)備,并且積極提供設(shè)備的使用技術(shù)支持。同時,對于檔案信息的整理、存儲要嚴格采用統(tǒng)一的格式,對于電子檔案管理的每一個步驟和流程都要切實接洽好,盡量較少和避免接洽過程中產(chǎn)生的一些風(fēng)險聯(lián)
7、盟。此外,電子檔案安全防護軟件要能夠適時的予以自動更新,相關(guān)的管理軟件也要是正版配套的,這樣是為了減少電子檔案的后期整理工作問題。