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1、高校檔案管理的問題及策略1學(xué)校成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)1.1檔案高頻查閱率，檔案管理呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化趨勢(shì)接受成人教育的學(xué)生其自身的數(shù)量比較龐大，加之其學(xué)習(xí)的地點(diǎn)具有不確定性，使其檔案的查閱呈現(xiàn)高頻狀態(tài)，而在學(xué)生檔案的管理上本身就有一定的動(dòng)態(tài)性?接受成人教育的學(xué)生，其學(xué)籍的變動(dòng)相對(duì)頻繁，其檔案的變動(dòng)也較為明顯，當(dāng)接受成人教育的學(xué)生進(jìn)行專升本考試、出國留學(xué)深造以及研究生考試時(shí)，都需要對(duì)其檔案進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，即使是在單位上班，有時(shí)也需要調(diào)取其相應(yīng)檔案，這就使得學(xué)生的檔案管理變得更為動(dòng)態(tài)化.隨著打假范I韋I的擴(kuò)大，學(xué)丿力上的造假行為有
2、下降的趨勢(shì)，但并沒有消失，這從某種程度上給用人單位帶來了一定的損失?因此，用人單位開始利用學(xué)生檔案對(duì)其所招人員的真實(shí)學(xué)歷進(jìn)行核實(shí)，這也在一定程度上增加了學(xué)生檔案查閱的頻數(shù)，與此同時(shí)使得接受成人教育的學(xué)生檔案冇了更為高效的利用.1.2檔案管理較為分散，其歸檔時(shí)間具有一定的特殊性高等學(xué)校接受成人教育的學(xué)生的檔案絕大多數(shù)是曲其所在學(xué)校的成人教育學(xué)生檔案管理部門、成人教育管理處抑或各學(xué)校的辦學(xué)點(diǎn)進(jìn)行保管的，這就使得成教學(xué)生的檔案相對(duì)分散，管理上也較為零散?一般而言，每個(gè)學(xué)生檔案的歸類都是按照一定的年度進(jìn)行的，其形成不同于文書檔案的
3、年度歸檔?而在實(shí)際情況中，學(xué)生檔案的歸檔并不能如己所愿，并不能能按年度進(jìn)行相應(yīng)的歸檔，只能依照學(xué)制進(jìn)行相應(yīng)的歸檔劃分，如常見的成績登記表，它記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部學(xué)習(xí)狀況.就此而言，學(xué)生檔案的歸檔時(shí)間具冇一定的特殊性.2高等學(xué)校成人教育學(xué)生檔案管理屮出現(xiàn)的問題2.1不完善的檔案管理體制，淡薄的檔案管理意識(shí)國家檔案管理局以及教育部于2009年9月攜手制定并實(shí)施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》?這一法律的實(shí)施，從一定程度上規(guī)范了高等學(xué)校的檔案管理?但是，在這一法律中并沒有對(duì)有關(guān)成教學(xué)生檔案管理的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的描述，從而使得
4、在高等學(xué)校接受成人教育的學(xué)生的檔案并沒冇相對(duì)規(guī)范的管理方式，其工作本身存在著一定的缺陷，相關(guān)部門對(duì)待學(xué)生檔案管理的態(tài)度上也比較淡薄，不夠重視?主要表現(xiàn)在：第一，從領(lǐng)導(dǎo)層次講，在對(duì)學(xué)生檔案以及學(xué)生檔案管理的重要性上，部分領(lǐng)導(dǎo)存在認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，其在日常的工作行程中，并沒有將學(xué)生檔案納入議事日程；第二，從管理人員角度上講，部分管理人員存在錯(cuò)誤的觀念，認(rèn)為學(xué)生一畢業(yè)，其檔案就會(huì)隨學(xué)生本人走，那么這部分學(xué)生的檔案就沒有必要進(jìn)行整理了，這是一種責(zé)任意識(shí)淡薄的表現(xiàn)，同時(shí)體現(xiàn)了工作人員對(duì)學(xué)生檔案管理認(rèn)識(shí)上的不足；第三，從學(xué)生自身角度上講
5、，有些學(xué)生缺乏檔案管理意識(shí)，在對(duì)待自身檔案的態(tài)度上不夠認(rèn)真，不知道珍惜自己的檔案，在進(jìn)行檔案歸檔填寫時(shí)，不按要求填寫抑或填寫的不夠認(rèn)真，從而使檔案屮的材料質(zhì)量比較低，更甚者，冇些學(xué)生畢業(yè)之后，從未考慮過檔案的處置情況，更不知檔案的流向，致使某一天用到檔案時(shí)，無處查詢.2?2相對(duì)陳舊的檔案管理設(shè)施，偏于落后的檔案管理手段第一，學(xué)生檔案的存放條件相對(duì)較差?在高校中，雖有相關(guān)科室對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，但并沒有固定的管理庫，很多地方將學(xué)生檔案同一些雜亂的材料堆放在一起?如果遇上潮濕的環(huán)境，其檔案的完整性就會(huì)受到一定的損害;第二，在
6、學(xué)生檔案的管理手段上，盡管計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)得到了很好的普及，但多數(shù)的高等院校述是采用紙筆的形式?這樣的管理手段所形成的檔案具冇不規(guī)范性，其在內(nèi)容上也不夠齊全，有些甚至并沒有依照管理規(guī)定屮要求的那樣去做，如沒有按要求加蓋公章等；第三，山于接受成人教育的學(xué)生的檔案具有很大的變動(dòng)性，其轉(zhuǎn)換場(chǎng)地相對(duì)較多，因此，在搬運(yùn)過程中，很容易因?yàn)闆]有對(duì)其進(jìn)行很好的管理致使檔案受損.以上種種現(xiàn)象的存在，都為檔案的管理帶來了或多或少的麻煩，為檔案的進(jìn)一步管理瞞下隱患.1.3模式化的檔案管理形式六、七十年代左右的大學(xué)畢業(yè)生，畢業(yè)之后，其檔案一般是被一
7、次性的送往用人單位，并不需要自己對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理?但是，隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革以及用人單位對(duì)人才的不同需求，雙向選擇就業(yè)的趨勢(shì)使得不少高校同意學(xué)生畢業(yè)后由學(xué)生自己將檔案帶走?但山于檔案中的材料相對(duì)較多，隨身攜帶比較繁瑣，因此一種迎合學(xué)生以及用人單位的“畢業(yè)生就業(yè)推薦表”成為大家熱捧的資源?然而這一資源中所包含的內(nèi)容必定有限，處于激烈的競(jìng)爭(zhēng)中的求職者們，并不能借此獲得好的工作單位，于是大家開始用各種各樣的方式包裝自己?種種形式的轉(zhuǎn)變，使得學(xué)生原有檔案的價(jià)值似乎止在逐漸的消失.但由于近兒年來，學(xué)歷造假現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因此，許
8、多用人單位開始重新核對(duì)求職者的學(xué)歷信息?但此時(shí)，那些自己隨身攜帶檔案的學(xué)子們由于沒冇檔案管理的意識(shí)，沒冇看到檔案的潛在重要性，在用到檔案時(shí)變得束手無措.2.4相對(duì)薄弱的檔案管理隊(duì)伍就現(xiàn)在的情況看，在高等學(xué)校接受成人教育的學(xué)生的檔案并沒有專業(yè)的人員對(duì)其進(jìn)行管理?對(duì)學(xué)生檔案的管理本身就是一件工作量人，耗時(shí)間
