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1、試論文書檔案管理中存在問題及對策【摘要】隨著我國社會的不斷發(fā)展，社會生活中對各項工作的要求也越來越細致。文書檔案管理工作，是企業(yè)中最基本的服務性工作，近年來，企業(yè)和社會對文書檔案管理工作的要求越來越高。文書檔案管理工作不再只是對單位各項實踐的簡單記錄，將面對更多的新時代的挑戰(zhàn)。為了順應時代發(fā)展潮流，通過文書檔案對企業(yè)進行客觀公正的評價，企業(yè)文書檔案管理人員應該轉變工作思想，積極創(chuàng)新，從而促進文書檔案管理工作走向現(xiàn)代化，并實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展【□P鍵詞】文書檔案；管理；企業(yè)文書檔案是對各企業(yè)、各單位重大事件進行記錄的重要載體，在各企
2、業(yè)、各單位中都占有者不可代替的作用，能夠有效的體現(xiàn)出企業(yè)或單位的工作管理水平。依據文書檔案，可以對企業(yè)發(fā)展做出準確評價，也可以從中找到管理人員在工作中存在的失誤和不足，并提出有效的解決措施。隨著電子計算機的全面普及，文書檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了信息化和現(xiàn)代化，工作效率也有了明顯的提升。當然，目前我國某些企業(yè)和單位的文書檔案管理工作仍存在這不足，需要被完善1?文書檔案管理工作的現(xiàn)狀目前我國的文書檔案管理工作的發(fā)展已經取得了一定的工作成果，然而，在實際操作過程中仍存在不足，需要被及時改善1.1工作意識的缺乏在我國很多企業(yè)的文書
3、檔案管理工作扔仍存在很大不足。很多文書檔案管理工作人員，缺乏足夠的工作意識，他們常常會認為自己的工作是無關緊要的，不會對企業(yè)發(fā)展造成影響，也不會給企業(yè)造成經濟利益的損失。他們沒有充分了解自己工作的重要性和對企業(yè)的意義，這種想法會使自己對工作出現(xiàn)怠慢，長期下去，一定會對企業(yè)發(fā)展造成不良影響?？v觀以往的一些成功企業(yè)，他們都具有一支高素質的文書檔案管理工作隊伍。事實也證明文書檔案管理工作效率如果出現(xiàn)問題，企業(yè)的管理工作將會受到很大影響，進而發(fā)展受到阻礙1.2文書檔案管理概念不清晰文書檔案管理人員對自己的工作職責不了解，是文書檔案
4、管理工作出現(xiàn)問題法根本原因。很多工作人員沒有充分認識到文書工作和檔案管理兩者之間的關系。文書工作雖然可以獨立進行，但是檔案管理工作對文書工作有很強的依賴性。文書檔案管理工作人員在工作過程中，應該及時與企業(yè)在的文秘人員進行對接，通過良好的溝通，使文書檔案管理工作高效有序的進行，同時也促進公司文書工作的開展，兩者共同作用，促進企業(yè)發(fā)展1.3缺乏人員培訓對工作人員進行定期、合理的培訓，可以幫助工作人員對自己的工作職責認識充分，并養(yǎng)成良好的工作習慣。目前我國各企業(yè)、單位文書管理工作存在問題，很重要的一個原因就是工作人員的對自己的工
5、作的認識不夠準確。為解決這一問題，企業(yè)有必要對人員進行高水平的培訓。雖然很多工作人員在職時間較長，積累了一定的文書檔案管理經驗，但卻缺少知識的更新與培訓，一直沿用舊的工作方法，而一些方法已不能很好地適應新時期文書檔案管理的工作要求。在信息技術時代，文書檔案管理工作能夠借助現(xiàn)代化的技術實施便利化管理，這就要求工作人員及時了解和掌握新的技術與方法，并將之應用于實際工作中，與自身的專業(yè)知識相結合更好地完成各項工作任務1.4文書檢索效率問題手工檢索與計算機檢索是現(xiàn)階段文書檔案檢索的主要方式，但大多數(shù)的情況下仍是以傳統(tǒng)的檢索方式為主
6、，對文書檢索效率造成了極大的影響。不少工作人員存在著認識上的錯誤，認為提升文書檔案服務質量需要進行更多檢索工具的編制。總而言之，沒有能夠很好地在工作中運用現(xiàn)代信息技術是影響檢索效率的主要原因2?優(yōu)化文書檔案管理的措施2.1提高對檔案管理的重視程度。提高對檔案管理的重視程度，需要在單位內加強宣傳，通過各種靈活多樣的方式宣傳相關的法律法規(guī)知識。積極調動庫存檔案資源并加以利用，通過宣傳促使檔案管理人員、各部門以及領導層認識這一工作的重要意義，從而重視這一工作，并加大對文書檔案管理工作的支持，在年度工作重點中、在單位總體工作規(guī)劃中
7、納入文書檔案工作，增加經費支持2.2注重提升檔案管理人員的綜合素質。在互聯(lián)網普及范圍不斷擴大與科學技術水平不斷提升的情況下，檔案管理人員應注重提升自身的綜合素質，包括計算機應用技能、檔案管理專業(yè)水平及信息素養(yǎng)等，以便能夠適應新時代對于文書檔案管理及利用工作提出的要求。例如，應注意根據檔案管理要求鼓勵管理人員參加繼續(xù)教育，在必要的情況下可建立起定期培訓制度，確保管理人員能夠按照規(guī)定、有目的、有計劃地參與繼續(xù)教育，從而為專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質的提升奠定基礎，同時提高檔案管理隊伍的工作質量。另一方面，應根據時代變化對檔案管理工作提出
8、要求加快信息化管理進程。管理文書檔案的根本目的在于實現(xiàn)資源共享，并在共享檔案資源的過程中充分發(fā)掘檔案價值，進而為生產實踐提供服務。為了能夠使檔案資源在最大程度上實現(xiàn)共享，則應注意加快信息化管理步伐。首先，應注意增加信息化管理的經費投入。其次，應注意根據文書檔案的開發(fā)與利用現(xiàn)狀配備充足的軟件設施、硬件設施
