xx集團(tuán)檔案管理制度

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1、XX集團(tuán)檔案管理制度1目的為了進(jìn)一步規(guī)范公司各種文件檔案管理，建立健全文件檔案管理制度理，順文件檔案管理程序，明確職責(zé)，有效控制文件檔案的保密性、時效性、適宜性、永久性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國公司法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本檔案管理制度。2適用范圍2.1公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。2.2公司的請求與政府部門的批復(fù)文件，各部門請求公司的批復(fù)文件；2.3公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告；2.4公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；2.5公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報，從外

2、單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；2.6公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在其他單位重要講話的稿本；2.7反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、資本運營項方案、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；2.8公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；2.9公司及各部門成立、組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；2.10公司及各部門制定的規(guī)章制度等；2.11公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、

3、錄像等文件材料；2.12公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；2.13公司及各部門、各專業(yè)公司通知、任命書、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、福利、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；2.14公司領(lǐng)導(dǎo)、工人、黨員、團(tuán)員名冊及報表；2.15公司領(lǐng)導(dǎo)、工人轉(zhuǎn)移黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信、福利待遇遷移等存根；2.15公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；2.17公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；2.18公司或各部門與有關(guān)單位簽

4、訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；2.19公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證；2.30公司購置大型機器設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。3文件檔案分類3.1科技檔案類——凡是屬公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營活動而形成具有保存使用價值，且按照一定的歸檔制度集中保管的科技文件材料都是科技檔案。3.2證照類——公司在經(jīng)營活動中，依國家有關(guān)法律法規(guī)及公司發(fā)展的需要承辦的各種有效證照（正副本）：①營業(yè)執(zhí)照；②銀行開戶許可證；③貸款卡；④企業(yè)代碼證⑤土地使用證；⑥房屋所有權(quán)證；⑦稅務(wù)登記證；⑧統(tǒng)計證；⑨財政登記證；⑩商標(biāo)注冊證；⑾車輛購置證；⑾用水許可證；⑿專利證書；⒀消防

5、產(chǎn)品許可證；⒁協(xié)會證書；⒂產(chǎn)品證書；⒃所有公司榮譽證書正本;⒄產(chǎn)品鑒定證書。3.3產(chǎn)品檢驗報告3.4生產(chǎn)資料類：公司在生產(chǎn)制造過程中形成的具有保存使用價值的生產(chǎn)管理、工藝技術(shù)資料。3.5文書檔案類：凡是公司在生產(chǎn)、科研、基建、業(yè)務(wù)和經(jīng)營活動中形成的有關(guān)行政事務(wù)和企業(yè)管理方面的具有保存使用價值，且按一定歸檔制度集中保管的文件材料均屬文書檔案。3.6書刊類：公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中因工作需要而訂閱、購置配備的，具有一定保存和使用參考價值的各類書藉、雜志、報刊、且按歸檔制度集中分類保管造冊的均屬書刊類。3.7合同協(xié)議類：凡是公司在經(jīng)營活動過程中，與外單位（或個人）簽訂的各種合同、協(xié)議等文件

6、，均屬合同協(xié)議類。3.8管理資料類：公司在各項管理工作中形成具有一定保存使用價值的，且按歸檔制度集中保管的文件材料（含各種管理制度等）。3.9人事檔案類：公司人力部門在工作中形成具有一定保存使用價值的，且按歸檔制度集中保管的文件材料（含人事制度、人事檔案、各類擔(dān)保書等）。3.10財務(wù)資料類：公司財務(wù)部門在工作中形成具有一定保存使用價值的，且按歸檔制度集中保管的文件材料（含財務(wù)帳目、憑證、各類報表等）。4公司文件材料的形成、收集、整理、分類和歸檔工作4.1為確保歸檔的公司文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和提供可靠依據(jù)，各部門根據(jù)具體情況應(yīng)健全公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，嚴(yán)格控制

7、文件檔案管理工作。4.2各部門應(yīng)高度重視文件材料歸檔前的整理工作，指定專人整理，使整理的文件材料系統(tǒng)化、程序化。4.3歸檔的公司文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.4對各項文件材料的立卷要求，應(yīng)根據(jù)文書檔案的立卷原則。各類整理收集齊全，使文件材料形成自然的有機聯(lián)系。4.5每個立卷必須定好案卷內(nèi)封面，包括案卷題名、編制部門、歸檔日期、保管期限、檔案號等并應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表。4.6所有文件檔案應(yīng)制訂目錄清單，以便檢索。4.7歸檔的公司文件材料一般為原件，各部