《XX集團(tuán)檔案管理制度》

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1、XX集團(tuán)檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)XX集團(tuán)檔案工作，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法沢《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-）及《天津市檔案管理?xiàng)l例》等規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，制定本制度。第二條集團(tuán)檔案指在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。從載體類(lèi)別上分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等，應(yīng)根據(jù)其自身特點(diǎn)妥善保管，集中統(tǒng)一管理。第三條集團(tuán)檔案工作是經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案工

2、作應(yīng)緊跟集團(tuán)各項(xiàng)工作的發(fā)展，持續(xù)改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。第四條集團(tuán)及所屬各公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃；將檔案管理納入部門(mén)及各級(jí)人員崗位責(zé)任制，定期進(jìn)行考核。第五條集團(tuán)及所屬各公司下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。第六條集團(tuán)及所屬各公司要認(rèn)真貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法九依法管理本單位檔案，確保檔案的完整與安全。各公司應(yīng)根據(jù)集團(tuán)

3、制度要求制定本單位檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，并報(bào)集備案。第二章檔案工作機(jī)構(gòu)、人員及職責(zé)第七條集團(tuán)檔案工作接受天津市檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)。集團(tuán)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、逐級(jí)監(jiān)督指導(dǎo)的原則。第八條集團(tuán)辦公室是集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，依法履行下列職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)，制定集團(tuán)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；（二）統(tǒng)籌規(guī)劃全集團(tuán)檔案工作并負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；（三）指導(dǎo)集團(tuán)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（四）指導(dǎo)、監(jiān)督

4、和檢查集團(tuán)各單位檔案管理工作。第九條集團(tuán)各部室應(yīng)設(shè)兼職檔案人員，職責(zé)如下:做好文件登記、流轉(zhuǎn)管理和立卷工作，保證本部門(mén)文件齊全、完整。（一）收集、管理本部門(mén)歸檔范內(nèi)的文件資料，（二）依照集團(tuán)相關(guān)要求對(duì)本部門(mén)形成的文件進(jìn)行整理和組卷，并按時(shí)移交。（三）因工作外出時(shí)，應(yīng)指定他人代理工作；工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理文件交接手續(xù)。個(gè)人不得擅自帶走和銷(xiāo)毀文件，不得長(zhǎng)期保存原件和積壓文件。第十條集團(tuán)所屬各公司應(yīng)確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案工作體系，設(shè)置或指定檔案管理機(jī)構(gòu)，配備與檔案管理工作相適應(yīng)的檔案人員，形成管理網(wǎng)

5、絡(luò)，明確管理職責(zé)，統(tǒng)一管理本單位的檔案。第十一條集團(tuán)檔案由集團(tuán)辦公室和各公司辦公室分級(jí)集中統(tǒng)一管理。集團(tuán)各部門(mén)的文件材料按規(guī)定向集團(tuán)辦公室歸檔；子公司各部門(mén)形成的文件材料按規(guī)定向本單位辦公室歸檔。任何個(gè)人不得將集團(tuán)的檔案材料據(jù)為己有。第十二條集團(tuán)各級(jí)檔案部門(mén)或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果鑒定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)性。第三章文件材料的收集、歸檔第十三條集團(tuán)所屬各公司應(yīng)建立健全文件材料的收集、歸檔制度，結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容確定各類(lèi)文件材料

6、的收集、歸檔的責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人員和職責(zé),明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求等。第十四條凡是反映本公司、本部門(mén)業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的、具有現(xiàn)實(shí)的和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料（文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等），均應(yīng)歸檔保存。第十五條歸檔文件材料基本要求如下：（一）各類(lèi)文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確.系統(tǒng)，能全面反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。（二）文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存，應(yīng)使用碳素墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆及紅墨水等不耐久材料。（三）歸檔文件材料必須整理規(guī)范，層次分明，符合文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

7、。（四）電子文件歸檔應(yīng)將內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件及電子文件閱讀條件說(shuō)明一同歸檔。同時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔兩方面的工作。（網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將經(jīng)過(guò)整理的電子文件，轉(zhuǎn)入檔案庫(kù)；脫機(jī)載體電子文件歸檔是指從網(wǎng)絡(luò)的硬盤(pán)上刻錄到光盤(pán)上，進(jìn)行歸檔。）（五）電子文件移交前，各部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件管理的人員應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行檢查，保證電子檔案的完整性和有效性。第十六條歸檔的案卷質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)管理案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）和《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705）的要求；會(huì)計(jì)類(lèi)文件歸檔應(yīng)符合《會(huì)計(jì)

8、檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）的規(guī)定。其他門(mén)類(lèi)文件資料整理歸檔應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第十七條歸檔移交前由檔案部門(mén)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，雙方履行交接手續(xù)進(jìn)行移交。第十八條歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：（一）紙質(zhì)文件應(yīng)在文件材料形成年度的第二年上半年向檔案部門(mén)移交歸檔。（二）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔同時(shí)進(jìn)行。（三）工程、科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收通過(guò)后三個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)移交歸檔。（四）機(jī)構(gòu)變動(dòng)、產(chǎn)權(quán)變更等情況下形成的文件