xx集團檔案管理制度(試行)

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1、XX控股集團檔案管理制度（試行）第一條范圍一、為規(guī)范集團檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為企業(yè)發(fā)展服務，結(jié)合本集團實際情況，特制定本制度。二、本制度規(guī)定了XX控股集團檔案管理工作的范圍、內(nèi)容和方法，適用于集團各公司檔案管理。三、本制度包括《XX控股集團檔案管理工作職責》、《XX控股集團檔案分類、檔號編制規(guī)則》、《XX控股集團文件材料歸檔及保管期限制度》、《XX控股集團檔案保管與庫房管理制度》、《XX控股集團電子文件歸檔與管理制度》、《XX控股集團檔案借閱與保密制度》、《XX控股集團檔案統(tǒng)計工作制度》、《XX控股

2、集團檔案工作目標管理考核制度》、《XX控股集團檔案鑒定銷毀制度》等九項附則。第二條總則一、本制度所稱的檔案，是指集團在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式和載體的文件材料；檔案工作是企業(yè)基礎管理工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。二、集團檔案工作實行集中管理、統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導；把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)則和年度計劃。三、集團設立檔案室，由集團總經(jīng)理全面統(tǒng)籌決策集團檔案工作；集團各部門、各公司設檔案分管領(lǐng)導，負責對檔案工作的監(jiān)督、考核，集團檔案室進行定期檢查。-52-

3、第三條規(guī)范性引用文件GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T17678.1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范國檔發(fā)【1988】4號基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第四條獎勵與處罰一

4、、集團對檔案管理工作中做出顯著成績的公司、部門或個人，給予表彰和獎勵。二、對違反本制度及其相關(guān)附則、不按規(guī)定歸檔而造成文件材料缺失的，對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損失的直接責任者，依照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進行處罰。第五條附則一、本制度最終解釋權(quán)歸集團檔案室，各公司可參照本制度另行制定相關(guān)規(guī)定。二、本制度及九項附則自發(fā)布之日起實施。-52-XX控股集團檔案管理工作職責1、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，接受上級檔案主管部門的業(yè)務指導監(jiān)督及檢查，建立健全XX控股集團《檔案管理制度》。2、檔案工作人員應當忠于職守、維

5、護史實，嚴格遵守保密紀律、愛崗敬業(yè)，刻苦學習，積極參加檔案業(yè)務培訓，提高業(yè)務能力和管理水平，努力實現(xiàn)檔案管理標準化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化。3、負責集團各類材料的收集、鑒定、整理、歸檔和保管工作。積極主動地收集檔案材料，接受檔案文件、材料時，必須認真驗收并辦理好移交手續(xù)。4、集團檔案室集中統(tǒng)一管理集團的全部檔案，統(tǒng)籌規(guī)劃并負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用、銷毀和移交工作，編制檢索工具和匯編材料。5、檢查檔案安全保管情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時上報采取措施。做好防潮、防火、防盜、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物工作，保證檔案的完

6、整與安全，維護檔案的準確與系統(tǒng)。6、集團檔案室負責對各公司及各部門進行檔案監(jiān)督指導，監(jiān)督、檢查各公司檔案工作，搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。7、各公司兼職檔案員負責本企業(yè)及所屬單位文件歸檔工作的指導、監(jiān)督、檢查，推進檔案業(yè)務的順利開展。8、加強檔案隊伍建設和業(yè)務宣傳，提升全員檔案意識。-52-XX控股集團檔案分類、檔號編制規(guī)則1、本規(guī)則規(guī)定了集團檔案的分類原則、分類方法、檔號結(jié)構(gòu)、編制原則和方法。2、本規(guī)則適用于集團檔案的分類整理、組卷、檔號編制和排架管理。3、集團檔案設置八個一級類目，即1企業(yè)管理類（包括黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)）、2產(chǎn)品生產(chǎn)類、3工程建

7、設類、4、基本建設類、5設備儀器類、6會計檔案類、7職工管理類、8特種載體類。4、根據(jù)檔案的特點及檔案形成和狀態(tài)的不同，對職工管理類設三級類目；設備儀器類、會計檔案類和特種載體類設二級類目；其余各類均為一級類目。（見檔案編制表）5、分類方法5.1企業(yè)管理類按公司代碼—類目號—年度—保管期限分；5.2產(chǎn)品生產(chǎn)類按產(chǎn)品名稱分；5.3工程建設類、基本建設類按工程項目分；5.4設備儀器類按生產(chǎn)裝置分；5.5會計檔案類按文件形成分；5.6職工管理類按人物分；5.7特種載體類按形態(tài)分；6、公司代號的編制集團及各公司，是獨立法人企業(yè)，由集團檔案室統(tǒng)一以“公司代號”代

8、替公司全宗號。-52-“公司代號”設置如下：集團01、有限02、園林03、高新04、房產(chǎn)05、