xx集團(tuán)財(cái)務(wù)檔案管理制度

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1、中國**投資集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則第一條　為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。第二條　資金財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門。資金財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作分為五大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險(xiǎn)文件管理、日常往來文件及合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類，如日常往來文件管理需分為公司內(nèi)部往來文件和外部往來文件兩大類等。二、會(huì)計(jì)檔案管理第三條會(huì)計(jì)檔案的管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算

2、專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1．會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2．會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳(依據(jù)科目建立)、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。3．財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4．其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。檔案依據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整理保存，年終將本年帳

3、簿存檔。第五條資金財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。第七條資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、10年、15年、20年、25年5種。其中　　1．納稅人的帳簿、記帳憑證等資料保存期限為10年?！　?．原

4、始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為10年。　　3．總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳保管期限為10年。其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為15年?！　?．固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存3年。　　5．輔助帳簿保存期限為3年?！　?．月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久保管?！　?．會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管10年，會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊(cè)永久保留。　　8．銀行余額調(diào)節(jié)表保存3年。第九條　會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天計(jì)起。第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)公司總裁批準(zhǔn)，報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。第十一條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以

5、按照以下程序銷毀：　　1．編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容?！　?．公司總裁在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)上簽署意見?！　?．資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。　　4．監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案

6、進(jìn)行保存。磁帶、磁盤、光盤等會(huì)計(jì)檔案，要進(jìn)行備份保管。第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。第十六條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。三、年度報(bào)告及審計(jì)

7、等資料管理第十八條年度資料包括月、季、年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人專柜保管。第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號(hào)等。第二十條年度報(bào)告及審計(jì)等資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、工作單位、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案管理第二十一條預(yù)算檔案包括月度、季度、年度預(yù)算與年度決算案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算與決算應(yīng)永

8、久保存。五