檔案管理培訓(xùn)課件.ppt

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1、文書檔案管理四川大學(xué)公共管理學(xué)院何玲◆檔案與檔案工作概述◆文書檔案管理◆電子文件管理◆幾種專門檔案的管理第一部分：檔案與檔案工作概述◆檔案概述◆檔案工作概述◆從事檔案工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題一、檔案概述1、檔案的起源及演變（1）檔案的起源檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。（2）檔案的演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。（3）檔案的名稱商代：冊(cè)周代：中秦漢：卷、案唐宋

2、：文案、案卷、簿書清代：楊賓《柳邊紀(jì)略》“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也，然今文字之書于紙者。亦呼為牌子、檔子矣。”2、檔案的定義及含義（1）定義檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。（2）含義檔案的來源——國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人；社會(huì)活動(dòng)。檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個(gè)條件：辦理完畢；有查考利用價(jià)值；按一定規(guī)律保存（履行了歸檔手

3、續(xù)）。檔案的記錄方式和載體——多種多樣。檔案的性質(zhì)——原始記錄性。（檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的）3、檔案的基本價(jià)值（1）檔案的憑證作用（2）檔案的參考作用二、檔案工作概述1、檔案工作的內(nèi)容八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用2、檔案工作的性質(zhì)服務(wù)性科學(xué)管理性政治性3、我國(guó)檔案工作的基本原則(《中華人民共和國(guó)檔案法》1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第22次會(huì)議通過，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第20次會(huì)議《關(guān)于修改〈

4、中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》修正)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。”◆統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案——我國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制。◆維護(hù)檔案的完整與安全——我國(guó)檔案工作的基本要求?！舯阌谏鐣?huì)各方面的利用——我國(guó)檔案工作的根本目的。4、檔案工作機(jī)構(gòu)◆各級(jí)各類檔案室（內(nèi)部機(jī)構(gòu)）◆各級(jí)各類檔案館（文化事業(yè)機(jī)構(gòu)）◆檔案行政管理部門國(guó)家檔案局：是國(guó)務(wù)院直屬的掌管全國(guó)檔案事務(wù)的最高職能機(jī)構(gòu)。1954年經(jīng)第一屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二次會(huì)議批準(zhǔn)成立

5、。◆文件中心（介于單位和檔案館之間的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)）◆檔案寄存中心（由國(guó)家綜合性檔案館設(shè)立）◆檔案科研和教育機(jī)構(gòu)◆檔案宣傳、出版機(jī)構(gòu)檔案室——基礎(chǔ)檔案館——主體檔案行政管理部門——組織指揮中心檔案工作輔助機(jī)構(gòu)——檔案工作發(fā)展的條件三、從事檔案工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題1、檔案與文件的關(guān)系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）2、反映基本職能活動(dòng)的檔案與其它檔案的關(guān)系（突出前者）3、檔案的“動(dòng)”與“靜”的關(guān)系（檔案具有潛在價(jià)值）4、檔案工作同資料、情報(bào)、圖書工作的關(guān)系（一體化）5、檔案室與檔案館的關(guān)系（積累

6、輸送、無償進(jìn)館）6、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系（人員素質(zhì)、電子文件、雙套制）7、管理工作中人與物的關(guān)系第二部分：文書檔案管理◆檔案的收集◆檔案的整理◆檔案的鑒定◆檔案的編研與利用◆檔案的統(tǒng)計(jì)與保管第二部分：文書檔案管理一、檔案的收集1、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔——檔案室收集工作的主要途徑。歸檔制度主要內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)。（1）歸檔范圍國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》（1987）（已廢止）《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2000)國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文

7、書檔案保管期限規(guī)定》（2006.9.19）四川省檔案局關(guān)于施行《歸檔文件整理規(guī)則》的幾點(diǎn)意見川檔發(fā)〔2001〕24號(hào)2001.4.9GB9705《文書檔案案卷格式》DB51/T171-93《四川省文書立卷與案卷構(gòu)成的一般要求》凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動(dòng)，有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。（2）歸檔時(shí)間：一般在次年上半年向檔案部門移交。國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作條例》（1983）（3）歸檔案卷的質(zhì)量要求遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用

8、。（4）歸檔手續(xù)案卷目錄的移交，交接雙方簽字。2、歸檔的組織工作：檔案部門指導(dǎo)和協(xié)助文書部門作好歸檔工作。3、平時(shí)收集二、檔案的整理1、整理工作的原則：檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。2、常用的檔案分類法：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法?！裟甓取M織機(jī)構(gòu)分類法（現(xiàn)行機(jī)關(guān)）；◆組織機(jī)構(gòu)——年度（撤銷機(jī)關(guān)和歷史檔案）；◆年度——問題分類法（現(xiàn)行機(jī)關(guān)）◆問題——年