試析會計電算化的內(nèi)部控制

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1、試析會計電算化的內(nèi)部控制摘要：本文結(jié)合會計電算化內(nèi)部控制的重要性和功能，從組織控制、操作控制、處理控制三個方面論述了內(nèi)部控制的措施。關(guān)鍵詞:會計電算化內(nèi)部控制措施、內(nèi)部控制概述建立內(nèi)部控制的目的就是為了保證由數(shù)據(jù)處理功能所產(chǎn)生的信息具有準確性、完整性、及時性、有效性以及保證數(shù)據(jù)處理功能本身具有有效性；使會計處理符合會計制度和會計準則的要求；防止違法行為的發(fā)生；提高信息系統(tǒng)的效率和效益；提高企業(yè)的競爭能力；促使企業(yè)提高管理決策的正確性。二、會計電算化內(nèi)部控制的功能1.預(yù)防性控制功能。它是通過防止或阻止錯誤、災(zāi)害、事故、舞弊等的發(fā)生來避免各種災(zāi)害。2.檢測性控制功能。它是通過找出、發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)

2、生的錯誤、災(zāi)害、事故以及舞弊現(xiàn)象來防止危害的擴大或使危害得到補償。3.糾正性控制功能。它是通過更正和糾正己檢測出的錯誤，處置發(fā)生的舞弊行為，以及處理和補救已發(fā)生的災(zāi)害等來減輕危害，使系統(tǒng)恢復(fù)正常。三、內(nèi)部控制的措施(一)組織控制1.電算化部門與用戶部門問職責(zé)的分離在會計電算化的情況下，電算化部門除了對數(shù)據(jù)采集部門所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進行處理外，不能負責(zé)業(yè)務(wù)的批準和執(zhí)行、也不能保管除計算機系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。一般設(shè)置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護管理等新的崗位。這些崗位將承擔(dān)起內(nèi)部會計控制的作用，達到保證會計數(shù)據(jù)真實可靠，提高會計工作質(zhì)量的目標。2.電算化部門內(nèi)部的職能分離在經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理中，將不相

3、容職能予以分離是十分必要的，但是會計電算化卻常常將這些職能集中化。因此，在電算化部門內(nèi)部，應(yīng)該適當(dāng)?shù)剡M行職員分離，以補救不相容職能集中化的不足。一般來說，電算化部門內(nèi)部應(yīng)做到以下的職能分離。(1)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計的分離。將系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計分離開來，有利于分別檢查系統(tǒng)的設(shè)計相應(yīng)用程序的設(shè)計，不過，這兩者不嚴格分離并不會嚴重削弱內(nèi)部控制。(1)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計與系統(tǒng)程序設(shè)計的分離。沒有這種分離，系統(tǒng)程序就可能在未經(jīng)批準的情況下對應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)文件做出變更。(2)系統(tǒng)分析、應(yīng)用程序設(shè)計以及系統(tǒng)程序設(shè)計與操作職能分離。如果讓系統(tǒng)分析員和程序設(shè)計員運行程序，他們就有機會對程序和文

4、件進行非法修改。(3)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助于防止任何未經(jīng)批準而使用程序、文件和系統(tǒng)資料的行為。(二)操作控制操作控制的目的是通過規(guī)范的計算機操作來保證信息處理的高質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)批準而使用文件、程序和報表的機會。操作控制是通過制定和執(zhí)行規(guī)范的操作規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)范的操作規(guī)則主要有以下幾個方面：1.操作運行規(guī)則。計算機操作員應(yīng)遵循操作指南中的規(guī)定進行操作。2.機器操作規(guī)則。應(yīng)為計算機輸入輸出設(shè)備的運行設(shè)立規(guī)范的操作規(guī)則。3.用機時間記錄規(guī)則。應(yīng)對每個上機操作者所用時間進行記錄，以便考核計算機完成的任務(wù)以及每項任務(wù)所用機時。4.控制臺記錄規(guī)則。操作系統(tǒng)應(yīng)編寫

5、控制臺記錄，即記錄操作系統(tǒng)的所有活動、設(shè)備的使用情況和操作員的行5.嚴密的監(jiān)管規(guī)則。規(guī)范的操作規(guī)則還應(yīng)要求對操作活動進行嚴密的監(jiān)察和檢查，包括定期地對控制臺記錄、操作記錄和用機時間記錄，加以審查和比較。6.機房守則。這涉及到設(shè)備的使用、程序的存放、文件的處置等方面，目的是為了使機房保持良好的秩序，以減少程序和數(shù)據(jù)損失和破壞的風(fēng)險，保證保密的輸出信息不落入未經(jīng)允許使用的人之手。（三）處理控制1.數(shù)據(jù)有效性檢驗?？煽康暮秃线m的數(shù)據(jù)處理要求應(yīng)用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的，而處理正確的數(shù)據(jù)意味著要讀入正確的文件和文件中的記錄，而且所處理的業(yè)務(wù)與主文件所包含的業(yè)務(wù)相配。有效性檢驗是為了發(fā)現(xiàn)用錯文件、

6、記錄和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的情形，其措施包括：（1）文件標簽檢驗。打開文件時，應(yīng)檢查文件的內(nèi)部標簽，以便確認使用的文件是所需的文件以及所需的版本。（2）記錄標識檢測。在處理順序文件時，應(yīng)用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的（即確是下一記錄），應(yīng)用程序應(yīng)在處理該記錄前檢測一下記錄的標識（關(guān)鍵字）。(3)業(yè)務(wù)代碼檢測。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件通常包括不同類列的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，每類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要得到不同的處理。業(yè)務(wù)類型可以出業(yè)務(wù)代碼來辨別。每類業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)代碼均被應(yīng)用程序讀入，以便決定由哪一段應(yīng)用程序來進行處理。(4)順序測試。秩序混亂的文件會導(dǎo)致在處理順序文件的過程中遺漏記錄，導(dǎo)致文件的誤用

7、，導(dǎo)致文件排序或合并操作的失敗。因此，應(yīng)用程序應(yīng)通過比較前后兩次讀入的記錄的關(guān)鍵字來檢查記錄的順序。1.余額檢查。費用和收入類賬戶在期末一般沒有余額因此，可以在程序中設(shè)置余額檢查指令。在借貸記賬法下，大部分負債和所有者權(quán)益類賬戶的期末余額應(yīng)在貸方，而資產(chǎn)類賬戶的期末余額應(yīng)在借方。因此，可將此作為余額合理性標準編人程序。當(dāng)程序運行時，就可對賬戶余額進行合理性檢查。2.試算平衡。程序根據(jù)記賬方法中的試算平衡法對全部賬戶的期末余額進行檢驗