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1、辦公用品管理制度為規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序,使之管理有序,責(zé)任明確,節(jié)儉節(jié)約,避免浪費(fèi),特制訂本制度。一、辦公用品的分類。按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值保管品兩類。其中低值易耗品主要指:簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風(fēng)扇、線插板、剪刀、釘書機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)、裝訂機(jī)、檔夾、裁紙刀、印泥等價(jià)值較低的日常用品;高值管理品為:電腦、
2、打印機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅等價(jià)值較高的物品。二、辦公用品的管理責(zé)任部門。公司辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為公司人事行政部。人事行政部應(yīng)當(dāng)于每月月初的1號-5號完成公司辦公用品使用計(jì)劃和上月辦公費(fèi)用報(bào)表上交公司總經(jīng)理審核。辦公費(fèi)用報(bào)表分常規(guī)費(fèi)用和非常規(guī)費(fèi)用兩大類,其中常規(guī)費(fèi)用對應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費(fèi)用,月初需由各部門負(fù)責(zé)人(業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人)制定相應(yīng)的月支出計(jì)劃,當(dāng)月的支出應(yīng)當(dāng)限定在月初的計(jì)劃經(jīng)費(fèi)之內(nèi),如有超支的,需要列出超支的緣由。超支巨大的需做當(dāng)面解釋。非常規(guī)費(fèi)用對應(yīng)高值管理品一項(xiàng),高值管理品不設(shè)月度計(jì)劃,根據(jù)實(shí)際
3、需要情況通過正常審批程序購置。人事行政部需于月初列出各部門的費(fèi)用支出詳細(xì)統(tǒng)計(jì)情況上交公司總經(jīng)理。三、辦公用品的申請。辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請需要填寫《辦公用品申請單》。公司辦公用品的申請資格人為主管及以上管理人員。各級管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要,及時(shí)地提出采買申請。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的主管提出,由主管統(tǒng)一進(jìn)行申請。四、辦公用品的審批。在填寫《辦公用品申請單》后,申請人應(yīng)當(dāng)將申請單交有審批權(quán)的部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。審批人是辦公管理費(fèi)用控制的責(zé)任人,其簽署的批準(zhǔn)意見對辦公費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。公司賦予部門經(jīng)
4、理及以上的管理人員以一定價(jià)值范圍的辦公用品請購的審批權(quán)(鑒于目前由公司總經(jīng)理兼任業(yè)務(wù)部部門經(jīng)理的狀況,特下放審批權(quán)至業(yè)務(wù)主管一級)。根據(jù)不同的層級,劃分出不同類別辦公用品的審批權(quán)。業(yè)務(wù)主管和部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批屬于低值易耗品的辦公用品的申請。公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請。對于所涉金額過大的(單品價(jià)值達(dá)到和超過5000元的),由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)向公司總經(jīng)理申請審批。五、辦公用品的采購。填寫的《辦公用品申請單》在得到批準(zhǔn)后,應(yīng)當(dāng)交到公司人事行政部由人事行政部統(tǒng)一采買。人事行政部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作,
5、編制出常用辦公用品的價(jià)格表,把握好辦公用品的價(jià)格行情,做好供應(yīng)商的比較、甑選工作,盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。人事行政部將根據(jù)公司日常辦公需要,對一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購買,在辦公室保持一定庫存,以保證正常辦公需要的及時(shí)滿足,提高供給效率。六、辦公用品的入庫管理在供應(yīng)商送來所購的辦公用品后,應(yīng)由人事行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。人事行政部應(yīng)當(dāng)將編制出的常用辦公用品的價(jià)格表交公司財(cái)務(wù)部保管,財(cái)務(wù)部在接相應(yīng)付款單據(jù)時(shí)應(yīng)當(dāng)再次核對相應(yīng)品種的單價(jià)和總金額及簽收人的簽字,確認(rèn)無誤的準(zhǔn)予付款。七、辦公用品的保管。備用的辦公用品由人
6、事行政部統(tǒng)一保管。公司為人事行政部劃定相應(yīng)的存放區(qū)域,實(shí)行封閉保存。由各部門申請的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)放。發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當(dāng)由人事行政部做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄,明確領(lǐng)用部門,領(lǐng)用人,領(lǐng)用日期。對于大件管理品實(shí)行保管責(zé)任制,實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法,對保管責(zé)任進(jìn)行歸屬。人事行政部將根據(jù)不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況合理編訂納入保管責(zé)任制的大件管理品目錄?,F(xiàn)階段的大件管理品范圍暫定為:電腦及其配件、電話機(jī)、電風(fēng)扇、計(jì)算器。對因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗,將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度,由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失
7、部分的賠償。(責(zé)任認(rèn)定分3等,含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任,分別對應(yīng)80%,50%,20%的損失賠償比例。損失的計(jì)算按歷史采購成本計(jì)算,根據(jù)人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限,在計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代,市面購置價(jià)值降低的,也可以直接按重置成本計(jì)算,兩種賠償計(jì)算方式可以由賠償人選擇。)實(shí)行定期盤存制。盤存頻率為一月/次,人事部將于每月的25號至31號內(nèi)抽取時(shí)間進(jìn)行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況,問題情況,并讓相應(yīng)的保管人簽字確定,以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題,處理問題。八、辦公用品的領(lǐng)用。各
8、部門憑《辦公用品申請單》可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時(shí),領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在人事行政部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是《辦公用品申請單》申請人,也可以是申請人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的,必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字,以明確保