excel在考務管理中的運用

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1、EXCEL在考務管理中的運用摘要：將Excel的函數(shù)程序應用到考務工作中，可以使教師在繁雜工作中解脫出來，快速準確地對學生考試安排，各類報名等進行管理，既減輕了教師的工作負擔，又提高了數(shù)據(jù)的準確性和工作效率。關鍵詞：Excel；考務管理；函數(shù)；數(shù)據(jù)透視表中圖分類號：G4文獻標識碼:Adoi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.07.079教學管理與教學質量評價是推動學院管理水平的重要組成環(huán)節(jié)之一，而教務工作所涉及的數(shù)據(jù)類別多，數(shù)量大，單純依靠人工進行數(shù)據(jù)處理，易出差錯。雖然隨著計算機應用于各行各業(yè)中，目前各高校教

2、務管理大都使用專業(yè)的管理系統(tǒng)，如CRP校園管理信息系統(tǒng)；URP高校教務管理系統(tǒng)等，然而，實際結合具體工作仍然不避免地需要操作者掌握一些必要的軟件操作技術。比如經(jīng)過這類系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)，形成Excel格式文件，需要二次加工。本人結合多年教務的管理經(jīng)驗，就工作中遇到各類問題進行總結，歸類，結合工作表格的結構原理，列出Excel在考務管理中常用的幾個技巧與大家分享。1函數(shù)的應用在重修考試報名中的具體應用：學院下發(fā)的重修申請表內容包括所申請課程的課程名、申請人學號，專業(yè)等信息。學生報名只上交紙制報名表即可。但報名結束后，報名人數(shù)眾多，利用學校下發(fā)紙

3、質報名表上的信息統(tǒng)計重修上課安排以及重新考試安排過于繁瑣。所以筆者利用Excel自制重修報名表，然后將每個班報名數(shù)據(jù)進行匯總形成總表，再進行重修安排操作。1.1Countif函數(shù)的應用該函數(shù)的語法規(guī)則如下:countif(range,criteria)筆者主要用于在重修報名結束后，將紙質的重修報名表輸入成重修上課以及考試安排所需的電子表格。紙質的重修報名表如圖1，包含基本的學生和課程信息。而在考試以及上課安排中需要匯總課程信息，用countif函數(shù)迅速得到匯總數(shù)據(jù)。打開Excel表，新建重修統(tǒng)計表，表中輸入相應信息：學號，姓名，課程，學分

4、，合計。在學生對應的報名重修課程表中標注“是”，如圖2。在合計2處運用countif（C2:C7，“是”）就可以快速得到單科課程的報名人數(shù)，在合計1處運用countif函數(shù)，countif（A2：H2,“是”）統(tǒng)計每人的報名課程數(shù)，確定其能否在學期內學有余力，修夠計劃學分。1.2if函數(shù)的巧應用該函數(shù)的語法規(guī)則如下：IF（logical」est，value_if_true,value_if_false）i示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。這個主要介紹通過IF函數(shù)快速比對數(shù)據(jù)是否一致，在統(tǒng)計數(shù)據(jù)工作中，經(jīng)?？赡苄枰鐒e數(shù)據(jù)錄

5、入是否完整準確，通過手工比對效率不高并且容易出現(xiàn)錯誤，而通過IF函數(shù)設置比對條件，快速而準確。例如比對兩列(A，B)學號是否一致有無錯漏，運用IF函數(shù)，列出表達式(A2=B2,“t”，“f”)，可以快速顯示t或者f，一目了然數(shù)據(jù)是否完整。2數(shù)據(jù)透視表的應用數(shù)據(jù)透視表(PivotTable)是一種交互式的表，可以進行某些計算，如求和與計數(shù)等。所進行的計算與數(shù)據(jù)跟數(shù)據(jù)透視表中的排列有關。學生重修后，經(jīng)統(tǒng)計生成一個Excel表，對表中格式進行整理，統(tǒng)一，需要按照科目，任課教師整理考慮考試安排，由于學生報名多，課程雜，特別是在畢業(yè)班重修中，課程可

6、能涉及多個年級，所以在安排考試時候，容易出現(xiàn)學生考試地點重復或者學生考試時間重復等的情況，所以安排重修考試后，核對考試安排是否有問題是一項繁瑣而重要的工作，通過數(shù)據(jù)透視表可以快速查驗一個考場內單一學生考試科目是否重復，能夠在最大限度節(jié)約教室資源。根據(jù)考場安排情況，得到各考場的課程，學生情況，如圖3。然后以學號和課程列生成數(shù)據(jù)透視表，以學號作為行字段，數(shù)據(jù)項為課程，拖入數(shù)據(jù)透視表，選擇計數(shù)項為課程，如圖4。既可匯總出單一同學在該考場是否會重復考多個課程。如果匯總中顯示“1”則說明該同學只有一個課程在該考場考試，如果匯總顯示“2”則說明該同學

7、有兩個課程在該考場考試，同理，將同一考試時間內多個考場數(shù)據(jù)按上面的方法匯總可以得到同一考試時間是否有學生在多個考試地點有考試，這個就可以及時矯正沖突，保證考試的有序進行。3Excel應用反思Excel的數(shù)據(jù)處理功能是強大的，重要的是我們的運用方法。我們之前對Excel表格的基本操作一直局限在制作表格，始終停留簡單的函數(shù)應用上如：求和、求平均值，統(tǒng)計最高分、最低分等。并對于Excel的函數(shù)功能沒能靈活運用，所以打破這種局限，繼續(xù)探索Excel功能在具體辦公中的有效用途，就顯得非常有必要。這對提高工作效率，工作質量將會有質的作用。我相信，實現(xiàn)

8、一切數(shù)據(jù)管理自動化，更對考務管理人員提出了更高的要求，即靈活運用、不斷創(chuàng)新。認真總結對Excel應用的經(jīng)驗，使獨立學院考務管理更加規(guī)范并有效率。