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《關(guān)于學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題的探討》由會(huì)員上傳分享,免費(fèi)在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫(kù)。
1、關(guān)于學(xué)校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題的探討【摘要】隨著信息化社會(huì)的推進(jìn),如何利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)做好學(xué)校的檔案管理工作已成了高中檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)心的問(wèn)題。本文就學(xué)校檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化的問(wèn)題展開(kāi)探討,并提出一些意見(jiàn)見(jiàn)解?!娟P(guān)鍵詞】學(xué)校;檔案管理創(chuàng)新;檔案管理數(shù)字檔案管理工作的質(zhì)量是高中學(xué)校管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)之一,也能反映出學(xué)校發(fā)展水平。我國(guó)相關(guān)政策要求學(xué)校必須重視檔案工作的管理,將檔案工作融入到學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中去,順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管
2、理數(shù)字化就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案,進(jìn)而根據(jù)檔案類型、期限等不同特點(diǎn)將檔案信息分類以方便查閱、共享,這就需要借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)以及局域網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn),以此來(lái)提高學(xué)校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。一、學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新(一)管理理念上的創(chuàng)新。子曰:“工欲善其事,必先利其器?!敝v的是工匠要想使他的工作做好,就一定要先讓工具鋒利起來(lái),也就是說(shuō)要想做好一件事,準(zhǔn)備工作是非常重要的。而在對(duì)學(xué)校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新之前,首先要對(duì)其理論進(jìn)行創(chuàng)新,摒棄傳統(tǒng)觀念帶給的思想上的局限性,培養(yǎng)先進(jìn)的思想意識(shí)以及創(chuàng)新理念
3、。比如學(xué)校檔案管理不應(yīng)該只停留在利用文字、表對(duì)個(gè)人及團(tuán)隊(duì)進(jìn)行概括,適當(dāng)?shù)匾獙⒍嗝襟w影像資料納入檔案管理范圍,可以提高檔案的全面性,提升檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)。(二)管理模式上的創(chuàng)新。檔案管理的創(chuàng)新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創(chuàng)新。在檔案管理的工作中,首先應(yīng)提高檔案管理的工作地位,特設(shè)專門的檔案管理部門,并制定相關(guān)的政策以及工作原則等分發(fā)給學(xué)校各部門,這樣可以讓檔案管理部門自行解決內(nèi)部工作事宜,避免檔案管理工作由其他部門的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現(xiàn)象出現(xiàn),提升各部門的工作效率,也更加民主平等。
4、由于檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案性質(zhì)而決定其操作,在實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化后,可以結(jié)合學(xué)校自身的檔案特點(diǎn),建立相應(yīng)的檔案管理平臺(tái),便于檔案的管理,并能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與師生及時(shí)分享。(三)管理方法上的創(chuàng)新?,F(xiàn)在所提到的方法的創(chuàng)新,主要是指?jìng)鹘y(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作是以人力手抄為主,然而在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)了人民的生活并對(duì)人們的生活產(chǎn)生了質(zhì)的改變,顯然傳統(tǒng)的人工手抄的工作方式已跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。所以,利用現(xiàn)代信息手段,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),積極改革高效檔案管理的方法,實(shí)現(xiàn)信息儲(chǔ)存、信息傳輸、信息分享等多個(gè)方面的
5、創(chuàng)新,可以有效提高檔案管理工作的效率,同時(shí),還可以增加檔案的安全性。(四)管理方式上的創(chuàng)新。做事成功與否在很大程度上取決于對(duì)這件事的管理方式,其中因事物性質(zhì)的不同而改變管理方式是事情成敗的關(guān)鍵因素。比如曾經(jīng)倡導(dǎo)的威嚴(yán)管理,認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者和決策者要在群體中樹(shù)立絕對(duì)的威嚴(yán),因?yàn)橹挥薪^對(duì)的威嚴(yán)才能保證有足夠的執(zhí)行力,才能確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都能按時(shí)、高質(zhì)量地完成。但隨著社會(huì)的發(fā)展,人人平等且職業(yè)沒(méi)有高低貴賤之分,人們?cè)诠ぷ髦衅毡榭释軌蚴艿剿俗鹁矗绻藭r(shí)實(shí)行傳統(tǒng)的威嚴(yán)管理,在很大程度上會(huì)引起員工的不滿,甚至產(chǎn)生抗拒心理
6、,使得管理工作沒(méi)法順利展開(kāi),由此,漸漸出現(xiàn)了人性化管理,在保持威嚴(yán)的同時(shí),采用寬松的人性化管理模式,可以在不影響領(lǐng)導(dǎo)者和決策者的執(zhí)行力的同時(shí),改善工作氛圍,促進(jìn)員工間的友好合作,提高工作效率。二、數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同,數(shù)字化檔案管理是建立在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的成果上,以計(jì)算機(jī)為紙,以可收集信息的設(shè)備為筆,對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集和整理,并通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與跨地區(qū)轉(zhuǎn)移,將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來(lái),促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展,成為當(dāng)前檔案管理部門的熱點(diǎn)話題。(一)檔案信息管理數(shù)字
7、化。數(shù)字化就是將繁雜的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)變成數(shù)字與數(shù)據(jù),再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型,引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行處理。需要先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)方案,具有較高的科學(xué)性、穩(wěn)定性、有效性以及通用性的特點(diǎn)。(二)檔案資源管理形式虛擬化。利用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)在終端對(duì)服務(wù)器資源進(jìn)行審閱或修改,可大大提高服務(wù)器的利用效率,節(jié)省大量的人力物力,進(jìn)而降低成本。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)建設(shè)虛擬資源,可以實(shí)現(xiàn)檔案的互通服務(wù),進(jìn)而達(dá)到檔案信息管理共享,比如:高中生的升學(xué),其高中可以將學(xué)生的電子檔案根據(jù)其升學(xué)情況通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送至大學(xué)
8、檔案管理處,真正做到文書檔案資源管理的虛擬化。三、對(duì)學(xué)校檔案管理數(shù)字化的意見(jiàn)見(jiàn)解雖然我國(guó)高中學(xué)校在檔案管理工作中積極引進(jìn)了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)改革創(chuàng)新,取得了一定成果,但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。首先是檔案管理工作人員中存在思想意識(shí)不到位的現(xiàn)象,高中學(xué)生的檔案不同于其他學(xué)段的學(xué)生檔案,具有一定的特殊性,所以在對(duì)高中學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)需要檔案管理工作人員積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿蓹n案的收集工作,提高自身