高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

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1、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題摘要:隨著信息數(shù)字化急速成熟,高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展,高校檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分關(guān)鍵詞:高校檔案檔案管理創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會,跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。檔案信息時代發(fā)展的要求首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查

2、閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出:在以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì),其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展,將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境,進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多

3、的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機(jī)中,各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。高校檔案信息數(shù)字化是計算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以

4、紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件,即電子文件也就應(yīng)運而生。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件己經(jīng)基本成熟通訊技術(shù)和

5、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)(Chinanet)、中國教育科研網(wǎng)0、中國科技網(wǎng)(CSTnet)和中國金橋網(wǎng)(ChinaGBnet),并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于211工程"和CERnet工程的促進(jìn),很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET,8⑻余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。高校檔案館自動化建設(shè)初見成效自動化是高校檔案館

6、走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來,高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng),已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是,計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題數(shù)

7、字化、輔助管理方面存在的問題事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機(jī)管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進(jìn)行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作,常常須先手工做好

8、著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機(jī)中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機(jī)輔助管

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