淺談高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

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1、從本學科出發(fā),應著重選對國民經(jīng)濟具有一定實用價值和理論意義的課題。課題具有先進性,便于研究生提出新見解,特別是博士生必須有創(chuàng)新性的成果淺談高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題  創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會,跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。  一、檔案信息時代發(fā)展的要求  首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案

2、信息。美國經(jīng)濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網(wǎng)絡為基礎的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡為基礎的新經(jīng)濟,其實質就是“注意力經(jīng)濟”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境,進入極好的良性循環(huán)之中?! ≌n題份量和難易程度要恰當,博士生能在二年內作出結果,碩士生能在一年內作出結果,特別是對實驗條件等要有恰當?shù)墓烙?。從本學科出發(fā),應著重選對國民經(jīng)濟具有一定實用價值和理論意義的課題

3、。課題具有先進性,便于研究生提出新見解,特別是博士生必須有創(chuàng)新性的成果以往檔案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中,各級部門可根據(jù)自己的權限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而使檔案館減少了

4、檔案數(shù)據(jù)錄入工作?! 《?、高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果  首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉變。許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網(wǎng)絡環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡化管理的出現(xiàn),使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工

5、作環(huán)境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件,即電子文件也就應運而生。課題份量和難易程度要恰當,博士生能在二年內作出結果,碩士生能在一年內作出結果,特別是對實驗條件等要有恰當?shù)墓烙?。從本學科出發(fā),應著重選對國民經(jīng)濟具有一定實用價值和理論意義的課題。課題具有先進性,便于研究生提出新見解,特別是博士生必須有創(chuàng)新性的成果  三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題  事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作

6、用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關系,它只為檔案部門內部服務,作用是輔助檔案  工作人員人工管理檔案實

7、體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力?! ∷?、高校檔案館網(wǎng)絡化建設中存在的問題  1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構  課題份量和難易程度要恰當,博士生能在二年內作出結果,碩士生能在一年內作出結果,特別是對實驗條件等要有恰當?shù)墓烙?。從本學科出發(fā),應著重選對國民經(jīng)濟具有一定實用價值和理論意義的課題。課題具有先進性,便于研究生提出新見解,特別是博士生必須有創(chuàng)新性的成果由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自

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