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《高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題的論文》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內容在學術論文-天天文庫。
1、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題的論文摘要:隨著信息數(shù)字化急速成熟,高校檔案管理創(chuàng)新應當向數(shù)字化發(fā)展,高校檔案管理現(xiàn)代化與數(shù)字化是密不可分的?！ ￡P鍵詞:高校檔案檔案管理創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化 創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會,跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要?！ ?.1檔案信息時代發(fā)展的要求 首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間
2、只需有一臺聯(lián)網的電腦,即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網絡為基礎的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網絡為基礎的新經濟,其實質就是“注意力經濟”。高校檔案信息數(shù)字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境,進入極好的良性循環(huán)之中?！ ∫酝鶛n案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編
3、研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。.平時在網上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中,各級部門可根據(jù)自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。 1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果 首先,高校檔案部門出于自身
4、管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉變。許多高等院校建立了校園網,并與教育科研網和國際互聯(lián)網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現(xiàn),使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的
5、大量機讀文件,即電子文件也就應運而生?！ ?.3高校檔案信息數(shù)字化、網絡化的條件已經基本成熟 1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發(fā)展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯(lián)網(china)、中國教育科研網(caep.cetin)、中國科技網(cst)和中國金橋網(chinagb),并均與國際互聯(lián)網inter接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于"211工程"和cer工程的促進,很多高校紛紛著手建設校園網,至1996年底,已有220所高校建成校園網并連入cer,800余所高校的校園網自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計
6、算機網絡建設的迅速崛起,為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件?！ ?.3.2高校檔案館自動化建設初見成效 自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來,高校檔案館自動化建設經過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng),已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段,提高了服務質量和工作效率,促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是,計算機應用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和
7、應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證?！ ?現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網絡化存在的問題 2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題 事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目
8、和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機中錄入
