淺談高校兼職檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

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1、淺談高校兼職檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)一所高校就像一個(gè)小社會(huì),部門機(jī)構(gòu)多,形成檔案門類多,數(shù)量大。如果只靠檔案室的三五名專職檔案員,是無法完成數(shù)量如此眾多而形成環(huán)節(jié)又十分復(fù)雜的檔案收集、整理工作的。這就需要在全校建立一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),從最基層開始,每個(gè)立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員和分管領(lǐng)導(dǎo),由綜合檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,接受學(xué)校檔案工作最高領(lǐng)導(dǎo)“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”和分管校長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo),這樣才能保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用,為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)?！　　　∫?、檔案工作網(wǎng)絡(luò)中的兼職檔案員　　　　在檔

2、案工作網(wǎng)絡(luò)中,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”的重視是一切工作的基礎(chǔ)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組制訂方向、目標(biāo)、計(jì)劃,決定工作進(jìn)程,協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,不為檔案工作人員提供必要的工作條件,不進(jìn)行有關(guān)協(xié)調(diào)工作,網(wǎng)絡(luò)上的其他具體工作人員就無法進(jìn)行正常的工作。最重要的是立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)指揮。如果立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo)“本位主義”嚴(yán)重,不配合全校檔案工作,或只圖自己方便,不向立卷人員提供相關(guān)應(yīng)歸檔材料,甚至利用職權(quán)阻止本單位兼職檔案員向綜合檔案室移交檔案,就肯定會(huì)妨礙全校檔案的集中統(tǒng)一管理,更談不上材料

3、齊全,保證案卷質(zhì)量了。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中,樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負(fù)責(zé)全校十大門類、各種載體的檔案的集中統(tǒng)一管理;鑒定檔案的保存價(jià)值;銷毀過期檔案;編制各種檢索工具;精心保管檔案,盡可能延長(zhǎng)檔案壽命,保證每一份檔案的安全;統(tǒng)計(jì)檔案情況;編研檔案資料,努力為利用者提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校工作提供參考。　　在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中,最為關(guān)鍵的是兼職檔案員。檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用、編研八大環(huán)節(jié)中,收集和整理是檔案的形成環(huán)節(jié)。也就是說,只有經(jīng)過收集和整理(分類、編頁、填寫卷內(nèi)目錄

4、和備考表、裝訂、擬寫案卷題名),才能形成檔案,而這最為關(guān)鍵、最為基礎(chǔ)的兩項(xiàng)工作是由兼職檔案員來完成的。因此,文件的形成是否規(guī)范、各類檔案的收集是否完整、分類是否科學(xué)、案卷質(zhì)量是否達(dá)標(biāo),都直接影響全校檔案工作的水平。如果沒有一支過硬的兼職檔案員隊(duì)伍,檔案工作肯定是搞不好的?！　∧壳皝碚f,兼職檔案員的文化知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)層次差別很大,其特點(diǎn)是兼職任務(wù)多,日常工作繁雜,處理文件時(shí)間少,工作變化頻繁,專業(yè)知識(shí)少,難以專心搞好歸檔工作。由于檔案工作效果難以立竿見影,不易引起大家的重視,而常被其他工作擠掉。他們默默無聞地做著分類、編

5、頁等繁瑣工作,卻又不被別人理解。而且,兼職檔案員絕大多數(shù)沒學(xué)過檔案專業(yè),所以業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低,新手尤其如此,這直接影響著檔案工作的質(zhì)量。但他們的優(yōu)點(diǎn)是基本素質(zhì)較好,文化程度高,學(xué)習(xí)熱情高,因此,有計(jì)劃、有針對(duì)性地培養(yǎng)、建設(shè)一支高素質(zhì)的能夠適應(yīng)現(xiàn)代化高校檔案工作需要的兼職檔案干部隊(duì)伍,不僅是當(dāng)務(wù)之急,而且也是可以做到的?！　　　《?、加強(qiáng)兼職檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)　　　　(一)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)對(duì)兼職檔案干部的專業(yè)思想教育　　一般來說,兼職檔案員工作主動(dòng)性較差,究其原因,一是對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,二是日常的文書檔案工作

6、得不到大家的理解和支持。為此,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和支持兼職檔案員的工作,進(jìn)行職業(yè)教育,鼓勵(lì)他們樹立專業(yè)思想,想方設(shè)法為兼職檔案員做好文檔工作提供時(shí)間、創(chuàng)造條件,調(diào)動(dòng)其工作積極性,喚起工作熱情。　　(二)開展各種形式的宣傳工作,增強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識(shí)　　增強(qiáng)檔案意識(shí)不但要加大宣傳力度,還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》、《山東省檔案條例》更加深入人心,我們先后舉辦了兩次《檔案法》知識(shí)考試,把《檔案法》、《山東省檔案條例》及有關(guān)宣傳材料發(fā)到每一個(gè)兼職檔案員和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)的手中,做到人手

7、一份;不定期的在校報(bào)上登載檔案知識(shí),并通過校報(bào)及時(shí)報(bào)道檔案工作新動(dòng)態(tài)。通過持久的宣傳工作,全校教職工普遍對(duì)檔案和檔案工作有了新的認(rèn)識(shí)。在學(xué)校里形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,一級(jí)抓一級(jí),上下齊努力的良好大環(huán)境。　　(三)努力提高兼職檔案干部的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作能力　　1、舉辦培訓(xùn)班,對(duì)兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)　　針對(duì)兼職檔案員日常工作繁多、工作變動(dòng)頻繁、新手多、專業(yè)水平低等特點(diǎn),要有目的地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先要循序漸進(jìn),加強(qiáng)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)教育和基本應(yīng)用技能的教育,適當(dāng)減少純理論知識(shí)的介紹,急需什么講什么,切實(shí)提高專業(yè)知識(shí)水平。針對(duì)不

8、斷更換的新上崗兼職檔案員要進(jìn)行檔案管理的基本知識(shí)和基本技能、實(shí)際操作方法、文件價(jià)值鑒定的原則和方法等內(nèi)容的培訓(xùn);針對(duì)不同門類檔案的實(shí)體管理要進(jìn)行教學(xué)檔案、黨政管理檔案、實(shí)物檔案、多媒體檔案等的培訓(xùn)?！　〉侨绻嘤?xùn)方法不當(dāng),要求不嚴(yán),學(xué)習(xí)后不復(fù)習(xí)又不實(shí)踐,不久便會(huì)忘記,到用時(shí)又不會(huì),肯定影響工作。因此,對(duì)于一年一次的立卷工作來講,