事業(yè)單位檔案管理中常見問題及對策

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1、事業(yè)單位檔案管理中常見問題及對策尹文菊深圳市坪山新區(qū)建設(shè)管理服務(wù)中心廣東深圳518000摘要：檔案管理能保障事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有效運(yùn)轉(zhuǎn)，因此，提高檔案管理的科學(xué)化水平，對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要意義。木文闡述了事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要意義，指出了我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并提出了推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的若干建議，以望能為我國事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理科學(xué)化提供參考。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策引言隨著社會的不斷進(jìn)步，我國事業(yè)單位檔案管理工作的缺陷也日益凸顯，如何保證事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化發(fā)

2、展，保障事業(yè)單位檔案管理有序高效進(jìn)行已成為事業(yè)單位亟需思考解決的問題。對此，筆者針對我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，提出了若干思考。1事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要意義檔案管理是國家檔案事業(yè)最基木的組成部分，對事業(yè)單位的工作和牛產(chǎn)乃至整個社會也有著重要意義。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化，提高事業(yè)單位檔案管理的水平有著重要的意義。(1)實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是社會發(fā)展的必然要求。隨著媒體設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們的?；罘绞桨l(fā)牛了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)被時代淘汰，實(shí)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化成為了

3、我們目前的新目標(biāo)。為此，我們就必須不斷關(guān)注社會和科技發(fā)展趨勢，努力創(chuàng)新，不斷提高檔案管理科學(xué)化水平。(2)實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是事業(yè)單位高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行的必要保障。檔案管理其實(shí)質(zhì)是一個事業(yè)單位發(fā)展歷史的重要體現(xiàn)，它包含了該單位過去工作活動情況的真實(shí)記錄。從領(lǐng)導(dǎo)和決策者角度來看，一方面他們可以從檔案管理中全面了解單位的基本情況，并根據(jù)單位實(shí)際情況及吋調(diào)整和制定單位發(fā)展戰(zhàn)略;另一方面他們也能從檔案中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高選拔效率。從基層工作人員來看,檔案就是個人的一個成長記錄，他們可以根據(jù)自身檔案對自己過去工作有

4、充分的認(rèn)識，適吋調(diào)整目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)自我提升。(1)科學(xué)化的檔案管理是事業(yè)單位深化改革的重要保證。隨著事業(yè)單位的深化改革，政務(wù)公開、財(cái)務(wù)公開、人員公開成為了新吋代的要求，這就離不開一個系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度。社會各界可以從單位檔案一窺其歷史發(fā)展面貌，一方面可以對其進(jìn)行有效的監(jiān)督，另一方面又可以選擇優(yōu)秀的事業(yè)單位進(jìn)行合作，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。2事業(yè)單位檔案管理中的常見問題(1)檔案管理制度不夠完善，檔案管理重視度不足。雖然人多數(shù)行政單位有相關(guān)的管理制度，但是執(zhí)行力度和監(jiān)督力度明顯不夠，最終制度流于形式。此外，檔案

5、管理作為一項(xiàng)枯燥乏味的基礎(chǔ)性工作，由于不容易取得明顯成績，許多領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不加重視。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理是幕后工作，不屬于任期考核的項(xiàng)目，沒有必要為此大張旗鼓。工作人員則認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)不重視的工作就是不重要，檔案管理工作只是一個簡單抄寫和分類保管的事務(wù)。雙方面的不重視導(dǎo)致了檔案管理工作長期處于被動狀態(tài)，科學(xué)化更是不被提及。(2)檔案管理設(shè)施陳1口，資金投入不足。正因?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員對檔案管理工作不夠重視，以至于領(lǐng)導(dǎo)在為單位統(tǒng)一置辦或更換設(shè)施時，忽略了檔案管理這一塊，這就導(dǎo)致了檔案管理的工作環(huán)境簡陋，

6、設(shè)備落后。比如,檔案室年久失修，檔案柜破1口不堪，依I口使用紙質(zhì)檔案，缺乏現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。這些又進(jìn)一步促使了工作人員缺乏工作積極性，久而久之，形成了惡性循環(huán)。(3)檔案工作人員綜合素質(zhì)不高。檔案管理是一項(xiàng)比較繁瑣、冗雜的工作，對專業(yè)性和連續(xù)性都有較高的要求，如果沒有一定人力、物力、財(cái)力的投入，就很難有成效。事業(yè)單位在改革過程中，人員編制大幅縮減，加之聘用制度的流行，部門流動性大幅增強(qiáng)，很多非專業(yè)人員被安排去從事檔案管理工作，或者剛剛熟悉檔案管理工作，又被調(diào)去其他部門，這既不利于檔案管理水平的提高，

7、又不利于檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提升。(1)檔案管理信息化程度不高，檢索效率低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化成為了信息吋代的必然要求。盡管如此，一些事業(yè)單位依然沒有屬于自己的檔案管理系統(tǒng)，有些單位盡管有了類似的系統(tǒng)，但卻沒有配備相應(yīng)的管理人員去靈活運(yùn)用，最終流于形式。更有甚者，一些事業(yè)單位習(xí)慣于純手工操作，檔案的利用依I口依賴于紙質(zhì)查閱，這不僅不利于檔案的長期保存，也讓工作效率大打折扣。這些原因直接導(dǎo)致了檔案的檢索效率低，大量的人力物力被浪費(fèi)。3推進(jìn)爭業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的對策(1)建立健全檔案管理制度，

8、加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳，充分講解與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，并結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，制定一套既對領(lǐng)導(dǎo)有約束力，又對普通職員有強(qiáng)制性的規(guī)章制度，責(zé)任明確到人，在定期考核中，如有不按照規(guī)章制度辦事的行為，必嚴(yán)懲不貸。(2)加大資金投入，營造良好的檔案工作環(huán)境。行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，加大人力和財(cái)力投入，改