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《流程優(yōu)化六步法新舊流程切換》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。
1、流程優(yōu)化六步法：新舊流程切換 編制相關(guān)制度文件 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該安排流程所有者完成新流程文件的編寫。總體的原則是讓流程的所有者編寫。項(xiàng)目組千萬不可以“越俎代庖”，除非項(xiàng)目組成員同時(shí)又是流程所有者。因?yàn)榭紤]到新流程上線后可能還存在一些問題需要進(jìn)一步完善制度，所以此時(shí)制度文件無須發(fā)布?！ ∨嘤?xùn)宣貫 編制培訓(xùn)計(jì)劃并實(shí)施。讓操作者了解操作的變化固然重要，了解變化的原則更重要。只有他們了解為何做此轉(zhuǎn)變以及轉(zhuǎn)變的原則的時(shí)候，他們執(zhí)行才會(huì)真正到位?！ 〃古嘤?xùn)教師 如果涉及到IT開發(fā)，一般會(huì)有兩個(gè)老師:業(yè)務(wù)方及IT開發(fā)方。 ü培訓(xùn)對(duì)象 一般我們強(qiáng)烈要求針對(duì)每一個(gè)崗位都做專門培訓(xùn)。這對(duì)于新流程的落地
2、很重要。 ü培訓(xùn)時(shí)間 要充分考慮培訓(xùn)對(duì)象的工作安排。有些崗位可能上午比較繁忙，而有些崗位則下午比較繁忙?！ 〃古嘤?xùn)教材： 一般培訓(xùn)教材包括制度和操作手冊(cè)兩部分。不過，有些大型項(xiàng)目會(huì)專門設(shè)計(jì)PPT培訓(xùn)教程，有時(shí)候甚至針對(duì)不同崗位開發(fā)不同教程。 ü培訓(xùn)方式： 最常見的集中培訓(xùn)方式：Email、電話會(huì)議、現(xiàn)場培訓(xùn)?！ ♂槍?duì)優(yōu)化前后變化不大的崗位，或者說已經(jīng)由系統(tǒng)可以控制的崗位，可以考慮采取Email的方式。如果跨很多異地分公司的話，可以考慮采用電話會(huì)議的方式。如果項(xiàng)目重要度比較高、變化比較大，經(jīng)常會(huì)采用現(xiàn)場的方式。事實(shí)上，有很多項(xiàng)目會(huì)同時(shí)采取2種以上的培訓(xùn)方式?！ 〃古嘤?xùn)批次： 有時(shí)
3、候可能采取所有崗位一起培訓(xùn)的方式，而有時(shí)候可能需要分不同的崗位單獨(dú)培訓(xùn)?！ 〃古嘤?xùn)效果評(píng)估 培訓(xùn)的時(shí)候，學(xué)員經(jīng)常表示沒有問題。其實(shí)，往往使他們還沒想到問題，或者說想拖延到正式上線再考慮。所以，在培訓(xùn)的時(shí)候就需要驗(yàn)證學(xué)員對(duì)新流程的掌握情況。一般可以采取讓學(xué)員復(fù)述的方式驗(yàn)證。特別重要的優(yōu)化項(xiàng)目甚至?xí)钥季淼姆绞竭M(jìn)行?！ ⌒铝鞒躺暇€ 一般新流程的上線，需要召開上線啟動(dòng)會(huì)，就上線的相關(guān)事宜進(jìn)行部署。比如：上線的時(shí)間、上線的范圍、上線的策略、風(fēng)險(xiǎn)控制等關(guān)鍵問題?！ ∪缓?，項(xiàng)目組要給所有相關(guān)人員，包括管理則和實(shí)操著發(fā)出上線通知。因?yàn)楹芏嗳耸堑谝淮瘟私膺@個(gè)項(xiàng)目，所以上線通知一般應(yīng)該包括下面這些信息：
4、 l項(xiàng)目背景 l流程重要的變更點(diǎn)：簡略提煉一下重要優(yōu)化點(diǎn)?！ 涉及崗位職責(zé)或操作變更：根據(jù)崗位分別詳細(xì)列舉職責(zé)及操作變更點(diǎn)?！ 上線時(shí)間 l上線范圍及策略：先試點(diǎn)還是直接全面鋪開，一般優(yōu)化比較大、覆蓋面比較廣、風(fēng)險(xiǎn)較大的項(xiàng)目都采取試點(diǎn)的方式，比如讓一個(gè)分公司先上?！ 附帶新流程文件及操作手冊(cè) l問題的接口人：分為業(yè)務(wù)接口人(又分不同崗位代表，一般是項(xiàng)目組成員)和系統(tǒng)接口人及異常情況處理接口人。 很多人都認(rèn)為，一旦新流程上線項(xiàng)目組的工作就結(jié)束啦。這絕對(duì)是一個(gè)非常大的錯(cuò)誤，雖然我們?cè)僭缫苍?jīng)犯同樣的錯(cuò)誤。之前無論是《流程優(yōu)化方案》或是《IT解決方案》都是基于管理層面設(shè)計(jì)的，及時(shí)
5、設(shè)計(jì)到很多實(shí)操方面的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的需求也是來源于一些崗位代表。業(yè)務(wù)運(yùn)作真實(shí)的復(fù)雜性往往會(huì)超過我們的想象?！ ∷?，新流程上線并不代表項(xiàng)目組工作的結(jié)束，現(xiàn)在才剛剛到檢驗(yàn)解決方案是否足夠全面、是否足夠細(xì)化、是否真正可行的時(shí)刻。 但，有一個(gè)問題是，項(xiàng)目組成員分散各個(gè)崗位，很多問題得不到統(tǒng)一的反饋和處理。所以，這就是為何我們根據(jù)失敗的經(jīng)驗(yàn)設(shè)立“問題接口人”的原因。而且，這個(gè)階段也正是充分發(fā)揮項(xiàng)目秘書重要作用的時(shí)候。他要主動(dòng)與每個(gè)“問題接口人”了解反饋的問題，以及每個(gè)問題的端到端地跟進(jìn)解決。還需要，定期抽取部分用戶，聽聽用戶真實(shí)的反饋。有時(shí)候很奇怪，明明使用過程中存在問題，但很多人卻不愿意主動(dòng)反饋問
6、題，等你電話回訪的時(shí)候，他卻滿肚子“委屈”。所以定期的用戶回訪是非常重要的?！ ×硗?，項(xiàng)目秘書應(yīng)該把所有已發(fā)現(xiàn)的問題匯集在一起，務(wù)必做到每個(gè)問題得到妥善處理。我們一般使用下面這個(gè)表格。也許有人不以為然，覺得設(shè)計(jì)此表格多此一舉，有人EMAIL反饋問題直接解決就是啦。這聽起來的確有點(diǎn)道理，而且事實(shí)上我們也曾經(jīng)這樣認(rèn)為。不過，在經(jīng)歷過多次上線不順暢的經(jīng)歷后，我們發(fā)現(xiàn)此表的魅力所在。 首先，此表本身表達(dá)了所有問題都需要PDCA閉環(huán)解決。這對(duì)于不同風(fēng)格的項(xiàng)目經(jīng)理而言，可以起到一個(gè)規(guī)范和約束的作用。如果你口頭要求各項(xiàng)目經(jīng)理閉環(huán)解決上線出現(xiàn)的問題，那么就不如直接要求他們使用此表格?！ ∑浯危芏鄦栴}并
7、不一定能立馬解決，所以如果僅僅是用EMAIL溝通來溝通去，不但很難跟進(jìn)每一個(gè)問題的處理狀態(tài)，而且很容易混淆。而且，信息很容易被分散，此表就可以起到很好的信息共享的作用?！ ∫粋€(gè)小竅門：在推廣此工具的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)幾個(gè)現(xiàn)象。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)此往往第一感覺不屑一顧，因?yàn)樗麄円呀?jīng)習(xí)慣了郵件等工具。你突然給他一個(gè)表格約束他，他很不習(xí)慣。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，有三個(gè)做法可以采用： 1、給他們推薦此表格時(shí)一定要直接給他一個(gè)之前其他項(xiàng)目用過的，不要
