流程優(yōu)化六步法流程優(yōu)化項(xiàng)目推進(jìn)的方式

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1、流程優(yōu)化六步法：流程優(yōu)化項(xiàng)目推進(jìn)的方式　　通過(guò)對(duì)“流程優(yōu)化六步法”的解讀，我們學(xué)會(huì)了一個(gè)完整的流程優(yōu)化項(xiàng)目如何開(kāi)展的方法。還有一個(gè)問(wèn)題還需說(shuō)明，那就是掌握了方法后，如何有效實(shí)施呢?　　一般推進(jìn)項(xiàng)目組工作的方式不外乎幾種：會(huì)議、Email、電話。其中會(huì)議的方式最重要，也最有效。也有很多人不習(xí)慣會(huì)議，認(rèn)為很多事本來(lái)是一個(gè)Email搞定的事情為何一定要通過(guò)會(huì)議形式，但經(jīng)驗(yàn)證明，Email能搞定的事一般僅限于發(fā)布、通知等事務(wù)，但并不適宜做一些比如決策、方案設(shè)計(jì)、問(wèn)題描述及分析等大量的流程優(yōu)化工作?！　∮袝r(shí)候，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)困境的時(shí)候，有些項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常提議說(shuō)“我們

2、開(kāi)個(gè)會(huì)吧”，我們認(rèn)為這絕對(duì)是一個(gè)絕佳的主意，相信團(tuán)隊(duì)的力量。所以，如何高效地運(yùn)用會(huì)議開(kāi)展流程優(yōu)化項(xiàng)目是非常關(guān)鍵的。我們這里不詳談?wù)撎嗉?xì)節(jié)，這不是我們此章節(jié)的重點(diǎn)，而且我們也不是會(huì)議管理專家。我們只是想把與流程優(yōu)化項(xiàng)目這種特性會(huì)議相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)點(diǎn)提煉一下?！　會(huì)議前，項(xiàng)目經(jīng)理一定要想好會(huì)議議題，即要確定至少要解決的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。以防無(wú)目的的討論或陷入細(xì)節(jié);　　n會(huì)議前一定要電話確保與重要會(huì)議議題的相關(guān)成員到場(chǎng)，否則不如改期。反過(guò)來(lái)說(shuō)，無(wú)須等所有成員有空才組織會(huì)議，關(guān)鍵是確保問(wèn)題能夠得到?jīng)Q策解決;　　n因?yàn)楣ぷ鞣泵Φ雀鞣N無(wú)法預(yù)計(jì)的原因，各工作跟進(jìn)人可能無(wú)

3、法預(yù)期按時(shí)完成。所以要及時(shí)提醒和跟進(jìn)各工作的進(jìn)展情況。而且會(huì)議之前項(xiàng)目經(jīng)理要確認(rèn)所有上次會(huì)議需跟進(jìn)的重要工作已經(jīng)完成，不要把檢查和評(píng)估工作完成情況帶到會(huì)議上討論。時(shí)刻注意大家的時(shí)間是寶貴的，大家的積極性、參與度和配合度與高效高產(chǎn)出的會(huì)議組織是有關(guān)系的;　　n會(huì)議時(shí)間是有限的，所以不要把所有的討論都留到會(huì)議上。會(huì)議上只適合討論二件事：A制定解決方案和思路B重大問(wèn)題決策;　　n會(huì)議不是項(xiàng)目進(jìn)展的唯一推動(dòng)方法。會(huì)議的價(jià)值關(guān)鍵在于決策。大量的現(xiàn)狀描述、初步調(diào)研、意見(jiàn)收集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研需要會(huì)議外解決;　　n會(huì)議一定要從REVIEW上次會(huì)議跟進(jìn)事項(xiàng)開(kāi)始

4、，否則會(huì)議的價(jià)值會(huì)大打折扣;　　n會(huì)議結(jié)束時(shí)，一定要留出時(shí)間，總結(jié)會(huì)議的達(dá)成共識(shí)點(diǎn)，并做后期工作安排(具體到個(gè)人/完成時(shí)間/基本質(zhì)量要求)，一個(gè)小技巧是每次會(huì)議紀(jì)要都放在同一個(gè)EXCEL中，這樣便于管理和跟進(jìn)?！　×鞒虄?yōu)化項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要　　會(huì)議時(shí)間：2007.7.1010：30-12：30　　會(huì)議地點(diǎn)：第十會(huì)議室　　與會(huì)人員：張三、李四、王五　　會(huì)議紀(jì)要：　　我們一般鼓勵(lì)項(xiàng)目組盡可能采取會(huì)議的形式推進(jìn)工作，而不是電話或Email的方式，還有一些其他原因。比如，在電話和Email方式下，各項(xiàng)目成員的參與度是非常有限的。而且在今天Email飛來(lái)飛去的辦公環(huán)

5、境下，不能及時(shí)或者不查看部分Email是非常正常的。所以，會(huì)議有利于讓成員拋開(kāi)日常工作的干擾，集中思路探討項(xiàng)目組工作?！　∥覀儼l(fā)現(xiàn)，讓項(xiàng)目組所有成員了解全面的項(xiàng)目組工作進(jìn)展信息是非常有必要的。盡量避免只讓部分項(xiàng)目組成員參加會(huì)議，或者會(huì)議結(jié)果Email給部分小組成員。如果項(xiàng)目組長(zhǎng)期這樣運(yùn)作，很多項(xiàng)目成員的參與度及積極性會(huì)嚴(yán)重受挫，因?yàn)閯e人感覺(jué)自己的角色并不重要，而且因?yàn)椴涣私夂芏喙ぷ鞯那耙蚝蠊?，也不知道如何參與。一旦信息發(fā)生斷續(xù)，項(xiàng)目組之間就會(huì)開(kāi)始產(chǎn)生小團(tuán)體，這很不利于團(tuán)隊(duì)協(xié)作。　　我們就曾經(jīng)聽(tīng)過(guò)某些項(xiàng)目組成員向我們抱怨：“我甚至連項(xiàng)目進(jìn)度都不知道。因

6、為項(xiàng)目經(jīng)理和幾個(gè)項(xiàng)目成員總是私下討論而且也不告訴大家討論結(jié)果?！彼?，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該關(guān)注到這個(gè)問(wèn)題，如果因?yàn)轫?xiàng)目推進(jìn)的方式有問(wèn)題，而導(dǎo)致在最終評(píng)價(jià)項(xiàng)目成員參與度和貢獻(xiàn)度時(shí)獲得低分，這對(duì)項(xiàng)目成員而言是不公平的。