接聽(tīng)電話的禮儀

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1、接聽(tīng)電話的禮儀1、融入笑容的聲音即使你看到和你通話的人,你也要像他們就在你的面前一樣對(duì)待他們。他們一直在注意著你的聲音,包括語(yǔ)調(diào)和心情,你需要把你全部的注意力投入在電話中。你的態(tài)度應(yīng)該是有禮貌的,聲音是適中的、清晰的,柔和的,不要在電話里喊叫或聲音很尖。有趣的是,如果你要使你電話里的聲音好聽(tīng),你試一試帶著微笑,但他聽(tīng)到你的聲音時(shí)就像你在微笑。這個(gè)試驗(yàn)?zāi)悴环猎囋?,非常有效,人們能通過(guò)你的聲音辨別你的心情是快樂(lè)還是煩惱。2、辦公室電話禮儀(1)接聽(tīng)電話在一個(gè)跨國(guó)公司的辦公室里,來(lái)電必須在第二聲鈴響之后訊即接聽(tīng)。

2、公司接電話應(yīng)該是非常正規(guī)的,在禮貌稱呼之后,先主動(dòng)報(bào)出公司或部門的名稱。如:“您好,羽西公司。CanIhelpyou?”如果是一位秘書,則應(yīng)說(shuō):“您好!這里是(某先生∕小姐)辦公室,我是(名字)。CanIhelpyou?”切忌拿起電話劈頭就問(wèn):“喂!找誰(shuí)!”如果一時(shí)騰不出空來(lái),讓電話響了四次以上,拿起電話就應(yīng)先向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起,讓您久等了?!碑?dāng)來(lái)電話的人說(shuō)明找誰(shuí)之后,不外乎三種情況,一是剛好是本人接電話;二是本人在,但不是他接電話;三是他不在辦公室里。第一種情形,說(shuō):“我就是,請(qǐng)問(wèn)您是哪位?”第二種情形

3、,接話人說(shuō):“他要旁邊,請(qǐng)稍候?!钡谌N情形,接話人則說(shuō):“對(duì)不起,他剛好出去。您需要留話嗎?”切忌只說(shuō)一聲“不在”,就把電話掛了,打電話人需要留話,應(yīng)清晰地報(bào)出姓名、單位、回電號(hào)碼和留言,但要注意言語(yǔ)簡(jiǎn)潔,節(jié)約時(shí)間。我常要從美國(guó)打長(zhǎng)途電話到國(guó)內(nèi)找朋友,但因?yàn)樗耐禄蚣胰藳](méi)有禮貌,我不能留言,浪費(fèi)了很多錢和時(shí)間,需要再撥一遍找人。替你的同事留個(gè)言是很容易做到的事,這不難,而后這個(gè)舉手之勞同時(shí)幫助了兩個(gè)人,為什么不做呢?最好在別人方便的時(shí)候打電話給他,而不僅只是你方便的時(shí)候。談話可以這樣開(kāi)始:“現(xiàn)在與您交談

4、合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長(zhǎng)時(shí)間交談。要結(jié)束電話交談時(shí),一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別,說(shuō)一聲“再見(jiàn)”,再掛上電話,不可只管自己講完就掛斷電話。無(wú)論什么原因,電話中斷,首先打電話的人應(yīng)該再撥。如果你和某人在他的辦公室談話,而他突然接到了一個(gè)緊急電話,你應(yīng)該問(wèn):“我該出去一會(huì)嗎?”而他在接電話的時(shí)候也應(yīng)該說(shuō):“對(duì)不起,我一定要接這個(gè)電話?!碑?dāng)你通話時(shí),注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機(jī),請(qǐng)盡量調(diào)輕一點(diǎn)。當(dāng)你打長(zhǎng)途電話給別人請(qǐng)求幫助,正好對(duì)方不在,你應(yīng)該選合適的

5、時(shí)間再打去,最好不要讓對(duì)方回電,因?yàn)閷?duì)方可能會(huì)顧慮到昂貴的電話費(fèi)。如果打電話撥錯(cuò)了號(hào)碼,應(yīng)當(dāng)說(shuō)一聲:“對(duì)不起,我撥錯(cuò)了號(hào)碼?!比绻拥綋苠e(cuò)的電話,應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了,請(qǐng)他重?fù)?,不要使?duì)方難堪。(2)秘書應(yīng)有的電話禮儀如果你用了一個(gè)新秘書,應(yīng)該教你的秘書有一個(gè)良好的電話禮儀,并逐漸把所有要領(lǐng)灌輸給她。首先是讓她不要過(guò)多地參與你的電話,使你幾乎不能直接和來(lái)電人聯(lián)系。為此,作為她的老板,你至少應(yīng)該給她提供如下的名單:你的至親的人_____家人、朋友、醫(yī)生、老師……那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類電話,

6、秘書會(huì)說(shuō):“我知道老板很想立即與你通話?!蹦愕闹匾蛻鬫_____如果你有時(shí)間就和他們通話。如果暫時(shí)沒(méi)有時(shí)間,秘書應(yīng)說(shuō):“我知道老板很想接你的電話,他現(xiàn)在正在接另一個(gè)長(zhǎng)途電話,等他處理完,我會(huì)叫他打回電給你的?!蹦悴幌虢勇?tīng)電話的人____接到這類電話,秘書則說(shuō):“我很抱歉,老板目前仍在開(kāi)會(huì),他沒(méi)有時(shí)間來(lái)接電話。所以我只能建議你把你要說(shuō)的寫封信,然后寄到辦公室來(lái)?!蓖瑫r(shí)要告訴秘書,不要讓任何人等待超過(guò)15秒,如果你不得不持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn),讓他告訴來(lái)電的人你會(huì)在幾分鐘之內(nèi)回電給他!然后務(wù)必要做到。此外,還要教你的

7、秘書怎樣將電話轉(zhuǎn)給其他的人。換句話說(shuō),讓她多了解公司,什么人是負(fù)責(zé)什么事的,以便當(dāng)你不在的時(shí)候,她可以知道將電話轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類問(wèn)題的人。(3)做好電話留言當(dāng)別人給你打電話時(shí),有禮貌的做法是當(dāng)天回電給對(duì)方。但是如果你沒(méi)接到電話,最好是兩天之內(nèi)回電。如果你沒(méi)辦法回電,那么,你應(yīng)該在兩天之內(nèi),請(qǐng)別人替你回電話。在辦公室里,每個(gè)人上班、下班及中間離開(kāi)或外出的時(shí)間都不一樣,當(dāng)接聽(tīng)同事的電話時(shí),要替同事做好電話留言,記下別人的姓名、電話。在這方面我們要互相幫助。在家中也是一樣的。無(wú)論是生活中,還是工作中,我們

8、都應(yīng)當(dāng)多替他人想。現(xiàn)在許多人都在電話上安裝錄音裝置。外出時(shí)將裝置打開(kāi),就可以把打來(lái)的電話留言錄下來(lái)。在錄制自己的話音時(shí),要注意措詞的語(yǔ)調(diào),說(shuō):“對(duì)不起,××現(xiàn)在不在家,請(qǐng)留言?!碑?dāng)你聽(tīng)到留言,應(yīng)該直接說(shuō)出你要留下的信息。留言時(shí),最重要的就是清晰地說(shuō)出你的姓名,慢慢地講出你的回電號(hào)碼和簡(jiǎn)潔的信息,最好將電話號(hào)碼慢慢地重復(fù)一遍。(4)留意時(shí)間差我在美國(guó)的家,有時(shí)候在凌晨5點(diǎn),會(huì)接長(zhǎng)途電話,這實(shí)在是太沒(méi)有禮貌了。打國(guó)際

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