文書檔案管理存在的問題及對策分析

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1、文書檔案管理存在的問題及對策分析【摘要】當(dāng)前檔案的電子化管理越來越普遍，但是還未全血啟用，文書檔案的管理必須要全面提高。本文分析了當(dāng)前文書檔案應(yīng)用電子化的優(yōu)點，同時分析了當(dāng)前文書歸檔的問題及解決對策，以供業(yè)界人士參考。【關(guān)鍵詞】文書檔案；電子化；歸檔1.文書檔案電子化管理的優(yōu)點1.1電子檔案的便于檢索，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電了檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等

2、搜集不完整的問題。1.2信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理。1.3電子傳輸，實現(xiàn)資源的共亨。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費

3、。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。1.文書檔案歸檔存在的問題2.1文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低冃前，文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低是很多檔案單位及大屮型事業(yè)單位中普遍存在的問題，主要體現(xiàn)在：案卷名稱、卷宗分類、文件檔號不規(guī)范等，還經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件的卷宗組卷不規(guī)范，缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象。除此之外，普遍存在的問題是文件檔案檢索的效率較低，目前大多數(shù)單位主要采用兩種類型的檢索方式：即電子檢索和人工檢索，而目前多數(shù)單位選擇的是人工檢索的方法。2.2文書工作與檔案工作的銜接不

4、夠緊密文書工作與檔案工作是對立統(tǒng)一，密不可分的，二者是相互獨立又相互聯(lián)系的，要確保文書與檔案管理工作正常有序開展的方法就是進(jìn)行分體式管理模式。從目前來看，很多單位對文書檔案工作的管理方式是分塊式管理，這種方式在過去的工作中存在一定的優(yōu)勢，但是在實際工作中會使文書與檔案管理Z間的距離越來越大。這就導(dǎo)致很多矛盾和問題出現(xiàn)在文書檔案管理工作中。2.3文書檔案管理的配套設(shè)備不到位一些單位的文書檔案設(shè)備沒有配備齊全，造成硬件設(shè)施服務(wù)不到位、質(zhì)量差，而且相關(guān)部門沒有想辦法去解決，甚至個別單位還沒有設(shè)立專門的檔案室。此外，文書檔案還存

5、在丟失、銷毀和霉變等情況，這是由于沒有及時采取防潮、防濕的舉措，不但影響了檔案的整潔、美觀，還會困擾今后的工作。因此，相關(guān)部門有必要高度重視文書檔案管理的設(shè)施問題,并及時改進(jìn)。2.4文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高文書檔案管理人員是該項工作的直接執(zhí)行者，他們的素質(zhì)直接決定著文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。然而，我國現(xiàn)有從事文書檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍不高。一些單位的檔案管理人員未經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就進(jìn)入檔案部門工作，他們對立卷、檔案分類等基本知識都了解不足；一部分檔案管理人員雖然具備相關(guān)的上崗資格，卻不注重自身知識結(jié)構(gòu)和實際檔

6、案管理水平的提升，特別是隨著辦公自動化的普及，這些檔案管理人員還未意識到掌握計算機技術(shù)對提高自身檔案管理水平的重要性。文書檔案的工作人員不僅需要提高口身的工作素質(zhì)，思想素質(zhì)也有待提升。3.加強對文書檔案歸檔要求方面的管理為更有效的對文書檔案進(jìn)行管理，及時歸檔是必不可少的前提條件。文書檔案歸檔要求主要是指對歸檔文件鑒定與整理質(zhì)量的要求。2.1建議將歸檔章位置蓋在文件左上方最佳歸檔章加蓋的位置應(yīng)以左上方為宜，并應(yīng)定量規(guī)定其上邊距及左邊距，建議以1?5厘米左右為佳。如此改進(jìn)之后，當(dāng)要調(diào)取某件檔案時，只需要將該盒檔案從盒內(nèi)抽出三

7、分之一寬度就能輕松地查到件號，不但能在短時間內(nèi)準(zhǔn)確地找到所要查找的文件，而且只需要將該件單獨抽出即可，不必抽出整盒檔案。同時也符合《歸檔文件的整理方法》第6條規(guī)定。對于部分特殊的歸檔件，建議：塑裝、皮裝的會議記錄本，盡量保持其原貌，不必拆裝，歸檔章加蓋在扉頁上端適當(dāng)位置即可；需要折疊的大規(guī)格圖表，按A4規(guī)格折疊，將歸檔章蓋在左上方指定范圍；橫向排版的A4型圖表，建議歸檔章加蓋在表頭右上端，方向與表格方向平行，保持歸檔章的文字方向與表格文字方向相一致，使得版面統(tǒng)一，裝盒時表頭齊左，因而其歸檔章也在左上方，雖然歸檔章的方向發(fā)

8、生90度的轉(zhuǎn)向，但不影響整體效果和查閱利用。3.2建議推廣紙封套袋裝法文件的裝訂方式采用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?D無酸紙封套袋裝法值得推廣。此方法有以下優(yōu)點：以件為單元，無論文件厚薄，一件一袋，層次分明；不損傷文件，復(fù)印掃描都很方便；成本低，比較于不銹鋼夾而言占據(jù)空間較少;便于以后數(shù)字化時的拆裝掃描，有利于保護(hù)檔案原件不受損害。