文件記錄管理制度

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1、文件記錄管理制度43.1總則43.1.1為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)公文的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我礦實際，特制定本制度。43.1.2文件管理內(nèi)容：上級黨政機關(guān)、上級行業(yè)主管部門來文；同級單位來文；本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。43.1.3本單位的各類文件（黨委和行政）統(tǒng)一由辦公室歸口管理。43.2收文的管理43.2.1公文的簽收1）簽收文件時，要檢查收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收；2）簽收文件時，要對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核

2、對，如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口，應(yīng)及時報告分管領(lǐng)導(dǎo)；3）簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時間。43.2.2文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細登記。登記項目一般包括：收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號、文件標(biāo)題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結(jié)束后應(yīng)交辦公室保管，個人不得存放。43.2.3文件的閱批與分轉(zhuǎn)1）凡正式文件應(yīng)附上“文件處理傳閱單”，由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由文書分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文

3、件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。2）為加速文件運轉(zhuǎn)，文書就在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。43.2.4文件的傳閱1）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看；2）閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給文書，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)，如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理

4、有關(guān)事宜；3）文件閱完后，應(yīng)交給文書，切忌橫傳。43.3發(fā)文的管理43.3.1辦公室負責(zé)文件的上報下發(fā)，各基層區(qū)隊和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。43.3.2發(fā)文的范圍：凡是以梅花井煤礦黨政名義上報、下發(fā)的各種文件均屬發(fā)文范圍。43.3.3發(fā)文的程序1）各職能部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；2）辦公室同意發(fā)文后，由職能部門草擬文稿。文搞擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人；3）部門負責(zé)人核稿并簽字；4）辦公室文書對文稿內(nèi)容、格式進行把關(guān)，確

5、定分發(fā)或報送份數(shù)，辦公室主任進行審核；5）文書將文稿送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；6）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交由文書統(tǒng)一編號送打字室打??；7）文件打印清樣，應(yīng)由核稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；8）文件打完后，由文書向領(lǐng)導(dǎo)請示是否需要在公司網(wǎng)站公布，如果需要，則上傳文件。43.4文件的借閱和清退43.4.1文件的借閱1）需要留用的文件，需要向辦公室辦理借閱手續(xù)，明確責(zé)任人借閱時間和歸還時間；2）借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復(fù)印，不能轉(zhuǎn)借他人，絕密文件在指定地點閱讀。43.4.2文件的清退1）文書應(yīng)定期對事情已經(jīng)

6、辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告；2）清退時要加蓋清退戳記，保存好《文件清退單》。43.5文件的立卷歸檔1）文件歸檔工作依照《檔案法》和神華寧煤集團公司檔案管理制度及時整理（立卷）、歸檔；2）聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件和其他形式的文件副本；3）存檔時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；4）要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重

7、要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。43.6文件的銷毀1）對已不具備歸檔和存查價值的文件應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)辦公室主任審核批準(zhǔn)后，可以銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場所，由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。下發(fā)至各基層區(qū)隊、部室的無密級文件由其自行銷毀，并向辦公室上報銷毀清單；2）對于違反文件管理制度并造成影響和損失的人員，視情節(jié)輕重，給予行政處罰和經(jīng)濟處罰，由辦公室拿出具體處理意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后進行處罰。43.7解釋權(quán)歸辦公室。