文件記錄管理制度下載.doc

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1、1目的為完善文件管理，保證質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行，為產(chǎn)殆質(zhì)量滿足規(guī)定的要求提供證據(jù)，為采取糾正和預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。2適用范圍2.1本文件適用于質(zhì)量管理體系所要求的所有受控文件和表單記錄的管理；2.2本公司文件、公文管理、財(cái)務(wù)管理文件不在本文件管理范圍之內(nèi)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理；3術(shù)語和定義3?1本文件規(guī)定了文件記錄的形式、填寫、標(biāo)識、收集、提供、查閱、借閱、保存、保質(zhì)期、銷毀。3.2表單記錄：以表單形式形成的記錄，為質(zhì)量管理體系關(guān)鍵受控記錄。3.3部門文件記錄保管員：按照本文件要求管理、保管木部門文件記錄的人員。4職責(zé)和權(quán)限4?1各部門負(fù)責(zé)對

2、本部門文件記錄進(jìn)行控制管理，色括記錄的形式、標(biāo)識、收集、查閱、借閱、歸檔儲存等，必要時(shí)形成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。4.2培訓(xùn)小心負(fù)責(zé)匯總編制《質(zhì)量管理文件記錄清單》，保存相關(guān)文件記錄的編制修改記錄，保存各類文件原件和電子版本，記錄的樣本，并確定匯總記錄的有效期，保證公司使用的文件記錄為最新版本。監(jiān)督程序文件的實(shí)施、檢查工作。5相關(guān)文件和表格5.1《文件記錄控制程序》5.2《文件記錄需求申請單》5.3《修改記錄表》5.4《質(zhì)量管理文件記錄清單》5.5《記錄保存一覽表》5.6《表單銷毀記錄》6本文件管理文件責(zé)任部門：培訓(xùn)屮心文件負(fù)責(zé)人：文件負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人，指定人員負(fù)責(zé)或自己負(fù)責(zé)本部門文件。

3、為文件負(fù)責(zé)人離職、離崗吋，本文件由部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)。文件培訓(xùn)人：文件編修管理員。文件解釋部門：培訓(xùn)屮心內(nèi)容相關(guān)程序表單7文件內(nèi)容7.1文件記錄的策劃和修改依據(jù)《文件記錄控制程序》執(zhí)行。7.2記錄的形式7.2.1記錄的形式可以是表格、卡片、圖表、報(bào)告；也可以是拷貝的光盤、磁帶、軟盤、硬盤或膠片等，表單記錄的形式和記錄信息應(yīng)便于統(tǒng)計(jì)分析，本文重點(diǎn)為表格記錄的管理。7.3表格記錄填寫要求7.3.1表格記錄使用填寫吋應(yīng)確保與生產(chǎn)活動(dòng)和體系運(yùn)行同步，不得后補(bǔ)。7.3.2表單記錄的內(nèi)容不得隨意修改，必需修改吋，應(yīng)將該項(xiàng)雙杠劃去，將正確內(nèi)容填寫于旁邊，并在旁邊簽名、注明修

4、改日期。7.3.3表單記錄填寫內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、填寫完整、簽字齊全。7.3.4具有填寫日期、填寫人、審核人簽字的記錄才為有效記錄，記錄應(yīng)有第二方審核，必要吋進(jìn)行第三方審核。7.3.5表單記錄內(nèi)容靠左填寫，填寫不得空白，無內(nèi)容欄打“/”。7.4文件記錄的標(biāo)識7.4.1管理體系運(yùn)行所形成的文件記錄，均按《文件記錄控制程序》屮規(guī)定的編錯(cuò)誤！鏈接無效。錯(cuò)誤！鏈接無效。錯(cuò)誤！鏈接無效。號規(guī)則進(jìn)行編號標(biāo)識。凡國家、行業(yè)、顧客等外來文件記錄直接沿用不再編號。7.3.6表格記錄應(yīng)標(biāo)識名稱、日期等內(nèi)容，便于收集、整理、查找。7.5記錄的收集7.5.1各部門文件記錄保管員應(yīng)及吋收集、匯

5、總本部門所使用的各類記錄，保持順序號或口期、頁碼的連續(xù)，便于查閱。7.5.2對于體系文件規(guī)定的表單記錄，按照編號、H期，定期進(jìn)行整理、分類、編制H7.6文件記錄的提供、查閱、借閱7.6.1需向顧客提供文件記錄吋，按照《文件記錄控制程序》要求，填寫《文件需求申請單》，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可提供其復(fù)印件，不得提供原件。7.6.2內(nèi)部人員查閱、借閱、索取記錄復(fù)印件，需經(jīng)過記錄保管部門負(fù)責(zé)人同意，可在記錄保存處查閱所需記錄，借閱記錄吋應(yīng)做借閱登記并限期歸還。任何人員不得索要記錄原件。7.6.3外來人員查閱記錄，需經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后查閱。一般外部人員不得借閱歸檔記錄，特殊情況需借

6、閱時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.6.4借閱的記錄不得涂改、損壞或丟失，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。7.7文件記錄的保存7.7.1文件記錄匯總及歸口保存7.7.1.1培訓(xùn)屮心按照《文件記錄控制程序》對公司質(zhì)量體系文件進(jìn)行受控，文件由培訓(xùn)屮心統(tǒng)一發(fā)放回收，并保存最新紙制版本原件和電子版本。7.7.1.2記錄的最新版本由培訓(xùn)屮心進(jìn)行受控，并發(fā)布記錄最新版本，保存更新記錄樣本。7.7.1.3培訓(xùn)屮心保存編制修改不同版本的文件記錄，并將修改內(nèi)容記錄于相關(guān)文件的《修改記錄表》屮，并監(jiān)督檢查各部門使用最新有效版本的文件記錄。7.7.1.4文件編修管理員將質(zhì)量管理體系文件記錄的最新版本匯總于《質(zhì)量管理

7、文件記錄清單》屮。新增修改文件記錄時(shí)同步更新《質(zhì)量管理文件記錄清單》?！顿|(zhì)量管理文件記錄清單》形式應(yīng)為電子版本，將其文件記錄名稱與各文件記錄電子版本相鏈接，以便于及吋更新《質(zhì)量管理文件記錄清單》。7.7.1.5各部門應(yīng)對木部門記錄按照7.3節(jié)要求收集整理并保存，并按7.6.保管好培訓(xùn)屮心發(fā)放的文件。7.7.1?6各部門應(yīng)對培訓(xùn)小心發(fā)放的文件記錄編制H錄，并指定專人保管文件記錄。錯(cuò)誤！鏈接無效。7.7.2文件的保管要求錯(cuò)誤！鏈接無效。7.7.2.1文件管理員將質(zhì)量管理體系運(yùn)行的文件發(fā)放到各部門，各部門按照文件規(guī)定執(zhí)行的同時(shí)應(yīng)保管