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《質(zhì)量文件記錄管理制度.doc》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。
1、版次：D編號分發(fā)號：*****************管理標準編號質(zhì)量文件記錄管理制度版本號：A受控狀態(tài)：2022-03-1發(fā)布2022-5-1實施****************發(fā)布版次：D編號1前言本規(guī)定為規(guī)范記錄管理而編制《記錄文件管理制度》。本規(guī)定由質(zhì)量部提出，質(zhì)量部歸口。為便于理解，將歷次修訂記錄保留如下。本規(guī)定由質(zhì)量部起草，主要起草人：****自本文件下發(fā)之日起實施。2目的為規(guī)范原始記錄管理，加強對各類記錄的有效控制，進一步規(guī)范記錄的填寫，體現(xiàn)記錄的原始性、準確性和可追溯性，特制定本制度。?3適用范圍?適
2、用于與公司生產(chǎn)管理有關(guān)的所有記錄。?4職權(quán)和職責??1.生產(chǎn)部、質(zhì)量部及相關(guān)部門的點檢作業(yè)區(qū)、質(zhì)檢作業(yè)區(qū)負責各自的記錄填寫、貯存和保管。2.管理部負責記錄需要委托印刷等日常管理。???版次：D編號5管理標準和管理要求?1.原始記錄是公司的一項重要的基礎(chǔ)工作，要使公司原始記錄的設(shè)計、印刷更加規(guī)范。2.記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果。?3.對記錄的每一項要進行評審和取舍，選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄項。?4.在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應(yīng)考慮使用者的填寫方便。5.應(yīng)盡量采用國際
3、、國內(nèi)或行業(yè)標準，參考先進公司的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化。6.在建立管理體系和修訂過程中，應(yīng)當對現(xiàn)行的記錄進行清理，廢除多余的記錄，修改不適用的記錄，同時應(yīng)按要求統(tǒng)一編號。?7.對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當是固定的，不能隨意變更，以免造成混亂。??8.?記錄的建立、更改、委托印刷?8.1記錄的建立、更改由主管部門或使用部門提出，委托印刷由使用部門提出。記錄的建立、更改、印刷量須經(jīng)主管部門對記錄的內(nèi)容、使用量等方面審核后執(zhí)行。?8.2生產(chǎn)部負責對生產(chǎn)現(xiàn)場相關(guān)記錄表格的統(tǒng)一編號后再委托印刷。8.3委托印刷至少在
4、一個月前提出，原則上一次印刷量控制半年左右的使用量。?版次：D編號8.4綜合管理部在接受委托印刷時須憑有效審批手續(xù)，方可實施印刷。??9.記錄的分類及編號??1）部門類別取其簡稱，如：生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)量等。?2）記錄類別根據(jù)本標準分為原始記錄（記錄）、臺帳、報告、圖表、照片，以及電子媒體的記錄等。?10.記錄的設(shè)置?1）各部門根據(jù)工作重要性和必要性設(shè)置記錄的類別，原則是同一專業(yè)或部門記錄項目不重復(fù)、不交叉，有利于記錄信息共享。?2）設(shè)計記錄項目應(yīng)合理、簡單明確，具有:期、質(zhì)、量的要求，便于見證業(yè)務(wù)活動的痕跡，便于統(tǒng)計分
5、析。?3）記錄表一般應(yīng)設(shè)置填表部門、填表人、審核人、日期等項欄目，使之具有可追溯性。?4）記錄保存期可根據(jù)的用途及實際需要和重要程度規(guī)定其保存年限。5）對于公司和國內(nèi)外行業(yè)標準的通用記錄表，可直接使用。?6）記錄的標識：應(yīng)具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索。?11.記錄的填寫?1）記錄必須在規(guī)定期限填寫和上報，任何個人和部門不得延誤上報時間。遇有客觀原因不能按時上報，事先須征得主管部門同意。?2）?記錄填寫須指定相應(yīng)崗位的技術(shù)、管理、操作及驗證人員負責，記錄中應(yīng)注明填寫時間，記錄人（全名）、審核人（全名）應(yīng)在記錄中簽
6、字，必要時應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)確認簽字。?版次：D編號3）記錄填寫執(zhí)行國家法定或公司規(guī)定的計量單位和符號。?4）記錄填寫必須及時、準確、全面；用鋼筆、簽字筆填寫，字跡清晰、整潔清晰，便于識別和保存。?5）記錄數(shù)據(jù)填寫必須真實準確、不得做假，對記錄造假、失實而造成后果的，按誰填寫誰負責原則。?6）各項工藝操作、監(jiān)視和測量等作業(yè)崗位應(yīng)作實時記錄和整理，不得在事前填好或事后補記。?7）已填寫的記錄不得隨意更改。若由于筆誤造成差錯需要更改，修改人應(yīng)杠改“”并簽字，同時寫明更改時間；保持原數(shù)據(jù)仍可辨認，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮
7、擦或有重筆描寫。?12.記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，在記錄過程中必須避免以下問題：?1）盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應(yīng)付檢查。?2）亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。?3）散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。?4）松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴重。?5）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性。6）錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。??13.記錄填寫的注意事項：版次：D編號1
8、）記錄要保持現(xiàn)場運作，如實記錄，當天的運作當天記，當周的活動當周記，崗位操作人員須按操作順序填寫，記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印。?2）文字、數(shù)字書寫要標準。?3）記錄用筆可以用鋼筆、簽字筆或其他油性筆，不應(yīng)用紅筆，字跡清晰端正，用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。?4）記錄填寫應(yīng)完整，不得有空缺，如無內(nèi)容填寫，可用一斜線代之，表示記
