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1、廣西創(chuàng)新港灣工程有限公司檔案管理辦法北大縱橫管理咨詢公司2003年9月第一章總則1第二章紙質(zhì)檔案管理2第三章聲像檔案管理3第四章檔案查借閱管理制度4附件一、部門檔案管理人員的職責(zé)1附件二、檔案資料立卷歸檔規(guī)則1附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則1附件卩L
2、、光盤檔案管理細則1附件五、光盤標簽3附表一、計劃工作資料單4附表二、查（借）閱文件資料申請單5附表三、借閱檔案催還單5附表四、打（復(fù)）印文件資料申請單6附表五、領(lǐng)用文件資料申請單6附表六、檔案交接清單7附表七、聲像器材借用申請表7第一章總則第一條為
3、了規(guī)范和嚴肅公司檔案管理，根據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情況，制定木規(guī)章制度。第二條檔案工作的宗旨：收集齊全、及時歸檔、完好保存，方便利用。第三條檔案管理的基本原則及要求：一、歸檔原則1.集中保管：公司各檔案材料由辦公室集中保管。2.主動上交和積極催收相結(jié)合：各部門主動上交和辦公室主動催收相結(jié)合。3.詳細登記：各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好，標著清楚，以便分類歸檔。二、交接原則1.員工離職或請假超過15個工作F1,當(dāng)事人必須主動將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或
4、銷毀。檔案材料有損壞或缺失的，根據(jù)檔案材料的重要性，毎損壞或缺失一份，在考核結(jié)果中對相關(guān)責(zé)任人進行責(zé)任處理；2.檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件，沒冇合法的檔案材料交接單，公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。（檔案交接單見附表六）第四條檔案管理的組織機構(gòu)及責(zé)任劃分檔案管理實行集屮管理。辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門負責(zé)部門檔案工作，維護檔案的完整與安全。一、辦公室辦公室全面負責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主耍職責(zé)包括：1.收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。2.檔案材料的保管和銷毀；3?檔案材
5、料的借閱、催還；4.指導(dǎo)部門檔案管理人員的工作；5.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。二、部門檔案管理人員1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)木部門的檔案管理工作。1.部門檔案管理人員在辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，負責(zé)本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責(zé)見附件一、部門檔案管理人員職責(zé)。第五條檔案管理分類對檔案的管理，按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。第二章紙質(zhì)檔案管理第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料，對應(yīng)于聲像檔案資料。第七條檔案的收集檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行：1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資
6、料收集，正式文件一經(jīng)產(chǎn)生，在流出辦公室Z前，先交辦公室歸檔（具體見“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”）。2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案（如工程圖紙、技術(shù)資料等）的收集，采到以下辦法收集：事先登記A.部門在每年制定工作計劃時均要同時注明各項任務(wù)要產(chǎn)生的檔案目錄清單,并不得出現(xiàn)明顯漏報，在制定完工作計劃3天內(nèi)必須報送辦公室，辦公室秘書根據(jù)部門上報的情況，結(jié)合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗，編制當(dāng)年各部門應(yīng)該上交的檔案材料口錄并確定上交時間，下發(fā)各部門執(zhí)行；B.公司各項
7、目部在項目竣工驗收結(jié)束后2個刀之內(nèi)上交檔案材料；C.對于公司部門會議文件，各部門在召開會議前須到辦公室申請會議室借用登記，辦公室按照登記向相關(guān)部門催收會議文件。辦公室秘書根據(jù)會議登記表向各部門催收文件；事后查收A.辦公室秘書根據(jù)各部門上報的檔案目錄清單和既定時間，及時向相關(guān)部門催收檔案；B.各部門須嚴格按規(guī)定主動、及時向辦公室上交檔案材料；C.對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時補齊外，根據(jù)資料重要性，在考核結(jié)果屮對相關(guān)部門經(jīng)理進行責(zé)任處理;A.對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成
8、文件漏收的，在考核結(jié)果中對辦公室秘書進行責(zé)任處理。第八條檔案的立卷、整理和歸檔，具體見附件二，“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。第三章聲像檔案管理第九條聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）、光盤和文字說明兩部分組成。第十條聲像檔案資料的收集一、收集范圍1.反映公司主要職能活動，業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問題的聲像資料；2.各級領(lǐng)導(dǎo)人參加的與公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；3.公司有關(guān)人員組織或參加的重耍會議、會見以及外事活動的聲像資料；4.其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料
9、；5.其它具有保存價值的聲像資料。二、收集方法及要求1.事先確認制作、使用錄咅帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（合底片）的部門和人員，在借用聲像器材吋，經(jīng)辦人認真填寫《聲像器材借用申請表》，詳細說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容，數(shù)量和質(zhì)量要求，完成吋間。（見附表八、聲像器材借用中請表）2.嚴格審核經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后，交辦公室主任審批后，辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書，辦公室秘書登記后借岀器材；3.積極催收、嚴格檢查、驗收A.對到期未及時交還器材并同時上交
