淺談高校檔案信息化管理

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1、淺談高校檔案信息化管理網(wǎng)絡信息時代，信息化是當今世界發(fā)展的必然趨勢。檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現(xiàn)信息化是大勢所趨。在高校信息化背景下，高校檔案侍息化自然也面臨著巨大的發(fā)展機遇。二十一世紀是信息化時代，世界在信息化的列車上飛速的發(fā)展著。H前大多高校的檔案管理工作發(fā)展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有著巨人滯后性的傳統(tǒng)的檔案管理方式，嚴重的影響了教學質量的提高和有用信息的利用程度。因此高校檔案信息化管理顯得十分重要。一、檔案信息化的內涵及檔案信息化建設的必要性1?檔案信息化的內涵。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃

2、和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。2.檔案信息化建設的必要性。檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會實踐的真實記錄，是認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是重要的憑證和依據(jù)，也是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著現(xiàn)代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好客觀環(huán)境。檔案管理改革是信息化建設的必然要求。在信息時代，信息消費將成為加快社會信息化進程的原動力，這是時代賦予社會信息部門的使命。二、目前高校檔案管理的普遍狀況1.高校檔

3、案管理存在的問題。高校檔案的管理和利用不同于以往各類學校檔案的管理，他是以信息化為依托的，以分享資源為目標的，以提高教學服務質量為要求的檔案管理。作為教學的第一手資料的高校檔案,自然就是高校教學當中的重中之重，但是它的功能往往是被忽視的。目前大多數(shù)高校仍然是用傳統(tǒng)的方式來管理自己的檔案，僅僅是儲存保管，并沒有將它們的信息服務功能開發(fā)出來。其中最為重要的一點就是檔案的信息化程度偏低。特別是在教學檔案的信息化管理當中，經(jīng)常將涉及多專業(yè)的檔案沒有進行整體的信息化規(guī)劃，經(jīng)常出現(xiàn)收存的檔案不能夠積極地被開發(fā)和利用而被束之高閣，就使其會失去檔案自身的價值。2.在檔案信息化管理中

4、的機遇和挑戰(zhàn)。隨著近年來經(jīng)濟技術的發(fā)展，檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。更多的檔案是在電子計算機屮生成并儲存的。在高校檔案的管理中，如何使得機讀形式的檔案更具有系統(tǒng)性、價值性、讓廣大師生獲得更為完善的服務，是目前高校檔案信息化趨勢當中我們應當面臨的機遇和挑戰(zhàn)之一。其次是檔案在信息化過程當中必須面臨的安全化的問題。在高校檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)的時候，必然會面臨著巨大的安全挑戰(zhàn)。在開發(fā)當屮必須將各種類別的系統(tǒng)和資料加以整合，這樣來說就必須利用新的思路去進行開發(fā)和創(chuàng)新。但是在網(wǎng)絡當中存在的缺陷有很多，加上沒有相應的內部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能就面臨著巨大大挑

5、戰(zhàn)。三、促進高校檔案管理信息化程度，提高檔案利用效率1?促進檔案信息化管理應當遵循的原則。規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。2.逐步建立高校檔案管理信息化系統(tǒng)。要實現(xiàn)高校檔案信息化管理，總的來說就是在實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化的基礎之上，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的

6、一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來，方便廣大師生對于各種資源的利用。3.以人為本，通過提高檔案工作者的素質來提高檔案管理信息化水平。檔案工作人員在高校檔案信息化改革當中具有舉足輕重的地位。他們的創(chuàng)新精神，管理理念影響著整個高校檔案管理的效率和特點?，F(xiàn)階段很多高等院校缺少專門的檔案管理人員，管理水平較低。我們應當充分重視高校檔案管理科的創(chuàng)建，積極引進新的技術和理念，培養(yǎng)高素質的檔案管理工作者，加快檔案技術人員隊伍的建設。四、檔案管理信息化的對策1.建立健全制度體系。檔案信息化的前提是加大對檔案管理工作的軟碩件建設投入，規(guī)范運行管理制度，制定統(tǒng)一的、標準

7、的規(guī)范體系。完善安全保障機制。檔案信息化建設依托電子網(wǎng)絡平臺，安全風險防范必須放在重要的位置。要加強安全保障機制建設，提高檔案人員的警惕性，從根木上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅，可以采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。2?深化人才隊伍建設。在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓?？傊?，在當今網(wǎng)絡信息化環(huán)境下，高校檔案工作人員要積極面對檔案