實(shí)物檔案整理要求.ppt

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1、實(shí)物檔案整理一、定義實(shí)物檔案是檔案部門(mén)對(duì)獎(jiǎng)杯、錦旗、交流紀(jì)念品等非紙制、膠片、磁帶檔案的通俗叫法。實(shí)物檔案作為檔案家族成員之一，有著廣泛的社會(huì)作用。它既有文書(shū)檔案共有的特征，也具有其它文物的一些特征。二、歸檔范圍1、本單位集體或個(gè)人在各種公務(wù)活動(dòng)中所獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)等；2、公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品；3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士的題詞、字畫(huà)等；4、本單位自形成以來(lái)使用過(guò)的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品和宣傳品；5、其它有保存價(jià)值的實(shí)物。三、歸檔要求1、應(yīng)歸檔的實(shí)物一般應(yīng)自形成后的三個(gè)月內(nèi)向本單位的檔案管理部門(mén)移交為宜，由于特殊原因應(yīng)歸檔的實(shí)物確實(shí)需要在

2、有關(guān)部門(mén)保留一段時(shí)問(wèn)的，也應(yīng)先移交檔案管理部門(mén)拍照登記，再辦理借用手續(xù)。2、任何部門(mén)和個(gè)人不能隨意將應(yīng)歸檔的實(shí)物據(jù)為己有或轉(zhuǎn)送他人。歸檔的實(shí)物要保持干凈、整齊、無(wú)破損。3、個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、證書(shū)、紀(jì)念品等實(shí)物檔案應(yīng)先由本單位檔案管理部門(mén)拍照登記，再交由個(gè)人保管。4、歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理。四、整理1、分類(lèi)：實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理，成套的實(shí)物以一件計(jì)。歸檔實(shí)物可按物品種類(lèi)分類(lèi)，但由于基層單位的實(shí)物檔案總量較少，可不分類(lèi)。2、保管期限：由于實(shí)物檔案既能直觀地反映歷史，又較為稀少，所以一般應(yīng)作永久保管。3、排列及編號(hào)歸檔實(shí)物可先按物品類(lèi)型排

3、列，同一類(lèi)中再按歸檔時(shí)間順序排列。實(shí)物檔案較少而不分類(lèi)的基層單位可直接按歸檔時(shí)間順序排列，編流水號(hào)，一件一號(hào)。并在不影響實(shí)物品相的合適位置貼上標(biāo)簽，填寫(xiě)年度(形成時(shí)間)、編號(hào)、保管期限、全宗號(hào)機(jī)關(guān)檔案室的類(lèi)別號(hào)可由各單位按本單位分類(lèi)方案自行編制，如：用“SW”表示實(shí)物檔案。如果實(shí)物檔案類(lèi)別下再按物品類(lèi)型分類(lèi)的可以用“SW1”表示獎(jiǎng)杯類(lèi)，“SW2”表示獎(jiǎng)牌類(lèi)等等，件號(hào)是按歸檔時(shí)間順序給的流水號(hào)，SW1—5即表示該單位獎(jiǎng)杯類(lèi)第5件歸檔實(shí)物還可采用類(lèi)別漢語(yǔ)拼音縮寫(xiě)注法。如：獎(jiǎng)狀類(lèi)(JZ)、錦旗類(lèi)(JQ)、獎(jiǎng)杯類(lèi)(JB)、獎(jiǎng)牌類(lèi)(JP)、證書(shū)類(lèi)(ZS)、簽名類(lèi)(QM)、留言類(lèi)(LY)、題詞類(lèi)(T

4、C)、字畫(huà)、象征城市或單位的鑰匙、獎(jiǎng)牌、匾等等。(1)年度——分類(lèi)號(hào)——順序號(hào)如：2004——JZ——012004年度思想政治工作優(yōu)秀企業(yè)稱號(hào)(2)分類(lèi)號(hào)——年度——順序號(hào)如：JQ——2003——012003年度思想政治工作優(yōu)秀企業(yè)稱號(hào)單位實(shí)物檔案少，就可不按物品類(lèi)型分類(lèi)的單位可直接給流水號(hào)，我館實(shí)物檔案檔號(hào)：8249-10-0031件號(hào)盒號(hào)全宗名稱實(shí)物檔案實(shí)物檔案的檔號(hào)由類(lèi)別號(hào)、盒號(hào)、件號(hào)組成，4、編目歸檔實(shí)物應(yīng)按分類(lèi)方案和編號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄可設(shè)置編號(hào)、責(zé)任者、題名、年度、數(shù)量、保管期限、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目。實(shí)物檔案歸檔目錄全宗號(hào)保管期限序號(hào)責(zé)任者題名時(shí)間數(shù)量參見(jiàn)號(hào)

5、備注在編目時(shí)要注意：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等榮譽(yù)性實(shí)物在編寫(xiě)題名時(shí)要寫(xiě)明獲獎(jiǎng)單位、榮譽(yù)稱號(hào)、獲獎(jiǎng)級(jí)別或等級(jí)等等。紀(jì)念品、宣傳品等實(shí)物要在題名中寫(xiě)明實(shí)物名稱、公務(wù)活動(dòng)名稱等等。題詞、字畫(huà)等應(yīng)具體到個(gè)人，如有需要還應(yīng)注明該人的職務(wù)和單位等等。備注欄中填寫(xiě)字畫(huà)、題詞的規(guī)格等等。實(shí)物檔案目錄應(yīng)按類(lèi)別裝訂成冊(cè)，并編制封面。實(shí)物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、實(shí)物類(lèi)別等項(xiàng)目。五、保管1．實(shí)物檔案做為一個(gè)門(mén)類(lèi)的檔案，應(yīng)放入庫(kù)房或?qū)９耜惲斜９堋?．庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔，注意防塵、防光、防霉，控制好庫(kù)房的溫濕度，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。3．存入錦旗、證書(shū)的櫥柜，還應(yīng)注意防蟲(chóng)4．存放獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌的櫥柜，要特別注意防酸、防潮。5

6、．對(duì)于利用率低，特別珍貴的實(shí)物檔案，可采用箱柜密閉進(jìn)行保存。謝謝