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1、實物檔案整理一、歸檔實物定義立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。二、歸檔實物整理方法步驟1收集－－２分類－－3排列－-4編號－－5拍照－－６著錄1、收集范圍?1.1本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機構(gòu)印章等。?1.3本單位在各種活動中獲贈的具有保存價值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、題詞、
2、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。?1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）。?1.5本單位在生產(chǎn)、科研活動中形成的具有保存價值的產(chǎn)品樣品、標(biāo)本。?1.6其它有重要保存利用價值的實物。?2、分類?2.1按年度分類?將歸檔實物按形成或獲得年度分類。?2.2按類別分類?將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。?2.2.1榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等??2.2.2紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品
3、、樣品、花瓶等；?2.2.3印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。?3、排列?根據(jù)分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內(nèi)按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：?格式①：全宗號—實物—件號。?格式②：全宗號—實物—年度—件號。?格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。?4、編號?根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、
4、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。?圖1:歸檔章(全宗號)SW(類別)(年度)(件號)(參見號)?長×寬=55×16mm?4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用暫不填寫留空。?4.2實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標(biāo)識，即“SW”。?4.3年度：歸檔實物形成或獲得的年度。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“2006”。4?4.4類別：分類則填無分類則不填。?4.5件號:歸檔實物的排列順序號。?在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按歸檔實物排列順序從“1”開始標(biāo)注。?4.6參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其它載體檔
5、案的主要檔號。?5、拍照?歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位相應(yīng)年度的照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。?６、著錄?每件實物都應(yīng)按分類方案，在GD2000管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）和目錄封面，將兩者訂在一起。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。?圖2:歸檔目錄件號題名（文字說明）材質(zhì)型制年度類別參見號備注1防城港區(qū)檔案局1990年1月至1993年6月用的作廢印章木直徑40㎜1990文書1990永久2?６.1件號：歸檔實物的排
6、列順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。?６.2題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內(nèi)容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。4?６.3材質(zhì)：實物的制成材料。?６.4型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。?６.5年度：歸檔實物形成或獲得的年度。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“2006”。?６.6類別：榮譽類、紀(jì)念品（禮品）類或印信類。?5.7參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號，如文書2002永久5。?5.8備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。4
