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1、實物檔案的規(guī)范整理司銀月實物檔案的規(guī)范整理一、實物檔案的概念二、實物檔案的收集三、實物檔案的整理一、實物檔案的概念實物檔案，是指國家機關、社會團體、企事業(yè)單位、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會具有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。二、實物檔案的收集（一）實物檔案收集的范圍（二）實物檔案收集時應注意的問題（一）實物檔案收集的范圍１、本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。２、上級領導、知名人士等的題詞及有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。３、本單位對外交往中獲贈的重要紀念品。４、本單位組
2、織或承辦各種重大活動形成的具有保存利用價值的憑證性實物，包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、首日封、紀念郵票、組織機構印章、贈送的禮品等。５、本單位成立以來使用過的牌、匾。６、按照管理權限收集的已撤消、更名并宣布作廢的組織機構（含本單位內部職能機構）的印章。７、本地區(qū)、本企業(yè)第一批生產的、獲獎的及重要的產品樣品。８、其它有保存價值的實物。（二）實物檔案收集時應注意的問題１、收集時，因特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門暫時保留的，檔案管理部門應先將歸檔實物收集，拍照登記后，再辦理借用手續(xù)。２、歸檔實物沒有明確標明主題和時間的，收集時，檔案管
3、理部門應要求移交單位或個人對實物的主題和時間進行說明。三、實物檔案的整理（一）歸檔實物以件為單位進行整理（二）歸檔的實物應當拍照歸檔（三）歸檔實物的鑒定（四）歸檔實物的排列（五）歸檔實物的編號（六）歸檔實物的編目三、實物檔案的整理（一）歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。（二）歸檔的實物應當拍照歸檔。對歸檔的實物進行拍照，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。三、實物檔案的整理（三）歸檔實物的鑒定：根據(jù)《實物檔案保管期限表》，準確劃分歸檔實物的保管期限。實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。（四）歸檔
4、實物的排列：歸檔實物按種類結合時間進行排列。三、實物檔案的整理（五）歸檔實物的編號：即填寫和粘貼歸檔標簽工作。１、歸檔標簽的填寫２、歸檔標簽的粘貼位置１、歸檔標簽的填寫全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限：歸檔實物的保管期限的縮寫（永、定）。件號：歸檔實物的排列順序號。歸檔實物應區(qū)分保管期限，按排列順序混年度編制大流水件號。全宗號B014保管期限永件 號12２、歸檔標簽的粘貼位置在不影響實物品像的合適位置粘貼。一般來說，粘貼在歸檔實物的背面或底部。三、實物檔案的整理（六）歸檔實物的編目歸檔實物應區(qū)分保管期限，按件號順序編制實物檔案目錄。
5、１、實物檔案目錄的填寫２、實物檔案目錄的備案與保存１、實物檔案目錄的填寫件號題名來源形成日期類別數(shù)量存放地點互見號備注件號：歸檔實物的排列順序號。題名：歸檔實物的主題內容。來源：歸檔實物的責任者、贈予者或制作者。形成日期：歸檔實物的落款日期、獲贈日期或生產日期。類別：歸檔實物的種類，如獎杯、字畫、工藝品等。數(shù)量：歸檔實物的數(shù)量。一般一個件號的實物檔案只有１件，但有成套的實物，則數(shù)量就不止１件。存放地點：歸檔實物目前的存放地點?；ヒ娞枺号c該實物的文字材料或拍攝照片的對應號。備注：（有需要時填寫）１、實物檔案目錄的填寫全宗號:B014保管期限:定期
6、件號題名來源形成日期類別數(shù)量存放地點互見號備注8現(xiàn)代文明機關中共?？谑形k19990917牌匾1?？谑袡n案局1號庫房2號柜文書檔案B014-1999-C-9/照片檔案B014-1999-D-GC6-10２、實物檔案目錄的備案與保存（１）各機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織應在翌年6月30日前完成上一年度的實物檔案整理歸檔工作。并編制永久保管期限目錄一式三份，定期保管期限目錄一式兩份。（２）６月３０日前報送永久保管期限目錄一份，定期保管期限目錄一份到市檔案局指導科備案。（３）其余目錄區(qū)分保管期限裝入歸檔文件目錄盒。一份用于檔案室存查，另一份將隨同永
7、久保管期限實物檔案一起移交市檔案館。完
