某某股份有限公司印章管理辦法.doc

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1、某某科技股份有限公司印章管理辦法文件編號：擬文日期：20//文件類別：制度規(guī)范擬文人：審核/日期：批準/日期：收文人：全體員工收文部門：公司各部門抄送：■傳閱□閱后存檔□保密/期限頁數(shù)：4頁附件：《公司印章保管人情況表》某某股份有限公司印章管理辦法一、總則1.目的為了規(guī)范公司印章的管理和使用，根據(jù)公司實際情況特制定本管理辦法。2.印章的定義本管理辦法所指的印章是指，在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文本上，因工作需要以公司名義證明其法律效力、權威作用或為了標識、提示而使用的印章，一般包括公章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、

2、法定代表人人名章、海關報關章等。3.責任部門3.1法務部是公司印章的管理部門，負責印章的刻制、銷毀、封存、保管（商務部、財務部負責保管的印章除外）、用章審批及統(tǒng)籌管理工作。3.2商務部是公司公章、法人簽名章、合同專用章的保管及使用管理部門。3.3財務部是公司財務專用章、法人人名章、發(fā)票專用章的保管及使用管理部門。二、印章的刻制刻制印章由需求部門發(fā)起《公司印章刻制/銷毀/封存審批單》OA流程，經(jīng)印章需求部門負責人、法務部負責人及兩個部門的分管副總裁審核批準后，由法務部負責印章的刻制及4/4某某科技股份有限公司印章管理辦法政府主管部門的備案工作。一、印

3、章的保管1.印章刻制完畢當日交相應責任部門進行保管，交章人與印章保管人辦理交接手續(xù)。2.責任部門應指定印章保管人，印章應嚴密上鎖，嚴禁私自交他人代為保管印章。3.印章丟失或被盜應立即上報部門負責人，并同時知會法務部。4.法務部負責留存公司歷史及現(xiàn)存印章的彩色圖樣，并對公司印章所屬公司、印章準確名稱、數(shù)量、刻制日期、保管人進行詳細記錄，做好公司內部備案工作。二、印章的外借及使用1.除公司另有規(guī)定的，外借或使用印章的，應由需求人發(fā)起《公司簽章使用審批單》OA流程，寫明使用事由、簽章所屬公司、簽章類型、簽章文件名稱、份數(shù)、使用形式，并上傳簽章文件作為OA

4、流程的附件。2.使用印章的，《公司簽章使用審批單》OA流程由需求人直接上級以及法務部審批；外借印章的，《公司簽章使用審批單》OA流程由需求人直接上級、隔級上級以及法務部審批。分管副總裁對負責部門審批權限有特別要求的，按其要求執(zhí)行。3.《公司簽章使用審批單》OA流程審批人員應在流程到達本人節(jié)點后半日內完成審批，審批通過后，印章保管人應在半日內與需求人聯(lián)系，并根據(jù)溝通情況安排蓋章或印章使用及外借。4.外借印章的，需求人應在OA流程上寫明印章外借的期限，并應當日返還。如特殊情況無法當日返還的，應在申請時說明原因。5.印章保管人應嚴格控制印章的外借期限，如

5、在審批的外借期限內未及時歸還的，印章保管人需與需求人隔級上級進行確認，并在OA流程上進行備注說明。6.印章保管人應在《公司簽章使用審批單》OA流程審批通過后，方能外借公章或安排印章的使用。7.印章保管人應根據(jù)《公司簽章使用審批單》OA流程發(fā)起的時間及事項緊急性、重要性妥善協(xié)調安排印章的外借及使用。8.用印質量用印位置適宜、端正清晰，不得模糊不清；文件是兩頁以上的，除有特殊情況外，需加蓋騎縫章；若文件內容有修改，則需在修改處加蓋印章。9.印章保管人應對印章使用、外借需求人、使用事由、簽章所屬公司、簽章類型、簽章文件名稱、份數(shù)、使用形式、外借日期及返還

6、日期等情況進行詳細記錄，并妥善保管記錄。4/4某某科技股份有限公司印章管理辦法印章保管人不得私自外借、蓋章，不得違反本管理辦法規(guī)定外借、蓋章，除經(jīng)需求人隔級上級、印章保管人的隔級上級及法務部共同書面同意的，嚴禁在空白紙張及未批準文件、資料、證明上使用各類印章。一、特殊情況下的印章使用及外借1.日常工作中的印章使用及外借下述日常工作中使用印章的，在得到部門負責人的長期授權后，不需發(fā)起《公司簽章使用審批單》OA流程即可到印章保管人處蓋章，外借印章的，仍需發(fā)起《公司簽章使用審批單》OA流程，審批通過后方可外借印章。1.1財務部:a.提交給商務局、版權局、

7、國稅、地稅、財政局、統(tǒng)計局的各種報表；b.辦理退稅；c.辦理工資卡；1.2人力資源部：a.員工的入/離職通知；b.人事證明，包括：工資、在職情況、婚姻情況等；c.新生畢業(yè)的接收函等；d.員工職稱評定；e.申購經(jīng)濟適用房/兩限房等的相關文件；f.員工因私使用印章的，包括：辦理銀行卡、購房貸款等。2.合同及投標文件的印章使用及外借2.1合同及投標文件用章簽署合同（包括銷售合同和非銷售合同）或投標文件需要使用印章的，不需發(fā)起《公司簽章使用審批單》OA流程，待合同審批流程/非銷售合同審批流程或標書審批流程審批完成后，需求人即可到印章保管人處蓋章。2.2合同

8、及投標文件外借印章簽署合同或投標需要外借印章的，需求人需發(fā)起《公司簽章使用審批單》OA流程，并關聯(lián)已審批通過的合同審批流程