公司印章的使用及管理制度.doc

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1、公司印章的使用及管理制度一.公司的印章主要有:1.公章2.財務(wù)章3.法人章4.合同專用章5.發(fā)票專用章二.用途:1.公章:用于公司對外事務(wù)處理,工商,稅務(wù),銀行等外部事務(wù)處理事需要加蓋.2.財務(wù)章:用于公司票據(jù)的出具,支票等在出具時需要加蓋,通常稱為銀行大印鑒.3.法人章:用于特定的用途,公司出具票據(jù)時也要加蓋此印章,通常稱為銀行小印鑒.4.合同專用章:顧名思義,通常在公司簽訂合同時需要加蓋.5.發(fā)票專用章:在公司開具發(fā)票時需要加蓋.三.印章的使用情況1.公章的使用如若一個公司沒有合同專用章,可以用公章代替,這樣公章的使用范圍更加廣泛,法律效力范圍更加寬泛.2.財務(wù)章的

2、使用如若一個公司沒有發(fā)票專用章,可以用財務(wù)章代替,這樣財務(wù)章在財務(wù)工作中會經(jīng)常用到.那使用的頻率會更高,使用的防范措施應(yīng)更加具體.3.法人章的使用法人章在特定用途中使用的情況較多,比如一個公司在簽訂合同時,合同條款規(guī)定在同時加蓋合同專用章及法人章時,簽訂的合同才具備法律效力,因此法人章是在合同條款規(guī)定這種特定用途下才需加蓋,這種特定用途應(yīng)該和企業(yè)的內(nèi)控相關(guān),公司法并無要求.法人簽字:等同于法人章,應(yīng)該二者選其一,如選擇法人簽字,一個企業(yè)就不需要有法人章了,在法人章的所有特定用途下,全部使用法人簽字代替,如在財務(wù)開具票據(jù)的情況下,銀行的小印鑒自然變?yōu)榉ㄈ撕炞至?在此談一下

3、,關(guān)于銀行預(yù)留的印鑒,個人認(rèn)為大印鑒只能是財務(wù)專用章,小印鑒可以為法人章,法人簽字,當(dāng)然企業(yè)中的關(guān)鍵人事的簽字預(yù)留為銀行的印鑒也可以,比如總經(jīng)理.4.合同專用章的使用這要了解合同法中合同的類型,在使用此章之前應(yīng)該仔細(xì)閱讀合同條款,加蓋了此章,合同即發(fā)生法律效力,因此此章的使用應(yīng)該注重的是合同的簽訂條款.5.發(fā)票專用章的使用此章的使用無需過度緊張,因為即使是別公司的發(fā)票上加蓋了你公司的發(fā)票章也沒有法律效力,因為稅務(wù)系統(tǒng)在發(fā)售發(fā)票時已經(jīng)將發(fā)票號碼錄入公司的稅控卡里,在開具發(fā)票后才能蓋發(fā)票章,因此不必考慮此處,呵呵,稅務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)做好了.四.印章的管理及內(nèi)控防范1.公章的管理通

4、常由公司的法務(wù)部或財務(wù)部管理,因為這兩個部門工商稅務(wù)銀行等外部事務(wù)較多.2.財務(wù)章管理通常由公司財務(wù)部管理,票據(jù)的開具較多.3.法人章的管理通常由法人管理，或者授權(quán)財務(wù)部崗位不兼容的另一人管理。4。合同專用章的管理通常由公司法務(wù)部或財務(wù)部管理，當(dāng)然要附帶審批單，所有相關(guān)人事都已同意的情況下加蓋。5.發(fā)票專用章的管理通常有財務(wù)部管理。五、小公司印章的管理及疑惑因大公司的不相容崗位內(nèi)控管理較嚴(yán)格，現(xiàn)以小公司為例，來分析人員較少的情況下怎樣把不能相容的印章分開管理。設(shè)想一下，如若是小公司，那么按照以上規(guī)定，公章、財務(wù)章、法人章、合同章、發(fā)票章均在財務(wù)部，如果任意大股東要求財務(wù)

5、部員工加蓋，會產(chǎn)生什么樣的效果，抑或是財務(wù)部員工內(nèi)部勾結(jié)又會有什么后果，因此，小公司應(yīng)該靈活處理，把不能相容的印章分開管理，需要注意的如下：1.票據(jù)的開具：財務(wù)章與法人章，因此財務(wù)章交于管理法人章外另一關(guān)鍵管理人員持有。票據(jù)第三人管理。2.合同效力：合同章與法人章，因此合同章交于管理法人章外另一關(guān)鍵管理人員持有。3.公章的效力？是否應(yīng)該與法人章持有人分開管理？在公章代替合同章時，應(yīng)該分開管理，合同法規(guī)定，公章與合同章有同等法律效力？如一個公司即有合同章又有公章時，蓋具了公章的合同是否生效？為防范法人濫用權(quán)利，應(yīng)該分開管理，并且在合同條款中嚴(yán)格規(guī)定合同的效力在加蓋了合同章

6、或公章及法人章后生效，這樣即有法人及合同章或公章持有者雙重確認(rèn)后加蓋。因此，公章除外部事務(wù)處理外也具有合同效力行為，因此，應(yīng)視同合同專用章管理。4.失職責(zé)任？??公司重要的事務(wù)無非是人，財，物，在印章的使用時，應(yīng)慎重考慮是否加蓋印章，是否導(dǎo)致公司的人財物流失！應(yīng)妥善保管！其中更重要的環(huán)節(jié)是企業(yè)管理的流程，例如合同的審批流程，票據(jù)的使用流程等，嚴(yán)格公司的管理流程，加蓋印鑒的流程，減少公司的權(quán)益損失。