秘書下_人力資源管理_經(jīng)管營銷_專業(yè)資料.ppt

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1、現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)(下）秘書培訓(xùn)資料1目錄時間管理和旅行會議安排信息管理人際交往2五、時間管理和旅行時間管理時間管理是效率的保障。愛迪生說：“世界上最重要的東西是時間?！瘪R克思說：“可支配的時間，就是財富本身?！?秘書一天的工作1、????開門前后：a、取郵件報紙b、開門，定格觀看辦公室（有，無）c、取傳真件，翻日歷，對時鐘，打開電器4秘書一天的工作1、2、?常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列）A、查閱日志（準(zhǔn)備、提醒-----）B、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-----）C、聆聽上司指示（筆記----）D、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件

2、E、制備文稿（起草、修改、審批-----打印、裝訂）F、接待訪客G、安排會議、約會H、處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購水、用品，訂票）5秘書一天的工作1、3、日志項目：（當(dāng)日必完成）A、為上司——外出，會議，會客等（準(zhǔn)備，參與--結(jié)束）B、為自己——外出，會議，會客等（準(zhǔn)備，參與--結(jié)束）2、4、新增內(nèi)容：（立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂）A、新加工作——B、應(yīng)急工作——C、突發(fā)事件——6秘書一天的工作5、關(guān)門前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班否）C、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機器，切斷電源，保密

3、檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗關(guān)門）7秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統(tǒng)計，周志顯示：接電話500次，打電話380次，接訪客70位，做文件36份（5萬字），出外訪17家，參加會14個，處理事務(wù)68件------再加入分析、評價，送交上司結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動，加強溝通近感情，平凡工作有偉大8如何管理時間明確目標(biāo)建立計劃，寫成清單設(shè)定先后順序，分清輕重緩急遇事馬上做，現(xiàn)在就做第一次就做好，次次做好專心致志，不要有頭無尾珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣養(yǎng)成快速的節(jié)奏感設(shè)定完成期限善用零碎時間9如何管理時間ABCD法則：急迫先做A既重

4、而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要ABDC10如何制定計劃行動計劃和時間表——是用于管理時間和任務(wù)的文件，包括：任務(wù)的名稱和摘要；衡量進度的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)；需要來完成該工作的物質(zhì)資源的信息；任務(wù)的分配——已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和部門的細(xì)節(jié)；11如何制定計劃意外情況的處理——萬一有時間拖延如何處理，例如設(shè)備發(fā)生故障進展信息報告——報告何人、何時和怎樣報告監(jiān)督和管理——何人、如何監(jiān)督工作的進展和質(zhì)量；當(dāng)目標(biāo)實現(xiàn)時，有明確的標(biāo)記的方法，例如在方框打勾12如何進行日志管理日志管理要做到：輸入會議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等，立

5、即標(biāo)上開始和結(jié)束的時間在每月或年的開始，輸入固定的會議，約會在一周的開始和一天的開始查看日志，及時更新需要取消時，清楚和立即輸入取消記號。安排隔開假日13如何安排旅游計劃：包括日期、時間、地點、交通工具、具體工作和活動、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認(rèn)以及國際旅行中的國際時差換算訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn)辦理邀請函、護照、簽證、黃皮書等旅行文件14六、會議安排會前籌備會中職責(zé)會后任務(wù)15會議安排——會前籌備工作：確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)容、時間、會期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。選擇場地：大小會

6、場、食宿地、級別標(biāo)準(zhǔn)、活動地等。發(fā)送請柬和通知。準(zhǔn)備資料：會議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。會務(wù)工作：會場布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。經(jīng)費預(yù)算：來源、計劃、審批等。16會議安排——會中責(zé)任提前到會，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)簽、存衣架等）需要時，實施備用方案（如人員、地點、設(shè)備等出現(xiàn)意外）做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會者、辦理簽到手續(xù)等）做好會議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細(xì)記錄、代表名冊等）17會議安排——會中責(zé)任輔助會議正常進行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主持人掌握會

7、場情況、控制會議進程、觀注會議動態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理電話應(yīng)急等）安排好會中的后勤服務(wù)（會議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療等）集會議的信息（發(fā)新聞、寫簡報、會議調(diào)查、反饋等）妥善做好送客工作（購票、車輛、留宿等）18會中責(zé)任——會議簡報目的----反映會議情況、進程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發(fā)言要點（規(guī)模大、會期長的常編發(fā)簡報以交流信息）類別---摘要式—將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。概括式---根據(jù)會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。綜合式---包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、

8、花絮等。19會中責(zé)任——簡報寫作要求快---搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。新---提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足