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1、安徽博學(xué)光電科技有限公司文件及圖紙控制程序文件編號：版本號：A/0生效日期：2013年3月10日編制：劉康審核：胡世早批準(zhǔn)：胡海建受控狀態(tài)：分發(fā)號：文件名稱文件及圖紙控制程序文件編號版本A/01目的對文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、回收、保存、作廢和銷毀等進行控制，確保相關(guān)部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。2范圍本程序適用于公司內(nèi)部質(zhì)量管理體系有關(guān)文件和圖紙（包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件、質(zhì)量記錄等）的控制，以及外來文件和標(biāo)準(zhǔn)的控制與管理。3職責(zé)3.1綜合管理部負(fù)責(zé)體系
2、文件及部分外來文件的歸口管理、控制及對體系文件的定期評審，并負(fù)責(zé)行政管理文件及部分外來文件的歸口管理、控制。3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)管理相關(guān)文件及部分外來文件的歸口管理、控制。3.3各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的編制、使用和保存，及相關(guān)資料的收集、整理和歸檔等。4文件分類及編號規(guī)則4.1內(nèi)部文件編號規(guī)則：BXGD-NC-XZB-2012-01-01（內(nèi)部傳閱字母簡寫+部門簡寫+年+月+月度流水號）。文件包含以下類型：（1）內(nèi)部發(fā)文（工作聯(lián)系函）（2）會議記要（周、月例會記要、工程例會記要、專題會議記
3、要等）（3）工作溝通（施工方案、管理手冊等）（4）工作管理（人事任命、制度執(zhí)行等）（5）合同文件（合同文本及會簽表、工程款支付會簽表）。合同文件管理按照合同管理相關(guān)制度及流程執(zhí)行（見工程管理部手冊），統(tǒng)一使用合同編號規(guī)則（見附表），合同簽收單獨登記、建表。4.2外部文件（1）外部收文（總包單位、施工單位、監(jiān)理、政府等）。編號規(guī)則：WS-20120101（外部收文字母簡寫+年+月+月度流水號）（2）對外發(fā)文（總包單位、施工單位、監(jiān)理、政府等）編號規(guī)則：WF-20120101（外部發(fā)文字母簡寫+年+月+月度流水
4、號）文件名稱文件及圖紙控制程序文件編號版本A/05文件傳閱流程圖文件名稱文件及圖紙控制程序文件編號版本A/06文件登記表格6.1公司內(nèi)部文件登記表日期文件名稱文件編號發(fā)起部門流轉(zhuǎn)部門傳閱情況經(jīng)辦人備注6.2公司外部收文登記表責(zé)任接收部日期文件名稱文件編號發(fā)文單位傳閱情況經(jīng)辦人備注門6.3公司對外發(fā)文登記表日期文件名稱文件編號收文單位簽發(fā)部門簽收人經(jīng)辦人備注6.4成本合同簽收表預(yù)算合約部日期合同編號承建人承建內(nèi)容經(jīng)辦人財務(wù)部簽收備注簽收文件名稱文件及圖紙控制程序文件編號版本A/07文件存檔分類說明表文件類型存
5、檔部門存檔介質(zhì)備注公司會議紀(jì)要行政部文件夾存電子檔公司內(nèi)部通知/文件行政部分頁文件夾存電子檔內(nèi)部文件內(nèi)部工作聯(lián)系函行政部文件夾部門周、月工作計劃行政部檔案袋按月歸檔施工單位工作聯(lián)系函行政部文件夾施工單位周匯報行政部文件夾監(jiān)理單位工作聯(lián)系單行政部分頁文件夾工程例會紀(jì)要行政部文件夾外部收文方案組織設(shè)計行政部檔案盒政府通知/批文行政部分頁文件夾存掃描件項目證書行政部檔案盒存掃描件變更簽證單行政部打孔夾施工單位工作聯(lián)系函行政部文件夾存電子檔監(jiān)理單位工作聯(lián)系單行政部文件夾存電子檔外部發(fā)文設(shè)計單位工作聯(lián)系單行政部文件夾
6、存電子檔政府請示行政部文件夾存電子檔合同及合同會簽單行政部打孔夾合同文件工程款支付會簽單行政部打孔夾圖書行政部——其他不定期進行分類供應(yīng)商宣傳材料技術(shù)部檔案盒整理注：文件原件由責(zé)任存檔部門存檔，原則上不得外借。復(fù)印件在公司遵守保密制度的情況下，由各部門自行管理。文件名稱文件及圖紙控制程序文件編號版本A/08圖紙管理流程圖文件名稱文件及圖紙控制程序文件編號版本A/09圖紙管理表格9.1圖紙接收登記表日期圖紙名稱設(shè)計單位圖件套數(shù)單套張數(shù)經(jīng)辦人備注9.2圖紙發(fā)放登記表日期圖紙名稱發(fā)放單位發(fā)放數(shù)量簽收人經(jīng)辦人備注9
7、.3圖紙存檔目錄日期圖紙名稱設(shè)計單位圖件套數(shù)單套張數(shù)經(jīng)辦人備注注：作廢圖紙在備注欄注明。9.4圖紙借閱登記表日期圖紙名稱預(yù)計歸還日期實際歸還日期借閱人簽字經(jīng)辦人備注注：存檔圖紙不得外借9.5作廢圖件回收登記表日期圖紙名稱回收單位圖件套數(shù)單套張數(shù)經(jīng)辦人備注文件名稱文件及圖紙控制程序文件編號版本A/0更改記錄表序號版本狀態(tài)修改章節(jié)修改摘要備注123456
