文件控制程序.pdf

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1、.文件控制程序1目的通過對(duì)文件進(jìn)行控制，確保各部門所使用的文件是有效版本。2適用范圍本程序適用于總公司辦公室以及分公司各單位的文件管理。3職責(zé)3.1辦公室負(fù)責(zé)公司規(guī)章制度等管理性文件和外來文件的歸口管理。3.2各分公司（以下簡稱單位）和各職能部門負(fù)責(zé)各自發(fā)放或接受文件的控制。4控制程序4.1文件的分類4.1.1管理性文件，包括：a)各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法及外來文件；b)相關(guān)的法律法規(guī)，及包括國家、地方、行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。4.1.2二級(jí)單位文件，包括：（1）操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝流程、工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位職責(zé)）、技術(shù)常識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)、部門記錄等。（2）其它質(zhì)量文件

2、：針對(duì)服務(wù)經(jīng)營編制的質(zhì)量計(jì)劃、目標(biāo)、設(shè)計(jì)輸入文件、1/41.表格及其它有關(guān)質(zhì)量文件。4.2文件的編制、審核和批準(zhǔn)4.2.1管理性文件由各部門負(fù)責(zé)編寫，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2技術(shù)性文件由技術(shù)處負(fù)責(zé)編寫、審核，總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的授權(quán)人員批準(zhǔn)。4.3文件的接收4.3.1公司辦公室和各單位辦公室收到文件后，做好文件收發(fā)登記，記入收發(fā)文登記表。4.3.2文件管理人員將文件呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，根據(jù)閱批意見，歸檔或轉(zhuǎn)發(fā)，需轉(zhuǎn)發(fā)的文件應(yīng)做好發(fā)放登記。4.4文件的發(fā)放4.4.1文件在發(fā)布前，由文件管理控制部門對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以防止使用失效或作廢的文件。文件統(tǒng)一用

3、A470（80）g紙型印制。4.4.2文件在發(fā)布前，文件控制部門應(yīng)標(biāo)明其受控狀態(tài)。文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。4.4.3文件在發(fā)放時(shí)，由文件的管理部門填寫《發(fā)文登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按文件名稱、適用范圍、數(shù)量、編號(hào)、時(shí)間發(fā)放給各相關(guān)部門、人員，并由接受人在《發(fā)文登記表》上簽字。4.4.4當(dāng)使用部門、人員的文件破損嚴(yán)重、影響使用時(shí)，應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，新文件的發(fā)放號(hào)仍沿用原發(fā)放號(hào)，2/41.文件管理部門、人員，將破損文件銷毀。4.4.5當(dāng)使用部門、人員將

4、文件丟失后，應(yīng)寫出書面申請(qǐng)，經(jīng)企管處負(fù)責(zé)人核實(shí)后，才能補(bǔ)發(fā)文件，補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)給予新的發(fā)放號(hào)，重新執(zhí)行以上有關(guān)程序，并應(yīng)注明丟失的文件作廢。4.5作廢文件的處理4.5.1對(duì)于作廢的文件，文件的管理部門必須從該文件原發(fā)放的所用使用場所及時(shí)撤出作廢的文件，加蓋“作廢”印章，或直接銷毀。4.5.2公司所需保留的作廢文件應(yīng)加蓋“作廢保留”印章。4.6文件的管理4.6.1文件由辦公室管理。4.6.2各相關(guān)部門的文件應(yīng)由專人保管，防止丟失、外泄和丟失，凡供借閱的文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫《文件借閱登記表》，未經(jīng)文件的管理部門批準(zhǔn)，不準(zhǔn)私自復(fù)制和外借。任何人不得在受控文件上亂涂

5、亂畫，確保文件清晰，易于識(shí)別和檢索。4.6.3文件管理部門每年應(yīng)對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行評(píng)審，建立有效文件清單。文件清單定期進(jìn)行增刪，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)載體不是紙張的文件，也應(yīng)照此規(guī)定執(zhí)行。5記錄5.1收文登記表5.2發(fā)文登記表5.3文件借閱登記表3/41.員工教育培訓(xùn)工作控制程序1目的提高公司全體員工質(zhì)量意識(shí)，確保員工勝任所從事的工作能力。2適用范圍本程序適用于公司員工教育培訓(xùn)的全過程的操作控制。3職責(zé)3.1公司主管人事負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定計(jì)劃。3.2勞動(dòng)人事主管部門全面負(fù)責(zé)組織實(shí)施。4工作程序4.1每年初，勞動(dòng)人事部門結(jié)合公司實(shí)際情況，制定公司年度培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性

6、的業(yè)務(wù)和管理方面的培訓(xùn)，不斷提高其工作能力，以滿足崗位任職規(guī)定的要求，培訓(xùn)計(jì)劃報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.2計(jì)劃分為：年度計(jì)劃、短期計(jì)劃。4.3計(jì)劃內(nèi)容4.3.1培訓(xùn)內(nèi)容包括：a)新科學(xué)、新知識(shí)、新理念、新標(biāo)準(zhǔn)；b)職業(yè)技能為主的崗位培訓(xùn)；c)質(zhì)量意識(shí)。4.3.2培訓(xùn)對(duì)象：公司在職在崗職工。4.3.3培訓(xùn)方式：外培內(nèi)訓(xùn)（即送外培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)、定期短訓(xùn)及集中輔導(dǎo)與分散自學(xué)結(jié)合）、出外見習(xí)，技能比武等。4.3.4培訓(xùn)期限、時(shí)間和地點(diǎn)。4/41.4.4組織實(shí)施4.4.1各單位每年第四季度申報(bào)培訓(xùn)計(jì)劃，填報(bào)培訓(xùn)申請(qǐng)表；4.4.2勞動(dòng)人事部門依據(jù)各單位申請(qǐng)和企業(yè)實(shí)際情況制定

7、培訓(xùn)計(jì)劃，并按培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施。4.4.3專人負(fù)責(zé)做好培訓(xùn)對(duì)象的報(bào)到，登記并填好登記表。4.4.4培訓(xùn)動(dòng)員，內(nèi)容是：a)講明培訓(xùn)目的、意義、培訓(xùn)內(nèi)容、日程安排；b)明確培訓(xùn)方式及要求；c)明確崗位任職條件和從事影響產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量工作的人員所必要的能力。4.4.4按照培訓(xùn)內(nèi)容和日程安排進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工認(rèn)識(shí)到所從事活動(dòng)的相關(guān)性和重要性，以及如何為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)作出努力。4.4.5培訓(xùn)考核及小結(jié)，評(píng)價(jià)培訓(xùn)的效果和所采取措施的有效性，確認(rèn)年度培訓(xùn)計(jì)劃執(zhí)行情況及培訓(xùn)效果，找出差距，進(jìn)一步糾正不足，為第二年的培訓(xùn)計(jì)劃制定作好準(zhǔn)備。4.4.6保持教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的適當(dāng)

8、記錄。5記錄5.1年度培