酒廠文件控制程序.pdf

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1、精品文檔GHYQB001—A文件控制程序受控狀態(tài)：受控本發(fā)放編號(hào)：持有者：(單位、人員)簽名及日期編寫(xiě)審核批準(zhǔn)可編輯精品文檔*****************2007-2-8實(shí)施可編輯精品文檔1目的對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制，確保文件是充分與適宜的，并清晰和易于識(shí)別，在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件，防止作廢文件的非預(yù)期使用。2范圍本程序規(guī)定了質(zhì)量管理體系所要求的文件的控制范圍、編寫(xiě)和審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放和使用、評(píng)審、更改、換版和作廢、日常管理以及外來(lái)、外發(fā)文件的控制要求和方法，并明確了相關(guān)部門和人員的職責(zé)。本程序適用于質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各

2、有關(guān)場(chǎng)所對(duì)相關(guān)的管理性和技術(shù)性文件（含外來(lái)文件）進(jìn)行控制。3職責(zé)3.1文件管理部門的職責(zé)3.1.1文件按其內(nèi)容與類別實(shí)行分類分級(jí)編審管理。編審主管部門如下：a）設(shè)計(jì)文件、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和廠標(biāo)準(zhǔn)由生產(chǎn)部主管；b）工藝類文件由生產(chǎn)部主管；c）質(zhì)量管理與檢查技術(shù)文件由生產(chǎn)部和管理者代表主管；d）采購(gòu)文件由生產(chǎn)部主管；e）顧客的要求及往來(lái)文件、售后服務(wù)資料等由銷售部主管。f）基建工程類文件由副廠長(zhǎng)主管；g）生產(chǎn)設(shè)備類文件由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)主管。3.1.2文件存檔管理的分工：a）設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)類文件由辦公室存檔、管理；b）工藝類文件由生產(chǎn)部存檔、管理

3、；c）質(zhì)量文件由生產(chǎn)部和質(zhì)量部分別存檔、管理（制造現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量文件由各課存檔、管理）；d）顧客要求及來(lái)往文件、售后服務(wù)資料等由銷售部存檔、管理；e）合同類文件由廠辦公室存檔、管理；f）基建工程類文件由副廠長(zhǎng)存檔、管理；g）設(shè)備類文件由生產(chǎn)部按規(guī)定存檔、管理。3.1.3文件管理部門應(yīng)確保文件的充分性、適用性、現(xiàn)行有效性，各使用處都能獲得有關(guān)版本的適用文件，防可編輯精品文檔止作廢文件的非預(yù)期使用。3.2文件編寫(xiě)人員職責(zé)文件編寫(xiě)人員應(yīng)對(duì)文件與規(guī)定要求的符合性和現(xiàn)場(chǎng)適用性負(fù)責(zé)。做到：a）文件的目的明確，滿足規(guī)定要求；b）規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限清楚；c）措施和方

4、法具體（可操作）；d）接口關(guān)系協(xié)調(diào)，不留缺口，不相互矛盾；e）文字易懂，用詞規(guī)范。3.3文件審核批準(zhǔn)人員職責(zé)a）審查、核對(duì)文件內(nèi)容是否與規(guī)定要求（標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等）相一致；b）審查、核對(duì)文件規(guī)定的職責(zé)是否明確和落實(shí)；c）審查、核對(duì)文件規(guī)定的措施和方法是否可行、適用；d）審查、核對(duì)工作環(huán)節(jié)之間接口關(guān)系是否明確和協(xié)調(diào)。對(duì)于需歸檔的文件，存檔審查人員應(yīng)按歸檔要求審查簽審手續(xù)是否完備，并按規(guī)定歸檔。3.4文件使用人員職責(zé)a）遵守文件規(guī)定，嚴(yán)格按文件要求運(yùn)作；b）只使用有效的版本，不使用失效或作廢的文件；c）按規(guī)定借閱、保管和歸還，不得涂改、損壞文件。3.5

5、文件管理人員a）區(qū)分文件的有效和失效版本；b）對(duì)文件原稿、復(fù)印件的保管、保存、借閱、貫徹更改、換新、發(fā)放、復(fù)印、銷毀等進(jìn)行管理；c）對(duì)文件的發(fā)放數(shù)量和文件總數(shù)進(jìn)行控制，并作相應(yīng)的記錄，記錄要求見(jiàn)《記錄控制程序》；d）發(fā)生重要文件遺失等重大問(wèn)題時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4工作程序、內(nèi)容和方法4.1文件的控制范圍4.1.1需控制的文件包括：a）形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；b）質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量計(jì)劃；c）質(zhì)量管理體系程序文件；d）確保過(guò)程有效策劃、運(yùn)行和控制的文件，包括管理性文件和技術(shù)性文件，如管理規(guī)定、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作細(xì)則、產(chǎn)品圖樣、設(shè)計(jì)文件、工藝文件（工藝規(guī)

6、程、工序卡等）檢驗(yàn)技術(shù)文件（檢查指導(dǎo)書(shū)、檢查成績(jī)書(shū)等）、可編輯精品文檔標(biāo)準(zhǔn)（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）規(guī)范（設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、服務(wù)規(guī)范）、規(guī)程（操作規(guī)程）及為設(shè)計(jì)、采購(gòu)、管理而收集的說(shuō)明書(shū)、參考資料、比對(duì)資料、生產(chǎn)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)（庫(kù)）等；e）質(zhì)量管理體系所要求的記錄，按《記錄控制程序》規(guī)定的范圍進(jìn)行控制。4.1.2歸檔管理的外來(lái)文件包括：a）工作中使用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)以及需執(zhí)行的上級(jí)組織或業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的文件；b）顧客提供的圖樣、技術(shù)要求等；c）主要供貨單位提交的使用維護(hù)、維修說(shuō)明書(shū)和圖樣資料、工藝參考標(biāo)準(zhǔn)；d）作為工作依據(jù)的其他外來(lái)文

7、件（如顧客圖紙、資料以及法律、法規(guī)等）。4.1.3需進(jìn)行控制的文件的媒體包括：紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體、照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。4.2文件的編寫(xiě)和審批4.2.1按分類編寫(xiě)管理的原則對(duì)各類文件分別組織編寫(xiě)和審批：4.2.2按分級(jí)管理的原則對(duì)廠級(jí)級(jí)、部級(jí)、車間級(jí)文件分別組織編寫(xiě)與審批，并根據(jù)需要經(jīng)文件所涉及單位會(huì)簽。4.2.3文件編寫(xiě)人員應(yīng)遵守3.2條的規(guī)定；文件審批人員應(yīng)遵守3.3條的規(guī)定。4.3文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放和使用4.3.1文件發(fā)布前必須經(jīng)過(guò)審查批準(zhǔn)確保文件是充分與適宜的。4.3.2自編的文件應(yīng)以編號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。按分類管理的原

8、則由各文件管理部門規(guī)定編號(hào)方法。4.3.3工作中使用的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由生產(chǎn)部確認(rèn)登記，并下發(fā)有關(guān)單位使用。4.3.4工作中使用的各種資料和外來(lái)文件，由業(yè)