(文件控制程序ok).pdf

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1、精品文檔版本修訂內(nèi)容制/修訂者日期審核核準(zhǔn)A0新制訂2007/06/09張玉美張奕1、目的:對(duì)公司的各種文件進(jìn)行有效的控制,確保文件使用的現(xiàn)場(chǎng)都能得到最新有效的版本的文件??删庉嬀肺臋n2、范圍:適用于對(duì)公司各類文件的控制。3、權(quán)責(zé):3.1總經(jīng)理:負(fù)責(zé)公司一、二階文件之批準(zhǔn)。3.2各部門經(jīng)理:負(fù)責(zé)二、三階文件之審核,且對(duì)本部門之三、四階文件進(jìn)行核準(zhǔn)。3.4文件使用單位:負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)行副本文件之使用和管制。3.5文件控制中心:負(fù)責(zé)各系統(tǒng)文件、程序文件、作業(yè)辦法、工程文件或圖面等之分發(fā)、回收、銷毀、保存與該類文件借閱補(bǔ)發(fā)之執(zhí)行,

2、同時(shí)對(duì)電子文檔進(jìn)行更新、管理及維護(hù)。4、定義:4.1.D.C.C(DOCUMENTCONTROLCENTER):文件控制中心4.2本公司文件類別:4.2.1一階文件:即品質(zhì)手冊(cè),為公司質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。4.2.2二階文件:即程序文件,是描述公司質(zhì)量管理體系各個(gè)過程運(yùn)作流程的文件,是質(zhì)量手冊(cè)的支持性文件。4.2.3三階文件:即作業(yè)指導(dǎo)文件,是詳細(xì)描述某一品質(zhì)作業(yè)活動(dòng)的文件,、它具有較強(qiáng)的可操作性。三階文件包括工藝文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、BOM表等、4.2.4四階文件:即質(zhì)量記錄,是指質(zhì)量管理體系活動(dòng)中使用的各種表單。

3、4.3文件管制類別區(qū)分4.3.1管制性文件:與品質(zhì)系統(tǒng)有關(guān)且用于產(chǎn)品或品質(zhì)系統(tǒng)之生產(chǎn)、驗(yàn)證、儲(chǔ)存、包裝的文件。4.3.2非管制性文件:4.3.2.1與品質(zhì)系統(tǒng)無(wú)關(guān)之文件。4.3.2.2與品質(zhì)系統(tǒng)有關(guān)但非用于產(chǎn)品或品質(zhì)系統(tǒng)之生產(chǎn)、驗(yàn)證、儲(chǔ)存、包裝依據(jù)者。可編輯精品文檔5、參考文件:5.1《品質(zhì)記錄程序》6、作業(yè)流程圖:無(wú)7、作業(yè)內(nèi)容:7.1文件編碼系統(tǒng):7.1.1ISO文件編碼原則:□□—□—□□□流水號(hào)(001~999)文件階別(A、B、C、D)部門代號(hào)(QA、PE...)部門代號(hào):依“部門編碼表”??文件階別:以A、B

4、、C、D分別表示第一至第四階文件流水號(hào):各制訂單位依阿拉伯?dāng)?shù)字(001~999)由小至大按順序編號(hào)應(yīng)用,不得重號(hào);注:若文件制訂部門組織變動(dòng),原有文件編號(hào)需作廢并更換為新文件編號(hào)。7.1.2工程文件編碼系統(tǒng)管理:工程文件/圖面編號(hào)依“技術(shù)圖紙和資料管理規(guī)范”執(zhí)行。??7.2文件之版本/修訂狀態(tài):7.2.1文件版本用26個(gè)大寫英文字母表示,文件的每個(gè)版本可作局部修訂(如可以A1、A2…等作為A版文件版次修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)、B1、B2…等依此類推),A版文件第一次發(fā)行時(shí)版次為A0版,以此類推。若26個(gè)英文字母排序完,則版本以AA、

5、AB...排序類推。7.2.2文件版本修訂時(shí),須整份文件做版本之變更,分發(fā)時(shí)亦整份分發(fā)。7.2.3非管制文件若有需版本定義,則由各部門自行決定之。7.3文件制訂、修訂、作廢作業(yè):可編輯精品文檔7.3.1視工作需要需制訂或修訂文件時(shí),須經(jīng)部門主管核準(zhǔn),并征求相關(guān)部門及文控中心意見,達(dá)成統(tǒng)一后由提案人負(fù)責(zé)完成該份文件之審核工作,核準(zhǔn)后之原稿交文控中心發(fā)行。文件如與實(shí)際運(yùn)作不符而需作廢時(shí),由制訂部門提出并經(jīng)相關(guān)部門主管達(dá)成統(tǒng)一意見后作廢,相關(guān)部門需將文件繳回文控中心,由文控中心回收并加蓋作廢章。7.3.2各類品質(zhì)記錄表單之制訂

6、由制訂單位按編碼系統(tǒng)擬案,經(jīng)核準(zhǔn)后交由文控中心發(fā)行。7.4文件分發(fā)、回收作業(yè):7.4.1文件發(fā)放時(shí),由文控人員填寫《文件分發(fā)一覽表》,按發(fā)放范圍/分發(fā)數(shù)量復(fù)印所需文件并發(fā)放文件,接收人在《文件分發(fā)一覽表》上簽名并領(lǐng)取文件(受控文件須在復(fù)印件上加蓋紅色“受控文件”章后方可分發(fā)),同時(shí)由文控員回收舊版失效/作廢文件。7.5文件之保存、銷毀作業(yè):7.5.1各類品質(zhì)文件之保存期限如無(wú)特殊規(guī)定外,一般保存期為一年,特殊情況另訂之(參照《品質(zhì)記錄程序》)。7.5.2凡經(jīng)核準(zhǔn)發(fā)行之管制性文件原稿一律由文控中心保管,并將發(fā)行記錄登錄于電

7、腦資料中,發(fā)行之副本文件則由各相關(guān)單位保管之。7.5.3文控中心對(duì)于歷次版本變更,修訂及作廢之原稿文件,在未定期銷毀前,應(yīng)妥善保管,并加蓋“作廢”文件章以防誤用。7.6文件檔案管理7.6.1現(xiàn)場(chǎng)使用之文件須置于作業(yè)場(chǎng)所。7.6.2各單位使用之管制性文件須有紅色“受控文件”章,以確保文件使用之正確性。采購(gòu)及業(yè)務(wù)單位若對(duì)外界單位發(fā)行管制性文件時(shí),須有對(duì)外發(fā)行管制表登錄管制之。7.6.3管制性文件如發(fā)現(xiàn)遺失、缺頁(yè)、破損、字跡模糊現(xiàn)象,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā),不得以影印方式自行處理,且缺頁(yè)、破損或字跡模糊之原稿須繳

8、回文控中心。7.6.4各單位應(yīng)設(shè)立管制性文件之統(tǒng)一收發(fā)窗口,以便此類文件之執(zhí)行,收發(fā)與管制工作。可編輯精品文檔7.6.5任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記或書寫任何文字、符號(hào)(特殊緊急情況除外)。7.6.6文件借閱須征得文控中心同意后并記錄方可。7.6.7管制性文件計(jì)算機(jī)檔案由文控中心及研發(fā)部專人負(fù)責(zé)保管、更新及維護(hù)。

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