會(huì)議接待的工作流程.ppt

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1、會(huì)議接待的工作流程會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中服務(wù)會(huì)后服務(wù)服務(wù)中的注意事項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備了解會(huì)議主辦單位的具體時(shí)間，地點(diǎn)及主要負(fù)責(zé)人或組織者，要有對(duì)口服務(wù)的目標(biāo)，了解與會(huì)人員（客人）的層次與職位，以便特別關(guān)注。A.確定會(huì)議的日期，在會(huì)議前一天檢查好空調(diào)，音響及燈光等設(shè)備設(shè)施的正常使用情況，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。B.根據(jù)會(huì)議通知單，了解會(huì)議的具體要求，例如會(huì)議人數(shù)，類型等，在會(huì)前準(zhǔn)備及布置好場(chǎng)地。C.了解開會(huì)所需物品：紙，鉛筆，文件夾，白板，白板筆，茶水（一般為主席嘉賓提供），茶水杯，保溫壺，礦泉水，以及話筒（無線咪，有線咪等），投影儀等音

2、響設(shè)備要提前調(diào)試好，保證無故障，正常運(yùn)行。如需放席卡的，需催促（銷售部）會(huì)議跟進(jìn)人落實(shí)此項(xiàng)工作，并在會(huì)前按照要求的順序擺放妥當(dāng)。D.了解會(huì)議是否需要提供報(bào)到處，即簽到臺(tái)。E.會(huì)前了解與會(huì)人員有其他活動(dòng)安排，例如用餐的安排，所在地點(diǎn)，做好會(huì)后交接。F.合理安排人員，明確分工。按照分工，各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。（注：每次的會(huì)前衛(wèi)生工作要求做到地氈的吸塵工作。）G.安排好負(fù)責(zé)會(huì)議接待的服務(wù)員，需在會(huì)議開始時(shí)間提前30分鐘到崗，進(jìn)入工作間做準(zhǔn)備，為主席嘉賓位準(zhǔn)備茶水。會(huì)議接待的工作流程如當(dāng)晚是品酒會(huì)的會(huì)議形式，了解清楚具體要求，設(shè)

3、好吧臺(tái)，備定相應(yīng)酒杯數(shù)量，酒酌及席巾。會(huì)議接待的工作流程⒉會(huì)中服務(wù)A.客人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，將會(huì)議門關(guān)閉。會(huì)議開始時(shí)，服務(wù)員站在話筒就近處，方便為主講人（主持人）開話筒。會(huì)議開始后，站立于會(huì)議室左下角，呈45度面向客人，以便為臨時(shí)出入會(huì)議室的客人開門；同時(shí)應(yīng)注意會(huì)場(chǎng)里的一切情況，留意客人的手勢(shì)，眼神，隨時(shí)提供服務(wù)。B.茶水（主席位）在會(huì)議開始時(shí)間提前5分鐘倒茶，會(huì)議開始后每隔5～10分鐘需續(xù)水（添加茶水）一次，按先后順序或賓主順序添加，或根據(jù)客人需要為其添加。會(huì)議接待的工作流程C.服務(wù)員在會(huì)議服務(wù)過程中不允許看報(bào)紙，玩手機(jī)，

4、打瞌睡及大聲說話或做不雅的動(dòng)作，避免影響客人的開會(huì)氛圍。負(fù)責(zé)接待會(huì)議的服務(wù)員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后應(yīng)關(guān)閉手機(jī)，以免影響會(huì)場(chǎng)的電器設(shè)備的使用，如話筒，音響等。D.如會(huì)場(chǎng)提供水果，點(diǎn)心或飲料，應(yīng)每隔15～20分鐘巡視臺(tái)面，過道區(qū)域的衛(wèi)生，及時(shí)清理垃圾，維持臺(tái)面，走道地毯及走道植物的衛(wèi)生。會(huì)議接待的工作流程⒊會(huì)后服務(wù)A.如有兩場(chǎng)會(huì)議連續(xù)時(shí)，在會(huì)前應(yīng)與會(huì)議負(fù)責(zé)人做好溝通工作，確定下半場(chǎng)會(huì)議的使用時(shí)間與具體要求，根據(jù)要求，及時(shí)布場(chǎng)。如是同一批客人，可在會(huì)中休息時(shí)，簡(jiǎn)單地打掃衛(wèi)生，整理臺(tái)面；不是同一批客人的，前一批客人走后，快速收臺(tái)，打掃衛(wèi)

5、生，整理擺臺(tái)，可根據(jù)會(huì)議單的要求提前做好后場(chǎng)會(huì)議需用的物品。會(huì)議接待的工作流程B.提前了解會(huì)議結(jié)束時(shí)間，知會(huì)下一消費(fèi)部門做好準(zhǔn)備，接待工作。在客人準(zhǔn)備或提前散會(huì)前，通知下一消費(fèi)部門（例如會(huì)后用餐）。C.會(huì)后通知會(huì)前消費(fèi)過的部門準(zhǔn)備好帳單，確認(rèn)是否有會(huì)前，會(huì)后的消費(fèi)，認(rèn)真核對(duì)帳單后，由最后負(fù)責(zé)接待的消費(fèi)部門或負(fù)責(zé)整個(gè)接待工作的跟進(jìn)人去跟進(jìn)并結(jié)帳。備注：一般下午兩點(diǎn)至六點(diǎn)的會(huì)議，跟會(huì)場(chǎng)的管理人員應(yīng)在兩點(diǎn)半前（收銀員收尾時(shí)段，準(zhǔn)備清機(jī)）準(zhǔn)備好帳單，以便會(huì)議提前結(jié)束，會(huì)議接待的工作流程方便為客人結(jié)帳。D.清理會(huì)場(chǎng)：①.檢查會(huì)

6、場(chǎng)有無客人遺留的物品，如發(fā)現(xiàn)客人的遺留物品要及時(shí)與會(huì)務(wù)組人員或會(huì)議跟進(jìn)人聯(lián)系，如兩者都聯(lián)系不上，直接交由保安部保管（如貴重物品）。②.清掃衛(wèi)生，不留死角，桌椅歸位，撤收會(huì)議所用之物，分類放歸原位，放置整齊。③.巡視現(xiàn)場(chǎng)，后場(chǎng)工作間，休息室，填寫安全防火登記表，確認(rèn)無誤后，關(guān)閉電源，水，關(guān)好門窗，鎖門；交安全防火表到保安部。會(huì)議接待的工作流程⒋服務(wù)中的注意事項(xiàng)A.如會(huì)議負(fù)責(zé)人表示（提出）會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員應(yīng)在會(huì)場(chǎng)外（門外）值班（站崗），以備客人需要服務(wù)。B.會(huì)議進(jìn)行中，如有電話（座機(jī)，一般很少）找人，服務(wù)員應(yīng)問

7、清被找人的單位，姓名，然后禮貌地同志被找人；如不認(rèn)識(shí)要找的人，應(yīng)通過會(huì)務(wù)組人員去找，絕不可在會(huì)場(chǎng)高喊客人（被找人）姓名。謝謝聆聽