人事檔案管理制度規(guī)定.doc

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1、人事檔案管理制度第8頁共8頁第一章、總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務(wù)，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。第二章、管理職責(zé)第四條：集團企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé)——a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關(guān)工

2、作管理制度與實施細(xì)則等規(guī)范；b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；c、負(fù)責(zé)怡通集團戰(zhàn)略決策委員會成員的人事檔案管理工作；d、負(fù)責(zé)怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；e、負(fù)責(zé)對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導(dǎo)。第五條：集團企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。第三章、人事檔案內(nèi)容第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團人事部

3、統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學(xué)歷、資格證等）；b、考核、考察材料；c、獎勵及處分材料；d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；e、勞動合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。第四章、檔案編號管理第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號（即：工號）進行編號，每100第8頁共8頁個檔案做一個標(biāo)記，方便查找。由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號更換編號（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。第五章、人事檔案的收集與整理第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵

4、、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1、新員工報到時新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：⑴《許昌怡通集團應(yīng)

5、聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；2、員工辦理正式入職手續(xù)時員工結(jié)束七天試用期后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：（1）《許昌怡通集團應(yīng)聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：⑴該員工的《應(yīng)聘求職表》、《試用期考評表》；⑵《勞動合同》、《保密協(xié)議》；4、員

6、工辦理調(diào)動手續(xù)時各級人力資源部門，在完成員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi)將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：⑴《崗位/待遇調(diào)整表》；⑵、《工作交接表》；⑶、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《第8頁共8頁待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；5、員工辦理離職手續(xù)時各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：⑵該員工的書面離職申請書；⑴《離職清算表》⑶、《離職申批表》；⑷、《員工離職工作移交表》；⑸、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明

7、細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。第十二條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章、人事檔案的借閱與移交第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)