人事檔案管理辦法.docx

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1、人事檔案管理辦法目錄1.總則21.1目的21.2適用范圍22.權(quán)責(zé)22.1.人力資源中心22.2檔案管理員32.3各管理中心32.4員工33.員工人事檔案的分類43.1第一類43.2第二類43.3第三類43.4第四類44.檔案的整理45.檔案的收集、保管和銷毀56.檔案的提供和利用67.檔案的移交/轉(zhuǎn)遞77.1員工調(diào)動77.2辭職、解除勞動合同或被開除、辭退77.3轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定78.附則7139.附錄7附件1：《員工檔案目錄》8附件2：《人事行政審批表》9附件3：《人事檔案查（借）閱登記表》10附件4：《人事檔案移交/轉(zhuǎn)遞通知單》111.總則1.1目的1.1.

2、1為了提高員工人事檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。1.2適用范圍1.2.1員工人事檔案是人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關(guān)材料。是歷史地、全面地考察和了解員工的主要依據(jù)。1.2.2人事檔案必須按檔案目標(biāo)管理，做好員工人事檔案的達(dá)標(biāo)工作；必須貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案保密、保管的制度，確保人事檔案的安全與完整。131.2.3本辦法適用于集團(tuán)下屬子公司的人事檔案管理工作。2.權(quán)責(zé)公司應(yīng)專設(shè)檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.1.人力資源中心2.1.1員工人事檔案管理工作由專

3、職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)日常管理。2.1.2應(yīng)建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作的制度及各項(xiàng)工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。2.1.2調(diào)查研究員工人事檔案工作情況，制定各項(xiàng)規(guī)章制度及工作流程。2.2檔案管理員2.2.1嚴(yán)格執(zhí)行保密守則，不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容，按要求管理公司員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.2.2負(fù)責(zé)公司人事檔案信息的維護(hù)與管理，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別、

4、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作。132.3各管理中心嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理辦法查（借）閱部門相關(guān)人員人事檔案。2.4員工保證從入職公司所填寫相關(guān)資料真實(shí)可靠，如有欺瞞或不實(shí)，視為嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，自愿提供學(xué)歷、職稱證書等有效證件復(fù)印件，不再索回。3.員工人事檔案的分類3.1第一類原始履歷材料：免冠照片、職位申請表、個人簡歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷/技術(shù)資格證明復(fù)印件、離職證明復(fù)印件、身體健康檢查證明、勞動合同等入職要求相關(guān)材料。3.2第二類調(diào)動、考核、獎懲材料：人員調(diào)動、職務(wù)任免、轉(zhuǎn)正/晉級調(diào)薪、員工相關(guān)考核記錄；公司內(nèi)部及外部對個人科技、業(yè)務(wù)各方面的獎勵材料；

5、公司對員工處罰決定、法院審判工作中形成的判決書等相關(guān)材料。3.3第三類培訓(xùn)、培訓(xùn)考核、專業(yè)技能提升材料：公司外派培訓(xùn)相關(guān)課程等相關(guān)材料、內(nèi)部培訓(xùn)考核等相關(guān)材料、國家教委認(rèn)可的學(xué)歷，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定的考核、審批材料、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文復(fù)印件等材料。133.4第四類其他員工個人可供公司參考的相關(guān)材料。4.檔案的整理4.1整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達(dá)到每卷檔案完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。4.2每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料

6、的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。4.3檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫，具體要求如下：4.3.1題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目；4.3.2檔案材料頁碼按圖書編頁法進(jìn)行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。4.3.3檔案編碼規(guī)則：員工工號為其人事檔案編號，第一類原始履歷材料類別號為JC，第二類調(diào)動、考核、獎懲材料類別號為YD，第三類培訓(xùn)、培訓(xùn)考核、專業(yè)技能提升材料類別號為PX，第四類其他員工個人可供公司參考的相關(guān)材料類別號為QT。例：在檔案第一類材料第一頁右上角編寫JC01，右

7、下角編寫檔案頁碼001。135.檔案的收集、保管和銷毀5.1對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。5.2立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備。5.3嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以記過處分。5.4在職員工檔案按所在部門進(jìn)行歸檔存放，離職人員的人事檔案資料保存期限為五年，需要銷毀檔案材料時，必須履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可粉碎銷毀。6.檔案的提供和利用人事檔案資料（包括人事電子檔資料）屬保密性資料，非經(jīng)主管領(lǐng)