《文件和資料控制程序》.pdf

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1、1.目的為了對(duì)公司各類(lèi)文件和資料進(jìn)行有效管制，統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件的制定、修改、發(fā)放、廢止等管理，確保文件正確、完整、有效，特制定本程序。2.適用范圍適用于公司行政發(fā)文、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，各類(lèi)規(guī)章制度、各類(lèi)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工作指引、記錄表單及外來(lái)文件的管理等。3.定義3.1文件分類(lèi)：3.1.1紅頭文件：包括公司組織機(jī)構(gòu)、人事任免、重大決策及重要管理事項(xiàng)等。3.1.2一級(jí)文件（A）：公司章程、體系手冊(cè)等公司綱領(lǐng)性文件。3.1.3二級(jí)文件（B）：管理控制程序、業(yè)務(wù)流程性文件。3.1.3三級(jí)文件（C）：管理規(guī)章制度、操作

2、規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。（D）：檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品規(guī)范。3.1.4四級(jí)文件（管理表單）：用來(lái)記錄管理過(guò)程的表單，作為QEO管理的追蹤和檢索的工具。3.1.5臨時(shí)性文件（E）：包括通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門(mén)溝通聯(lián)絡(luò)文件等。3.1.6外來(lái)文件（F）：包括地方政府、主管部門(mén)、行業(yè)管理相關(guān)文件，顧客或供應(yīng)商提供的資料、圖紙及有關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。3.2文件分為受控文件及非受控文件：3.2.1受控文件:即要求文件的分發(fā)、修訂或更改均須按書(shū)面規(guī)定程序進(jìn)行控制,保證文件始終反映現(xiàn)行要求,受控文件須加蓋“受控文件”印章，且經(jīng)相關(guān)人員會(huì)

3、簽。包括:管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、MSDS文件、職務(wù)說(shuō)明書(shū)、經(jīng)識(shí)別的1/14外來(lái)文件、記錄表單類(lèi)文件等。3.2.2非受控文件:若有新的版本發(fā)出，舊的版本文件無(wú)需更新，被列為非受控文件，且禁止作為產(chǎn)品生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)及經(jīng)營(yíng)之用。4.工作職責(zé)4.1文件的審查、批準(zhǔn)權(quán)限為：文件類(lèi)型編寫(xiě)/識(shí)別審核批準(zhǔn)A類(lèi)：紅頭文件部門(mén)經(jīng)理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理A類(lèi)：管理手冊(cè)行政部經(jīng)理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理B類(lèi)：程序文件部門(mén)主管部門(mén)經(jīng)理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)C類(lèi)：規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè)技術(shù)人員部門(mén)經(jīng)理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)書(shū)、MSDS、崗位職責(zé)書(shū)主管/經(jīng)理人力

4、資源部經(jīng)理D類(lèi)：各類(lèi)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品規(guī)范部門(mén)主管部門(mén)經(jīng)理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)E類(lèi)：臨時(shí)性文件部門(mén)主管部門(mén)經(jīng)理部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)應(yīng)部門(mén)經(jīng)理F類(lèi)：外來(lái)文件文控中心對(duì)應(yīng)部門(mén)主管/分管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)經(jīng)理/分記錄表單部門(mén)主管管領(lǐng)導(dǎo)4.2文件的發(fā)布、回收、作廢、銷(xiāo)毀及控制,由文控中心負(fù)責(zé)。4.3文件使用管理：各部門(mén)主管負(fù)責(zé)管理本部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料，確保文件及記錄的正確、完整及安全性。2/145.工作程序圖：文件和資料制定及管理實(shí)施圖流程圖責(zé)任部門(mén)相關(guān)記錄編寫(xiě)人文件編寫(xiě)/識(shí)別文件審核/會(huì)簽審核人文件批準(zhǔn)批準(zhǔn)人《受控文件一覽表》文件登記文控中心

5、《外來(lái)文件清單》《記錄一覽表》文件變更文件發(fā)布/簽收文控中心《文件領(lǐng)用記錄表》文控中心文件回收《文件廢止清單》各部門(mén)文件存檔文控中心6.程序說(shuō)明體系文件的制定（編號(hào)、內(nèi)容框架、格式要求）、發(fā)布應(yīng)嚴(yán)格控制，禁止無(wú)編號(hào)、內(nèi)容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作現(xiàn)場(chǎng)使用。6.1文件制定的要求：6.1.1A類(lèi)文件：公司章程按工商行政管理局的相關(guān)條文制定、體系手冊(cè)按最新的QEO體系標(biāo)準(zhǔn)要求制定。3/146.1.2紅頭文件：⑴文件編號(hào)說(shuō)明：由公司名簡(jiǎn)稱、年份、流水順序號(hào)組成；編號(hào)舉例：銀農(nóng)科技（2017）001號(hào)流水順序號(hào)

6、年份⑵格式要求：（樣式如附件1）①文件排頭：（公司標(biāo)志）公司名稱，黑體，紅色、一號(hào)字體，居中；②文件名稱：宋體，黑色，小二號(hào)字體，居中；③文件正文：宋體，黑色，四號(hào)或五號(hào)字體（根據(jù)內(nèi)容選擇字號(hào)）；④文件落款/日期：字體與字號(hào)與正文一致，居右下方；6.1.3B類(lèi)程序文件：⑴部門(mén)編號(hào)說(shuō)明：序號(hào)部門(mén)編號(hào)1董事會(huì)012總經(jīng)辦023人力資源部034財(cái)務(wù)部045生產(chǎn)供應(yīng)鏈部056行政部067研發(fā)部078商務(wù)運(yùn)營(yíng)部089作物與產(chǎn)品支持部0910信息管理部104/14⑵文件編號(hào)說(shuō)明：由部門(mén)編號(hào)、文件類(lèi)型、流水順序號(hào)組成編號(hào)舉例：0

7、6B001流水順序號(hào)文件類(lèi)別部門(mén)編號(hào)⑶格式要求：（樣式參照本程序文件）①文件須含審批、會(huì)簽及修訂記錄；②正文標(biāo)題格式為：宋體、四號(hào)、加粗字體，要求包含內(nèi)容有（1.目的、2.適用范圍、3.定義、4.工作職責(zé)、5.工作程序圖、6.程序說(shuō)明、7.相關(guān)文件、8.記錄表單）；正文格式為：仿宋、四號(hào)字體；③序列號(hào)設(shè)置為：a一級(jí)：如1、2、3、??；b二級(jí)：如1.1、1.2、??2.1、2.2、??；c三級(jí)：如1.1.1、1.1.2、??2.1.1、2.1.2??；d四級(jí)：如⑴、⑵、⑶、⑷??；e五級(jí)：如①、②、③、④??；f六

8、級(jí)：如a、b、c、d??；6.1.4C、D類(lèi)文件：文件排版及要求參照B類(lèi)文件，文件結(jié)構(gòu)應(yīng)為：⑴規(guī)章制度類(lèi)：文件內(nèi)容應(yīng)包含[1、目的，2、適用范圍，3、定義，4、工作職責(zé)，5、相關(guān)規(guī)定，6、記錄表單，7、附件（若有）]；⑵設(shè)備操作規(guī)程：文件內(nèi)容應(yīng)包含（1、目的，2、適用范圍，3、技術(shù)參數(shù)，4、操作步驟，5、注意事項(xiàng)，6、維護(hù)與保養(yǎng)）；⑶作業(yè)指導(dǎo)書(shū)類(lèi)：①SOP類(lèi)