文件和資料控制程序b

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1、企業(yè)名稱霸王（廣州）有限公司文件編號BW/QP-01版本/修改號A/0編寫日期2012/12/01文件名稱文件和資料控制程序生效日期2013/01/01頁次第1頁/共7頁編寫審核批準1目的對本公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系有效運行的所有文件和資料進行控制，明確規(guī)定文件、資料的編制、批準、發(fā)放、更改、作廢和回收的職責與程序，保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性，并使文件易于識別和查找，確保相關(guān)場所使用的文件均為有效版本；確保公司的所有活動、產(chǎn)品或服務(wù)過程的有關(guān)法律、法規(guī)和其它要求都得到有效的搜集、登記和評審，為本公司的管理體系符合法律、法規(guī)和其它要

2、求提供依據(jù)。2范圍適用于本公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件和資料的控制，包括生產(chǎn)的有關(guān)法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)范等各項外來文件的控制和管理。3職責3.1管理者代表負責組織編制質(zhì)量環(huán)境管理手冊及程序文件。3.2各職能部門負責本部門歸口的第三層文件的編制。3.3外來文件（指國家標準、行業(yè)標準、顧客或供方的文件和資料等）由質(zhì)量部（或主管部門）進行控制。3.4質(zhì)量部負責質(zhì)量、環(huán)境文件的歸口管理。4程序4.1編碼原則4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件的編號原則：BW/YY-ZZBW公司企業(yè)代號YY文件類別號（M質(zhì)量環(huán)境管理手冊、QP程序文件）ZZ為文件順序號用01、02

3、、、、、、表示；4.1.2指導(dǎo)性文件表格編號原則：XX-YY-ZZ-AA（-M）XX科部代號YY文件類別ZZ序號（01，02，03……）AA對應(yīng)指導(dǎo)性文件附帶的記錄表格順序號M修改次數(shù)（0，1，2……）（只適用于表格）企業(yè)名稱霸王（廣州）有限公司文件編號BW-QP-01版本/修改號B/0編寫日期2012/12/01文件文件和資料控制程序生效日期2013/01/01名稱頁次第2頁/共7頁部門代號：XZ行政中心GL管理者代表ZL質(zhì)量部YF研發(fā)中心GS制造部膏霜車間YX制造部液洗車間BZ制造部包裝車間YG制造部牙膏車間SY制造部絲印車間CS制造部吹

4、塑車間DZ制造部袋裝車間IEIE部SB設(shè)備科JT計統(tǒng)部RZ人力資源部YX營銷中心CG采購部SC市場中心CW財務(wù)部文件類別：BZ標準性文件（檢驗標準、工藝標準、衛(wèi)生標準等）ZY作業(yè)指導(dǎo)性文件（作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備操作指導(dǎo)等）QT標準性及作業(yè)指導(dǎo)性文件以外的其他文件4.2文件的編寫和審批。4.2.1質(zhì)量環(huán)境管理手冊由管理者代表組織編寫，總經(jīng)理批準。4.2.2程序文件由管理者代表組織相關(guān)人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。4.2.3第三層次文件的編寫和審批。各職能部門根據(jù)工作需要，編制本部門負責過程的第三層次文件，部門主管審核，部門經(jīng)理批準。企業(yè)名稱

5、霸王（廣州）有限公司文件編號BW-QP-01版本/修改號B/0編寫日期2012/12/01文件名稱文件和資料控制程序生效日期2013/01/01頁次第3頁/共7頁4.2.4文件發(fā)放前，審批人應(yīng)審批文件的適用性及正確性。4.3文件的發(fā)放，使用和管理。4.3.1文件在發(fā)放前，必須由發(fā)放部門在封面或首頁加蓋“受控”章和分發(fā)號，拆開用的文件須在每頁上加蓋“受控”章及版本號、分發(fā)號章。4.3.2文件正本的控制文件正本由文控中心歸檔管理。4.3.3各部門應(yīng)指定專人管理文件和資料，并填寫《文件清單》、《外來文件清單》。4.3.4任何人不得在文件上亂改亂畫。

6、對于丟失、損壞或不夠用的文件，應(yīng)由使用部門提出申請，說明原因，經(jīng)該文件的發(fā)放審批人批準后，才能補領(lǐng)，并辦理發(fā)放手續(xù)。4.3.5各發(fā)放部門必須保證其發(fā)出的文件在相關(guān)場所是同一文件的有效版本。4.3.6員工借閱文件時要填寫《文件借閱表》，借閱周期3個月，超過三個月仍需借閱需辦理續(xù)接手續(xù)。4.4文件的更改。4.4.1所有文件的更改，都必須填寫《文件更改申請單》。4.4.2質(zhì)量環(huán)境管理手冊和程序文件的更改由質(zhì)量部負責，并征得原審批人的同意方能更改。4.4.3第三層次文件的更改由編制部門提出并更改，文件更改人填寫《文件更改申請單》并經(jīng)原審批人同意后，將

7、已審批《文件更改申請單》及已更改審批的文件原件交至文控中心歸檔，由文控中心統(tǒng)一更改或更換。4.4.4發(fā)給供方的圖紙和資料，必要時應(yīng)進行修改。4.5文件的作廢和銷毀。4.5.1文件更改后收回的舊頁，由文件更換部門統(tǒng)一銷毀，換版后作廢的文件，由文控中心填寫《文件銷毀申請表》報對應(yīng)文件批準人同意銷毀后方可銷毀。4.5.2如有關(guān)部門因工作需要保留一份作廢文件時，需經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)同意，在文件上蓋“作廢保留”章，供參考使用。5相關(guān)記錄企業(yè)名稱霸王（廣州）有限公司文件編號BW-QP-01版本/修改號B/0編寫日期2012/12/01文件名稱文件和資料控制程序

8、生效日期2013/01/01頁次第4頁/共7頁記錄名稱記錄編號歸口部門保存期限文件發(fā)放表BW-QP-01-01-1各相關(guān)部門三年半文件借閱表BW-QP-01-02-