時間管理[006]

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時間管理

1一、什么是時間？時間是物理學中七大物理量之一。哲學上，時間是抽象概念，表達事物的生滅序列。我們今天講的時間專指我們個體生命存在的過程?！皶r”表示過程全部，“間”則指我們把這一過程劃分出不同的階段。

2《論語·子罕》：子在川上曰：“逝者如斯夫！不舍晝夜?！毕ＥD哲學家赫拉克利特說：“人不能兩次踏進同一條河流”?！段餮笥洝返?1回：“可嘆一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。寸金使盡金還在，過去光陰哪里尋？”

3時間的特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代無法失而復得

4二、時間需要管理嗎？假設一個人的生命中有三枚硬幣，一枚硬幣代表財富，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時間，這三枚硬幣哪一個最重要呢？我們試著把它演繹為3個小故事——

5故事1：如果在這三枚硬幣中，把代表財富的硬幣拿掉，則表示這個人有足夠多的健康，也有足夠多的時間，他有可能重新去創(chuàng)業(yè)，贏得財富，把代表財富的硬幣重新放進自己的生命中。

6故事2：如果在這三枚硬幣中，把代表健康的硬幣拿掉，則表示這個人有足夠多的財富，也有足夠多的時間，他可以花費無以計數(shù)的金錢來治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時間，或借助高科技手段來延長生命，他可能把代表健康的硬幣重新放進自己的生命中。

7故事3：如果把代表時間的硬幣拿走，讓一個人沒有自己的時間了，這時候，即使他有無數(shù)的財富，有很強壯的身體，可是生命留給他的只有一剎那，他無法用1億美元去換取10分鐘，這就好比無數(shù)的0前面沒有了1，是沒有任何意義的，他不僅不能將代表時間的硬幣重新放進自己的人生，而且財富和健康對他也變得毫無意義了。

8看了這三個故事，你有何感受？請回答下列問題：(1)你的時間夠用嗎？________________________________________________________(2)你如何看待以下問題?時間就是金錢嗎？時間和金錢，哪個于你的意義更重？于你來說，時間和金錢哪個更有價值？你的答案是什么？_____________________________

9時間的價值無形價值。可能是無法用金錢來衡量的。有形價值。

10其實：●時間對每個人都是平等的；●每個人都有相同的時間；●但時間在每個人手里價值卻不同。

11【算一算】你的時間價值是多少，你計算過嗎？假設你每年工作250天。請根據(jù)你的年薪（如5萬，6萬，7萬，。。。。。。）來計算：每天______________元每小時____________元每分鐘____________元

12那么，該如何讓自己的時間增值，讓自己更有成就感呢？——答案就是：時間管理

13時間管理是在日常事務中執(zhí)行并有目標地應用可靠的工作技巧，引導并安排管理自己及個人的生活，合理有效地利用可以支配的時間。

14三、時間管理是一門學問第一代著重利用便條與備忘錄第二代強調(diào)長/中/短期日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要性第三代注重優(yōu)先順序的觀念，將有效的時間和精力加以分配，爭取最高效率第四代在于個人管理。注重提高個人生活和工作的質(zhì)量。幫助平衡發(fā)展工作和生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活。

15理論的演進特點優(yōu)點缺點第一代時間管理備忘錄型應變力很強沒有壓力隨意忽略整體規(guī)劃第二代時間管理記事簿規(guī)劃與準備追蹤約會事件達成率比較高產(chǎn)生安排的習慣第三代時間管理強調(diào)價值規(guī)劃、制定優(yōu)先順序以價值為導向提高效率忽略自然法缺乏遠見第四代時間管理自然法則和羅盤理論效率方向正確

16第四代時間管理的要素與核心：改變的是思想而不是行為，是一種思維方式的變革。這種時間管理強調(diào)的是一種人生的遠景，而這種人生遠景的一個宗旨就是要學習怎么去思考未來。

17時間管理的關(guān)鍵時間管理的關(guān)鍵就是事件的控制，即把每一件事情都能夠控制得很好。時間管理是日常事務中執(zhí)行的一種有目標的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎樣去規(guī)劃你的職業(yè)生涯或者工作的步驟，關(guān)鍵是合理有效地利用可以支配的時間。

18時間管理的兩大步驟——規(guī)劃與實施細致的規(guī)劃是必須的。實施是需要能力的。時間管理的兩大能力——執(zhí)行與應變分享一個故事。

19有一名18歲的高中學生，她在高中的時候去看了一部電影，那部電影描述的是法國巴黎鐵塔。她對這部電影印象非常深刻，她就給自己許下了一個承諾，等她畢業(yè)的時候她一定要去巴黎參觀一下巴黎鐵塔。結(jié)果高中畢業(yè)就忙著考大學。她的夢想是在高中就醞釀而成的，大學四年她就一直對自己期許，等她大學畢業(yè)以后她想去一趟。大學四年很快就過去了，但是她的夢想并沒有實現(xiàn)。當大學畢業(yè)以后，她就急于想找一份安定的工作，當她找到工作的時候，她又說等她工作穩(wěn)定的時候她一定要去巴黎。而在她工作穩(wěn)定的時候她又開始戀愛了。談了戀愛她又跟自己做了一個許諾，等她結(jié)婚她一定要去一趟巴黎。結(jié)果結(jié)婚以后就是家里的柴米油鹽醬醋茶，接著她懷孕了。她又想等她生了小孩她再去巴黎玩。但是生了小孩以后，她目標也轉(zhuǎn)移了，開始忙著照顧先生，處理家里的事情，還要去照顧小孩。

20當時她又給自己做了一個許諾，等孩子長大了，她一定要去巴黎玩。這個夢就從高中到大學時代到她工作到她結(jié)婚，到她生了孩子，一直到孩子也長大了。后來，她的孩子結(jié)婚了，也生了小孩。有一天這名女人已經(jīng)老態(tài)龍鐘了，說了一句話：嗨，我這一輩子最渴望的就是有一天去巴黎玩。而這個時候她已經(jīng)躺在病床上了。

21不能管理時間的人，就不能夠管理一切?！说谩ざ爬?/p>

22四、時間管理方法階梯圖明確目標分清輕重緩急制定計劃立即行動1234

23（一）明確目標明確目標分清輕重緩急制定計劃立即行動1234

241.什么是目標？目標是一種未來的遠景，為了實現(xiàn)它，人們愿意做些努力。如果說你沒有去做努力，那只不過是一個企圖。

25案例：1953年，美國耶魯大學對應屆畢業(yè)生做了一項研究調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)有3%的同學還沒有畢業(yè)就設定了他們?nèi)松哪繕耍?0年后，也就是1973年，這3%的同學比其他97%的同學更顯得富裕。這3%的同學，他們做了7件事情：他們曾經(jīng)很確實地寫下了他們想做的事情；他們列出了達成目標所得到的好處；他們列出達成目標要克服的障礙；他們列出了達成目標必須必備的知識以及信息；他們列出了達成目標需要共同協(xié)力的團隊、人員或者組織；他們總結(jié)出一套行動計劃；他們寫出了達成目標的具體時間。

26另外97%的人他們沒有去設定目標。原因在于：他們對目標不了解；他們不知道如何去設立目標；對失敗有一種恐懼感；害怕被拒絕；自我形象不佳；他們對自己缺乏熱忱。

272.目標設定的理由？目標刺激我們奮勇向前有目標才會有結(jié)果目標引導我們發(fā)揮潛能

283.有效目標的特征可以實現(xiàn)；具體可以衡量；完成有期限；請教完成目標的人；白紙黑字寫下來，注明完成時間表；具備彈性。

294.設訂目標的原則原則一：符合自己的價值觀原則二：了解自己目前的狀況原則三：制定目標的SMART原則

30原則一：符合自己的價值觀你希望聽到別人如何評價你？你這一生有任何成就、貢獻或值得懷念的事嗎？你是個稱職的丈夫/妻子/父母/子女/親友嗎？你是個令人懷念的同事或伙伴嗎？失去了你，對關(guān)心你的人會有什么影響？

31一起來做個游戲。現(xiàn)在給每個人都發(fā)500元錢，你可以用這些錢去買下列的每一種商品，直到把錢花完為止。同時買完商品以后，不能退貨，請慎重考慮。

32原則二：了解自己目前的狀況請問：你現(xiàn)在最想得到的是什么？

33幸福人生的要素：就觀念上來說，幸福的人生就得靠4項均衡的要素組成，即：健康、事業(yè)、人際關(guān)系、金錢。

34原則三：制定目標的SMART原則SPECIFIC具體的可實施的行動計劃MEASURABLE可度量的（數(shù)量，質(zhì)量）ACHIEVABLE可達到的RELEVANT與個人價值觀吻合的TIMING有時間限制的

355.目標設定的方法（一）重視書面目標。

365.目標設定的方法（二）目標設定要用文字描述出來。在設定目標的時候，最好的方法就是找出10個理由，重要的不是做什么，而是為什么要做這些事情。目標是一種挑戰(zhàn)，它能激發(fā)你的行動。目標是成績判斷標準，沒有目標，就缺乏評估標準。沒有目標，即使最好的工作方法也沒有用。

375.目標設定的方法（三）我要什么？（目標的分析）目標可以按照時間的長短和目標的對象進行分類。以目標時間的長短分類，包括：長期目標、中期目標、短期目標根據(jù)目標的對象進行分類，包括：家庭目標、健康目標、工作目標、財務目標、人際關(guān)系目標、學習成長目標、娛樂目標、公益目標

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395.目標設定的方法（四）搜尋目標。目標搜尋的原則：設定可以立刻轉(zhuǎn)化成行動的目標努力使目標清晰目標搜尋的四個階段：勾勒出生命遠景；依據(jù)時間標準區(qū)分遠景目標及生命體系；職業(yè)理想的推擬；目標清單。

40【自檢】根據(jù)自己的實際情況填寫下表，明確你的目標是什么，把你的目標進行排序。在你設定目標的時候要考慮SMART原則。同時說明如何才能達到你的目標？

41（二）分清輕重緩急明確目標分清輕重緩急制定計劃立即行動1234

422022/10/1943

43方法一：時間管理的80/20法則決策就是設定優(yōu)先順序，80/20時間法則是時間管理的重要原則，時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你應該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。

44設定優(yōu)先順序的好處：只做重要而且是必要的任務。每一次只集中在一件事情上。

45時間管理80/20原則主要點：假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于20%的項目，而20%的價值則來自于80%的項目。時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果，最后的結(jié)果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。

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47方法二：運用ABC分析法這個技術(shù)是來自于經(jīng)驗，也就是重要和次重要的任務。在所有任務的集合中，由不同任務所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務，依照它們對達成職業(yè)與個人目標的重要性分成三個等級。特別重要的稱為A，比較重要的為B，不重要的為C。

48一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A級任務，次等重要的B級任務不多，其他都是不重要的，是C級任務。從功能有效的達成角度去看，C級任務的成果比較低，次要任務成果平平，而重要任務的成果比較大，這就是ABC法則。

49方法三：時間管理矩陣圖·危機·緊急的問題·有限期的任務、會議·準備事項·細瑣、忙碌的工作·無關(guān)緊要的電話、信件·浪費時間的事·“逃避性”活動·看太多的電視·干擾，一些電話·一些信件、報告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動·準備事項、預防工作·價值觀的澄清·計劃·關(guān)系的建立·真正的休閑充電緊急不緊急重要不重要

50不同類的事情要如何去安排，時間如何加以調(diào)整，加以運用，這些事情讓你去做一個什么樣的人，有四種可以參考。緊急不緊急重要不重要

51時間管理矩陣的應用案例張主任把要做的當天任務羅列出來：制定明天時間計劃接待一個老同學向局長匯報工作舉行辦公會議給外地同行打電話與同事聊一部電影到門診部看病

52步驟一：打分標準非常重要重要不很重要可有可無4分3分2分1分非常緊迫緊迫不很緊迫可以推遲4分3分2分1分

53步驟二：重要性、緊急性分數(shù)表重要性分數(shù)緊迫性分數(shù)任務制定明天的時間計劃接待一個老同學向局長匯報工作舉行辦公會議給外地同行電話與同事聊一部電影到門診看病

54步驟三：任務次序表任務指數(shù)任務制定明天的時間計劃接待一個老同學向局長匯報工作舉行辦公會議給外地同行電話與同事聊一部電影分×分=分×分=分×分=分×分=分×分=分×分=到門診看病分×分=

55（三）制定計劃明確目標分清輕重緩急制定計劃立即行動1234

56今天所做的每一種選擇，以及所做的每一個決定都有兩種可能性,或者兩種結(jié)果：一種是離你的目標越來越近，一種是離你的目標越來越遠。因此，你所做的每一種決定，離目標越近，就要去做；離目標越遠，就要靈活地去修正。在這個過程中，要讓你的目標規(guī)劃更具合理性，就要制定計劃。

57制定計劃的原則確保最寶貴的資產(chǎn)——“時間”的經(jīng)濟價值；最高標準是將可以使用的時間投入到最有益處、最有成就的作為中；最低標準是用最少的時間去完成追求與設定的目標。

58制定計劃的意義為實現(xiàn)目標作準備，為時間效率的最大化作架構(gòu)；在個人的工作范圍，規(guī)劃使用有限的時間以達到目標；規(guī)劃自己的工作可以節(jié)省時間。

59計劃制定的規(guī)則1.基本原則——60/402.行事與時間分析表3.任務總表——行事計劃表4.規(guī)則的、系統(tǒng)的、執(zhí)著的5.務實的規(guī)劃6.學習保持彈性

60時間管理規(guī)劃系統(tǒng)

61全方位檢查

62制定你的日計劃日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你曾經(jīng)做過計劃，付諸行動的就是你的每一天。無論選擇何時你都可以寫下你當天的工作，即使你的日計劃僅能成為一個有效快速的過程

63日計劃的五步驟寫下任務估計做事的時間長短留些緩沖時間給未預見的事情（60/40規(guī)則）確定優(yōu)先順序，簡化及授權(quán)追蹤與檢討

64（四）立即行動明確目標分清輕重緩急制定計劃立即行動1234

651.克服拖延不要把難事往后拖不要把不喜歡的事往后拖不要把喜歡的事做過了頭工作細分自律防范于未然

662.避免混亂辦公室桌上的“5S”運動處理信息洪流

67辦公桌上的“5S”運動整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理

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71處理信息洪流報紙和雜志備忘錄電子郵件和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)外部郵件和傳真速讀委派細讀添入閱讀文件夾留出時間細讀復印和傳閱丟棄歸檔、委派或傳閱采取措施

723.告別完美清楚你所從事的工作對質(zhì)量的要求80分標準不要為自己預留太充裕的時間

73“完美根本就不存在，了解這句話的人就等于人性智能的極致，期待擁有完美者是人類最瘋狂危險之舉。”——19世紀法國詩人馬塞特

744.及時行動“我其實沒有什么輝煌燦爛的功績。只有一點令我自豪的是：凡是我覺得應該做的，我就去做……而當我決心做后，我便著手去做了?！薄绹_斯福

755.做好個人效率管理時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關(guān)的工作，達到“三效",即效果、效率、效能。效果是確定的期待結(jié)果；效率是用最小的代價或花費所獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結(jié)果。

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77個人高效管理的原則一致（角色、目標、工作重點、計劃，要前后一致。）平衡（有效管理有助于你的工作、生活的平衡發(fā)展。）有重心（秘訣在于不要先定出時間和先后順序，而要就事件本身的重要性來安排你的工作或辦法。）有人性（有人性的個人管理有時會犧牲效率。）能變通（任何的管理方法，都是在隨著或者是朝著你制定的目標前進。）攜帶方便（建議采用以周為單位的時間管理方式）

78有效的個人時間管理步驟確定角色（不必想得太嚴肅；只需要考慮未來一周你應當扮演好的角色。）選擇目標（短程目標應當同中級目標有聯(lián)系；在未來一周的目標中，必須有一些是屬于真正重要但是并不緊迫的事情。）安排進度（進度的安排可以根據(jù)所列的目標來安排7天的行程。）逐日調(diào)整（每天調(diào)整，應依據(jù)你的計劃安排事情的大小。）

79隨性而為不好意思拒絕別人拖延癥不速之客會議病文件滿桌病事必躬親他為什么說“我沒時間”？

80善用時間的良好習慣——(1)工作有明確的目標。每件工作事務的處理都為一定的目標服務，明確目標，少走彎路，減少無謂的時間消耗。(2)做事有計劃——明白自己將要做什么。(3)真正把時間看得很寶貴——時間是財富。(4)懂得處理事情的輕重緩急——懂得做先做的事。(5)凡事不能拖延——今天能做的事今天做，并讓你的下屬也知道你的習慣。

81善用時間的良好習慣——(6)重要的事重點對待。懂得關(guān)門做事。(7)要為下屬形成一些習慣和程序。讓他們知道什么時候該做什么和不做的后果，根本不需要你的催促。(8)懂得分工授權(quán)。實際上下屬可以幫你處理許多煩瑣事務，你花很多時間處理小事情是非常不明智的。如果管理者能區(qū)分和運用這些原則，將使自己迅速抓住和解決主要矛盾，工作效率大為提高。

82善用時間的良好習慣——(9)不要貪大求全和拘泥形式。做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。(10)克服完美主義傾向。不在于事情辦的多么漂亮，而在于事情與目標的一致性。(11)不要去處理重復出現(xiàn)的事情。這樣的事你應該總結(jié)一下，看看能不能程序化，或者把引起這件事情的原因杜絕掉。

83善用時間的良好習慣——(12)善于利用零星時間。一個人難免會有等人、等車、買菜等的時候，利用這些時間來整理思路或看書等。(13)有的事情可以一心幾用。例如“聽電視”。(14)學會說“不”。無謂的應酬可能浪費你大量的時間。

84善用時間的良好習慣——(15)學會利用工具。利用電腦（智能手機）可以使你高效得到所需的信息或減少重復的文字工作；利用記事本、通信錄、臺歷等有助于你有計劃地利用時間。

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