前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用

《前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。

1、前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用前端控制理論在檔案管理中的含義及其作用　　前端控制思想雖然早已被運用于科技檔案的管理當(dāng)中，并形成了一些成熟的做法，但在其他檔案的管理中卻探討得較少。然而，通過在高校檔案管理中的運用與實踐，不僅能使檔案這種國家不可再生資源得以有效的保護(hù)與利用，同時也為前端控制理論的進(jìn)一步豐盈充實添加了絢麗的一筆?！　∫?、檔案管理中前端控制的含義　　隨著科學(xué)信息技術(shù)越來越廣泛的應(yīng)用，文件的記錄方式發(fā)生了很大的變化，這對文件以及檔案的管理都產(chǎn)生了巨大的影響，在檔案事業(yè)正被重新塑造、重新接受和重視的時代，需要發(fā)展完善原有理論，

2、建立新的管理思想，前端控制理念便自然而然地被提出應(yīng)用?！　∏岸丝刂评碚摦a(chǎn)生的思想根源是由法國的諾加雷提出的。他認(rèn)為檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。所謂前端控制，是指針對文件（或在工作中形成的各種載體的文字記錄）的管理，要從文件形成之時甚至形成之前（即文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段）就對文件形成一直到歸檔整個過程給予通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。它是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看

3、作一個完整的過程，是實現(xiàn)文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。前端控制新思維的檔案學(xué)理論與實踐基礎(chǔ)沿著歷史長河梳理檔案管理思想的發(fā)展，我們就可以發(fā)現(xiàn)前端控制并不是全新的管理思想，而是幾十年管理理論與實踐的總結(jié)和提煉，是近一個世紀(jì)以來檔案界不懈努力的結(jié)晶?！　《?、檔案管理中前端控制的實質(zhì)本文由.L.收集整理　　保障檔案的真實性、完整性和有效性是前端控制的目的，因此，前端控制是有效管理檔案的重要環(huán)節(jié)。然而，前端控制什么？這在人們的概念中是模糊不清的。其實前端控制原則的實質(zhì)和核心，就是檔案化，也就是確保并且能夠證明文件的真實性

4、、完整性、可靠性和長期有效性（可讀性、可理解性等），使文件有可能用作證據(jù)和作為檔案保存。明確前端控制的實質(zhì)和核心，將有助于系統(tǒng)設(shè)計人員適時擯棄用一成不變的方法來解決文件真實性管理問題，使得由系統(tǒng)管理起來的文件能被全過程監(jiān)控，使其每一份都具備成為檔案的資格，達(dá)到只要有需要保存就能隨時轉(zhuǎn)入檔案管理的階段。　　以檔案化點出全程管理和前端控制的實質(zhì)以及核心內(nèi)容，使之與歸檔管理概念相對應(yīng)，還有助于澄清糊涂認(rèn)識。檔案化并不排斥歸檔，兩種概念應(yīng)該共存，但是在文件管理中強調(diào)的重點應(yīng)該是檔案化管理。實際上，所有信息系統(tǒng)都存在對文件真實性進(jìn)行管理的問題，因而都

5、存在檔案化的問題，所以，提出檔案化和檔案化管理對文件管理工作具有重要意義。　　三、檔案管理中前端控制的方法　　在經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變及文檔一體化的發(fā)展趨勢下，面對日益嚴(yán)重的文件漏歸現(xiàn)象，因文件整理歸檔質(zhì)量參差不齊頻繁出現(xiàn)的返工現(xiàn)象，約束機制不完善，各類文書格式混用以致出現(xiàn)一文多事、附件不全的問題，如此種種無不加大了檔案管理的難度?？梢?，前端控制的思想是檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實發(fā)展的一種必然，是檔案工作理念的一種轉(zhuǎn)變，它的應(yīng)用將極大地推動各項工作的開展。因此，如何運用前端控制理論進(jìn)行良好的管理控制，是我們需要加以重視的課題?！　?.對文件前端控制的管理，首

6、先是對人的管理。人的行為是電子文件前端控制的主要因素，只有管理好人的行為，才可以規(guī)范和完成這項工作。檔案人員只有具備強烈的責(zé)任意識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，熟練掌握檔案專業(yè)知識，能用全面的、發(fā)展的觀點來鑒別檔案的價值，才能不斷積累經(jīng)驗，培養(yǎng)出高素質(zhì)檔案干部隊伍。因此不但要深入到文書形成部門，從文件的形成開始進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，對各個環(huán)節(jié)與細(xì)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，提出規(guī)范性的要求。還要加強對檔案兼職人員的培訓(xùn)工作，并針對兼職人員的不同情況進(jìn)行分類培訓(xùn)。對新上崗的人員加強檔案收集、整理等基本方法和操作技能的培訓(xùn)，對熟練的兼職人員則加強新知識、新技能的培訓(xùn)，提高

7、兼職人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，從源頭上保證檔案的質(zhì)量，為檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。另外，檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求，在不斷充實檔案管理理論的同時，還要有針對性地加強外語、電子計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動化和電子輔助設(shè)計等知識的學(xué)習(xí)?！　?.理順歸檔關(guān)系，規(guī)范歸檔流程，建立相應(yīng)的激勵、考核制度。檔案人員要樹立前端控制的思想，在文件材料的收集整理之時，加強與文書處理及業(yè)務(wù)部門的交流與溝通，參與文書處理及立卷歸檔工作制度的制定，分清歸檔與不歸檔范圍，對檔案潛在價值的預(yù)測或判斷，這是具有超前性和前瞻性的工作。要及時根

8、據(jù)社會的發(fā)展變化和利用需求，將無保存價值的文件從源頭上清除，確保歸檔質(zhì)量。為了更好地執(zhí)行歸檔前期鑒定的工作，需要建立良好制度規(guī)范，定期檢查，通過一系列檢查考核、評比活動，對存在的