文檔編輯軟件使用技巧

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1、常用文字編輯軟件一、常用文字編輯軟件隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，文字信息處理技術(shù)也進(jìn)行著一場革命性的變革，用計(jì)算機(jī)打字、編輯文稿、排版印刷、管理文檔，是高效使用新技術(shù)的一些具體內(nèi)容。優(yōu)秀的文字處理軟件能使用戶方便自如地在計(jì)算機(jī)上編輯、修改文章，這種便利是與在紙上寫文章所無法比的。時(shí)間軟件發(fā)展過程1979WordStar可以進(jìn)行文字的插入、添加、刪除等操作1988WPS1.0第一套擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的字處理軟件1990Word1.0基于Windows的操作系統(tǒng)1993盤古組件文字處理、名片管理、事務(wù)管理、英漢詞典等1997WPS97

2、支持“所見即所得”處理方式1999Office套裝集字處理、數(shù)據(jù)處理、幻燈片為一體的辦公軟件二、文字處理軟件的功能文檔管理功能文檔的建立、搜索滿足條件的文檔、以多種格式保存、文檔自動(dòng)保存、文檔加密和意外情況恢復(fù)等，以確保文件的安全、通用。編輯功能對(duì)文檔內(nèi)容的多種途徑輸入、自動(dòng)更正錯(cuò)誤、拼寫檢查、簡體繁體轉(zhuǎn)換、大小寫轉(zhuǎn)換、查找與替換等，以提高編輯的效率。排版功能提供了對(duì)字體、段落、頁面的方便、豐富、美觀的多種排版格式。表格處理?表格建立、編輯、格式化、統(tǒng)計(jì)、排序以及生成統(tǒng)計(jì)圖等。圖形處理?建立、插入多種形式的圖形、對(duì)圖形編輯

3、、格式化、圖文混排等。高級(jí)功能?提高對(duì)文檔自動(dòng)處理的功能，如建立目錄、郵件合并、宏的建立和使用等。問題的提出：很多教師攻讀教育碩士，要完成的最后一項(xiàng)“作業(yè)”就是對(duì)畢業(yè)論文進(jìn)行排版。以前用過Word進(jìn)行文字編輯，覺得很簡單。但看完學(xué)校下發(fā)的“畢業(yè)論文格式”后卻輕松不起來了。一般來說，學(xué)校關(guān)于“畢業(yè)生畢業(yè)論文格式”的要求如圖所示。畢業(yè)論文不僅文檔長，而且格式多，處理起來比普通文檔要復(fù)雜得多，如為章節(jié)和正文等快速設(shè)置相應(yīng)的格式、自動(dòng)生成目錄、為奇偶頁添加不同的頁眉、讓頁眉隨文檔標(biāo)題改變等。這些都是平常做簡單編輯未遇到過的問題。用

4、樣式設(shè)置標(biāo)題格式樣式就是一組已經(jīng)命名的字符格式或段落格式。樣式的方便之處在于可以把它應(yīng)用于一個(gè)段落或者段落中選定的字符中，按照樣式定義的格式，能批量地完成段落或字符格式的設(shè)置。樣式分為內(nèi)置樣式和自定義樣式。設(shè)置新的格式前最好先清除原來的格式，方法是選擇要清除格式的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊右鍵在“樣式”下選擇“清除格式”菜單。選擇要設(shè)置為標(biāo)題1格式的標(biāo)題，如果需要修改樣式見圖中紅色標(biāo)記。設(shè)置同級(jí)標(biāo)題很簡單，選中剛才設(shè)置的標(biāo)題1標(biāo)題，然后點(diǎn)擊“開始”->“剪貼板”標(biāo)簽中的“格式刷”按鈕，把其他為標(biāo)題1格式的標(biāo)題刷一遍。設(shè)置標(biāo)題2格式的標(biāo)

5、題，選中要設(shè)置為標(biāo)題2的標(biāo)題，選擇“開始”->“樣式”中的“標(biāo)題2”樣式，此時(shí)會(huì)自動(dòng)生成標(biāo)題2樣式的標(biāo)題，如果需要修改參考上一步。想一想做一做：請(qǐng)修改標(biāo)題1，黑體，四號(hào)，段前、段后0.5行，單倍行距新建樣式“論文正文”，要求：論文正文的格式為“五號(hào)、仿宋”，多倍行距1.25字行，首行縮進(jìn)2個(gè)字符，并將“論文正文”樣式應(yīng)用于論文正文中。多級(jí)編號(hào)對(duì)于一篇較長的文檔，需要使用多種級(jí)別的標(biāo)題編號(hào)，如第一章、1.1、1.1.1或一、（一）、1、（1）等等。如果手工加入編號(hào)，一旦對(duì)章節(jié)進(jìn)行了增刪或移動(dòng)，就需要修改相應(yīng)的編號(hào)。那么，如何

6、能使標(biāo)題編號(hào)隨章節(jié)的改變而自動(dòng)調(diào)整呢？這就要用自動(dòng)設(shè)置多級(jí)編號(hào)的方法來實(shí)現(xiàn)。我們以第1級(jí)編號(hào)為例。單擊“標(biāo)題1”樣式的下拉按鈕，選擇“修改”命令；在“修改樣式”對(duì)話框中，單擊“格式”按鈕，從中選擇“編號(hào)”命令。如何插入分節(jié)符通常前言、目錄、正文等部分設(shè)置了不同的頁眉和頁腳，如封面、目錄等部分沒有頁眉，而正文部分設(shè)置了奇偶頁不同的頁眉和頁腳；目錄部分的頁碼編號(hào)的格式為“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”，而正文部分的頁碼編號(hào)的格式為“1、2、3、…”。如果直接設(shè)置頁眉頁腳，則所有的頁眉頁腳都是一樣的。那么如何為不同的部分設(shè)置不同的頁眉頁腳呢？

7、所謂“節(jié)”就是Word用來劃分文檔的一種方式。之所以引入“節(jié)”的概念，是為了實(shí)現(xiàn)在同一文檔中設(shè)置不同的頁面格式，如不同的頁眉頁腳、不同的頁碼、不同的頁邊距、不同的頁面邊框、不同的分欄等。建立新文檔時(shí)，Word將整篇文檔視為一節(jié)，此時(shí)，整篇文檔只能采用統(tǒng)一的頁面格式。為了在同一文檔中設(shè)置不同的頁面格式就必須將文檔劃分為若干節(jié)。節(jié)可小至一個(gè)段落，也可大至整篇文檔。節(jié)用分節(jié)符標(biāo)識(shí)，在大綱視圖中分節(jié)符是兩條橫向平行虛線。論文按封面、摘要部分、目錄部分、正文、參考文獻(xiàn)等部分。在每一部分結(jié)束之后分別插入“分節(jié)符”。在“頁面布局”選項(xiàng)卡

8、中，選擇“分隔符”中的“分節(jié)符”（下一頁）。分頁符文檔的任意位置強(qiáng)制分頁，使分頁符后邊的內(nèi)容轉(zhuǎn)到新的一頁。使用分頁符分頁不同于文檔自動(dòng)分頁，分頁符前后文檔始終處于兩個(gè)不同的頁面中，不會(huì)隨著字體、版式的改變合并為一頁。第一種方法：將插入點(diǎn)定位到需要分頁的位置。切換到“頁面布局”功能區(qū)。在“頁面設(shè)置”分組中