禮貌原則在商務(wù)信函中具體應(yīng)用

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1、禮貌原則在商務(wù)信函中具體應(yīng)用【摘要】隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)交流不斷增多，商務(wù)信函逐漸成為開展對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)的一種重要手段。在商務(wù)信函的來往中，雙方的觀點(diǎn)得以表迗，信息得以共享，想法得以溝通。商務(wù)信函能夠在買賣雙方中搭建橋梁，使合作在交流中得以實(shí)現(xiàn)。而商務(wù)信函的特點(diǎn)和功能決定了商業(yè)信函必須注重禮貌策略的表現(xiàn)?！娟P(guān)鍵詞】商務(wù)信函；禮貌；原則隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國際商務(wù)活動(dòng)日益頻繁。商務(wù)信函作為國際交流與貿(mào)易的載體作用日益凸顯，每一次商務(wù)信函的往來，都是買賣雙方之間的一次交流。一封禮貌、生動(dòng)的商務(wù)信函有助于表迗買賣雙方不同的觀點(diǎn)和需求，建立買賣

2、雙方的友善關(guān)系，使買賣雙方合作的可能性大大增強(qiáng)，從而帶來超預(yù)期的效果。一、突出對(duì)方本位1、以對(duì)方為重的態(tài)度在商務(wù)信函寫作過程中，我們應(yīng)當(dāng)從對(duì)方利益出發(fā)，考慮對(duì)方的處境，使對(duì)方感到自己的處境被理解，自己的地位受到尊重，從而有力的促成合作。因此，在商務(wù)信函的寫作過程中，要盡量使用第二人稱代詞you和your,而較少用第一人稱代詞I，we，my和our，即所謂的yourattitude。例如:第一句：Youractiveparticipationinthisconferencewillbehighlyappreciated.第二句：Wewillhighlyapp

3、reciateyouractiveparticipationinthisconference.第一句沒有站在對(duì)方立場表迗觀點(diǎn)?！拔覀冋J(rèn)為”這種語氣是以自我為中心，沒有令對(duì)方感覺到尊重和重視。而第二句則以對(duì)方為中心，充分考慮了對(duì)方的感受，是禮貌原則的良好應(yīng)用。需要注意的是，在收信人有過失時(shí)，刻意使用you,實(shí)際上強(qiáng)調(diào)了對(duì)方的錯(cuò)誤，使對(duì)方面子上過不去，而多用we和I卻更能體現(xiàn)yourattitude的內(nèi)涵。2、肯定態(tài)度的應(yīng)用一封撰寫成功的商務(wù)信函，一定持有一種肯定的態(tài)度。人們更傾向于接受肯定的事物，所以在寫信時(shí)可以將否定態(tài)度轉(zhuǎn)化為肯定態(tài)度，以便緩和語氣。如：第

4、一句：Wemakenorefundsafter3-monthguaranteehasrunout.第二句：Wecanonlymakerefundsduringthe3-monthguaranteeperiod.上面兩句表迗的意思是一樣的，但是收信人更傾向于第二句，因?yàn)榈诙浣o了對(duì)方肯定的答復(fù)。在商務(wù)信函寫作中，我們應(yīng)當(dāng)采取一種肯定的態(tài)度，這有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關(guān)系。二、詞匯的運(yùn)用，使用禮貌語言1、選用積極意義的詞語一封在語言上經(jīng)過周密考慮的信函不僅能傳遞信息，而且能夠傳遞情感，還能體現(xiàn)出我方客氣周到的態(tài)度。在商務(wù)信函中應(yīng)當(dāng)選用積極意義的詞

5、語，如pleased,satisfy,obliged,welcome等。特別是在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即便我方無過錯(cuò)，也要對(duì)對(duì)方的積極努力給予肯定與贊揚(yáng)，做到周到得體。例如：第一句：IwouldappreciatehavingyourreplybyJuly1stsothatwecanarrangethemeeting.第二句：Youkindinvitationthistimeismostwelcome.第一句中的wouldappreciate,第二句中的Youkindinvitation都傳遞出了寫信方客氣和周到的態(tài)度，能夠使人更樂于接受，從而更有

6、利于雙方的交流合作。與此相反，no，cannot,claim,complaint，inefficiency等消極詞匯應(yīng)盡量避免出現(xiàn)。過于直白地加以否定，會(huì)令對(duì)方深感不悅，甚至?xí)箤?duì)方失去合作的興趣。所以，在商務(wù)英語信函的寫作中，應(yīng)盡量減少消極詞匯的使用，使語氣更加委婉。例如：“Thankyouforcallingourattentiontothelatearrivalofthesamples.更深刻的體現(xiàn)了得體原則，而“Wehavereceivedyourcomplaintaboutthelatearrivalofthesamples.’’貝1J沒有。2、

7、注意情態(tài)動(dòng)詞的使用商務(wù)信函往來多數(shù)是咨詢信息，洽談業(yè)務(wù)，情態(tài)動(dòng)詞使用頻繁。情態(tài)動(dòng)詞的恰當(dāng)使用常?？梢允咕渥拥恼Z氣更加緩和，使對(duì)方容易接受，實(shí)現(xiàn)理想的交流。例如：Wewouldliketosuggestalternativewherethereareshipmensavailable.在這一句中“，wouldlike”表迗出了一種客氣、請(qǐng)求的語氣，使對(duì)方更易于接受。而情態(tài)動(dòng)詞的使用，在語氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：Ishouldbeverymuchobligedifyouwouldarrangeaseatonthesameflightforthe18

8、thSeptember.情態(tài)動(dòng)詞can,could,will和wo