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1、禮貌原則在商務信函中具體應用【摘要】隨著全球經濟一體化的發(fā)展，世界范圍內的經濟交流不斷增多，商務信函逐漸成為開展對外經濟貿易業(yè)務的一種重要手段。在商務信函的來往中，雙方的觀點得以表迗，信息得以共享，想法得以溝通。商務信函能夠在買賣雙方中搭建橋梁，使合作在交流中得以實現(xiàn)。而商務信函的特點和功能決定了商業(yè)信函必須注重禮貌策略的表現(xiàn)?！娟P鍵詞】商務信函；禮貌；原則隨著經濟的發(fā)展，國際商務活動日益頻繁。商務信函作為國際交流與貿易的載體作用日益凸顯，每一次商務信函的往來，都是買賣雙方之間的一次交流。一封禮貌、生動的商務信函有助于表迗買賣雙方不同的觀點和需求，建立買賣
2、雙方的友善關系，使買賣雙方合作的可能性大大增強，從而帶來超預期的效果。一、突出對方本位1、以對方為重的態(tài)度在商務信函寫作過程中，我們應當從對方利益出發(fā)，考慮對方的處境，使對方感到自己的處境被理解，自己的地位受到尊重，從而有力的促成合作。因此，在商務信函的寫作過程中，要盡量使用第二人稱代詞you和your,而較少用第一人稱代詞I，we，my和our，即所謂的yourattitude。例如:第一句：Youractiveparticipationinthisconferencewillbehighlyappreciated.第二句：Wewillhighlyapp
3、reciateyouractiveparticipationinthisconference.第一句沒有站在對方立場表迗觀點?！拔覀冋J為”這種語氣是以自我為中心，沒有令對方感覺到尊重和重視。而第二句則以對方為中心，充分考慮了對方的感受，是禮貌原則的良好應用。需要注意的是，在收信人有過失時，刻意使用you,實際上強調了對方的錯誤，使對方面子上過不去，而多用we和I卻更能體現(xiàn)yourattitude的內涵。2、肯定態(tài)度的應用一封撰寫成功的商務信函，一定持有一種肯定的態(tài)度。人們更傾向于接受肯定的事物，所以在寫信時可以將否定態(tài)度轉化為肯定態(tài)度，以便緩和語氣。如：第
4、一句：Wemakenorefundsafter3-monthguaranteehasrunout.第二句：Wecanonlymakerefundsduringthe3-monthguaranteeperiod.上面兩句表迗的意思是一樣的，但是收信人更傾向于第二句，因為第二句給了對方肯定的答復。在商務信函寫作中，我們應當采取一種肯定的態(tài)度，這有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關系。二、詞匯的運用，使用禮貌語言1、選用積極意義的詞語一封在語言上經過周密考慮的信函不僅能傳遞信息，而且能夠傳遞情感，還能體現(xiàn)出我方客氣周到的態(tài)度。在商務信函中應當選用積極意義的詞
5、語，如pleased,satisfy,obliged,welcome等。特別是在有關催款、投訴、索賠等信函中，即便我方無過錯，也要對對方的積極努力給予肯定與贊揚，做到周到得體。例如：第一句：IwouldappreciatehavingyourreplybyJuly1stsothatwecanarrangethemeeting.第二句：Youkindinvitationthistimeismostwelcome.第一句中的wouldappreciate,第二句中的Youkindinvitation都傳遞出了寫信方客氣和周到的態(tài)度，能夠使人更樂于接受，從而更有
6、利于雙方的交流合作。與此相反，no，cannot,claim,complaint，inefficiency等消極詞匯應盡量避免出現(xiàn)。過于直白地加以否定，會令對方深感不悅，甚至會使對方失去合作的興趣。所以，在商務英語信函的寫作中，應盡量減少消極詞匯的使用，使語氣更加委婉。例如：“Thankyouforcallingourattentiontothelatearrivalofthesamples.更深刻的體現(xiàn)了得體原則，而“Wehavereceivedyourcomplaintaboutthelatearrivalofthesamples.’’貝1J沒有。2、
7、注意情態(tài)動詞的使用商務信函往來多數(shù)是咨詢信息，洽談業(yè)務，情態(tài)動詞使用頻繁。情態(tài)動詞的恰當使用常?？梢允咕渥拥恼Z氣更加緩和，使對方容易接受，實現(xiàn)理想的交流。例如：Wewouldliketosuggestalternativewherethereareshipmensavailable.在這一句中“，wouldlike”表迗出了一種客氣、請求的語氣，使對方更易于接受。而情態(tài)動詞的使用，在語氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：Ishouldbeverymuchobligedifyouwouldarrangeaseatonthesameflightforthe18
8、thSeptember.情態(tài)動詞can,could,will和wo
