檔案工作-檔案收集教程

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1、檔案工作＞檔案收集［初級］所謂檔案收集，是指將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件材料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。一、單位的檔案收集工作一般是通過建立、健全文件歸檔工作制度這一途徑完成的。（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)理解并掌握檔案立卷歸檔制度和檔案收集的措施。（二）立卷歸檔各單位在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷，定期移交給檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員集中保存，這項(xiàng)工作稱為”歸檔“。一個(gè)單位應(yīng)歸檔的文件材料，主要有以下幾個(gè)部分：1?重要的會議材料,包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議

2、記錄、錄音帶、照片等；2?上級單位發(fā)來的與本單位主管業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；3代上級單位擬制并被采用的重要文件的定稿；4單位對外的正式發(fā)文,包括命令、決定、決議、指示、條例、規(guī)定、通報(bào)、通知等文件；5?本單位的請示與上級單位的批復(fù)、下級單位的請示與本單位的批復(fù)；6?本單位反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)；7?本單位與有關(guān)單位協(xié)商工作的來往文書；&本單位的各種工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；9?本單位黨委、團(tuán)委、工會的工作計(jì)劃、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、重要的統(tǒng)計(jì)材料及簡報(bào)；10.信訪工作材料；11.本單位與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；12?本

3、單位干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵(lì)、處分的文件材料；13?本單位職工勞動、工資、福利方面的文件材料；14.本單位及下屬單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信的文件材料；15.本單位的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；14.本單位財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證；17?本單位編輯的出版物;18?本單位外事活動中形成的材料；19同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件；20?下級單位報(bào)送的各種報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）相應(yīng)知識案卷，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體，是檔案的基本保管單位。所謂立卷，就是將單份

4、文件組合成案卷的工作。文件立卷有利于維護(hù)文件的安全，方便管理；有利于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，方便查找利用。案卷的組合方法，一般是根據(jù)文件不同的特征，將具有某方面共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成一個(gè)案卷。根據(jù)文件不同方面的特點(diǎn)，適應(yīng)不同檢索途徑和日常管理的需要，人們通常采用按問題、作者、文種、地區(qū)、時(shí)間、通訊者六種特征立卷。1?按問題特征立卷按問題特征立卷，就是將反映同一問題的文件一同組卷，將反映不同問題的文件分別組卷。例如,xx公司將“關(guān)于員工薪金、福利問題”的文件材料組合成同一案卷，便是采用此種立卷方法。按問題特征立卷，可以保持文件在內(nèi)容方面的具體聯(lián)系，反映出一個(gè)問題處

5、理的全貌，便于利用者按問題進(jìn)行查找和利用。所以，此種立卷方法是一種運(yùn)用得最為廣泛的方法。2?按作者特征立卷按作者特征立卷，就是將屬于同一作者的文件一同立卷，不同作者的文件分別立卷。此種立卷方法便于從作者角度查閱利用檔案。同時(shí),由于作者的職能和地位不同，按作者特征立卷又能適當(dāng)區(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。因此，該方法也是采用較多的一種立卷方法。3?按文種特征立卷按文種特征立卷，就是將種類名稱相同的文件一同立卷，將不同種類名稱的文件分別立卷。例如,xx公司“一九九八年董事會會議紀(jì)要“,就可以按文種特征立卷。文件的種類反映了文件的效能和作用，也能較好地區(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。

6、因此,此種立卷方法同樣是不可缺少的立卷方法。4?按時(shí)間特征立卷按時(shí)間特征立卷，就是將同屬于一個(gè)時(shí)期或時(shí)間階段的文件一同立卷，將不同時(shí)期或時(shí)間階段的文件分別立卷。5?按地區(qū)特征立卷就是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件一同立卷，將內(nèi)容涉及不同地區(qū)的文件分別立卷。此種方法多用于下屬單位的某些行文、調(diào)查材料或下屬單位的來文。1?按通訊者特征立卷按通訊者特征立卷，就是將本單位與某單位就某個(gè)問題或幾個(gè)問題的來往文件一同組成案卷。例如J，X公司與Xx公司就產(chǎn)銷問題的來往文書“。需要指出的是，按通訊者特征立卷與按作者特征立卷不同，按通訊者特征立成的案卷，卷內(nèi)應(yīng)是兩個(gè)單位就特定問題相互往復(fù)的文件，不應(yīng)

7、包括這兩個(gè)單位各自的其他行文。上述六個(gè)特征從不同方面反映了文件的內(nèi)容和有關(guān)聯(lián)系。但在實(shí)際立卷工作中，人們又不能只從文件某一方面的特征去考慮如何組卷，而是應(yīng)該靈活地采取多種立卷方法，做到幾種特征的綜合運(yùn)用。例如，題為”北京市XX廠一九九九年廠務(wù)會議記錄”的案卷，就運(yùn)用了作者、時(shí)間和文種等多個(gè)特征。（四）注意事項(xiàng)1?掌握歸檔與不歸檔文件的范圍。2?建立單位歸檔制度。3注意制度與其他措施結(jié)合。二、進(jìn)行檔案收集工作,主要依靠建立、健全立卷歸檔制度，同時(shí)還要以其他方法和措施作為必要的補(bǔ)充。（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握補(bǔ)充方